Erste Schritte mit Chorilo: So starten Sie erfolgreich

Der Start mit Chorilo: Einfacher als Sie denken

Sie haben sich entschieden, Ihre Chorverwaltung zu digitalisieren? Herzlichen Glückwunsch! Mit Chorilo haben Sie die richtige Wahl getroffen. Doch wie fängt man am besten an? Welche Schritte sind wichtig? Und wie schnell können Sie loslegen?

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Chorilo optimal einrichten und welche Besonderheiten die Plattform auszeichnen. Egal ob Sie technisch versiert sind oder nicht - mit unserer Anleitung gelingt der Start garantiert.

Warum Chorilo anders ist: Die clevere Aufteilung

Bevor wir in die Details einsteigen, ist es wichtig zu verstehen, was Chorilo so besonders macht: Die intelligente Trennung zwischen Verwaltung und Nutzung.

Die Web-Plattform: Ihr Verwaltungszentrum

Als Chorleiter oder Administrator nutzen Sie die Web-Plattform unter www.chorilo.com. Hier haben Sie die volle Kontrolle:

• Mitgliederverwaltung: Fügen Sie Sänger hinzu, verwalten Sie Rollen und Stimmen
• Notenverwaltung: Laden Sie PDFs hoch, organisieren Sie Ihre Bibliothek
• Terminplanung: Erstellen Sie Proben und Konzerte mit wenigen Klicks
• Kommunikation: Versenden Sie Mitteilungen und erstellen Sie Umfragen
• Übersicht: Behalten Sie alle Aktivitäten im Dashboard im Blick

Die Web-Plattform ist speziell für die Verwaltungsaufgaben optimiert. Sie bietet große Bildschirme, übersichtliche Tabellen und alle Werkzeuge, die Sie für die professionelle Chororganisation benötigen.

Die Mobile Apps: Für Ihre Chormitglieder

Ihre Sänger hingegen nutzen die mobilen Apps für iOS und Android. Diese sind bewusst einfach gehalten und fokussiert auf die Bedürfnisse der Chormitglieder:

• Noten lesen: Alle Noten immer dabei, auch offline verfügbar
• Annotationen: Persönliche Markierungen und Notizen direkt in den PDFs
• Termine einsehen: Übersicht über alle Proben und Konzerte
• Zu- und Absagen: Mit einem Klick die Teilnahme bestätigen
• Mitteilungen lesen: Immer auf dem Laufenden bleiben
• Push-Benachrichtigungen: Keine wichtigen Informationen mehr verpassen

Diese Aufteilung hat einen entscheidenden Vorteil: Jeder nutzt das optimale Werkzeug für seine Aufgaben. Sie als Chorleiter haben die volle Kontrolle am großen Bildschirm, während Ihre Sänger eine schlanke, intuitive App nutzen, die sich auf das Wesentliche konzentriert.

Schritt 1: Registrierung und erster Login (2 Minuten)

Der Einstieg ist denkbar einfach. Besuchen Sie www.chorilo.com und klicken Sie auf "Registrieren". Das Formular ist übersichtlich und schnell ausgefüllt:

Ihre persönlichen Daten:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (mindestens 8 Zeichen) und Bestätigung

Daten Ihres Ensembles:

• Name Ihres Chores oder Ensembles
• Adresse (Straße, PLZ, Ort)
• Land (aus Dropdown auswählen)

Abschließend akzeptieren Sie die AGB und Datenschutzerklärung - fertig! Nach der Registrierung können Sie sich sofort mit Ihren eben erstellten Zugangsdaten einloggen und direkt loslegen. Sie erhalten zusätzlich eine Willkommens-E-Mail mit wichtigen Informationen. Keine Kreditkarte erforderlich - Sie starten automatisch mit einer 60-tägigen kostenlosen Testphase.

Schritt 2: Ensemble-Einstellungen anpassen (5 Minuten)

Gute Nachrichten: Ihr erstes Ensemble wurde bereits automatisch erstellt! Bei der Registrierung hat Chorilo aus Ihren Angaben ein vollständiges Ensemble angelegt - inklusive Standard-Stimmlagen.

Nach dem ersten Login landen Sie im Dashboard. Klicken Sie auf Ihr Ensemble, um die Einstellungen zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen:

Was ist bereits vorhanden?

• Name und Adresse: Ihre Angaben aus der Registrierung
• Standard-Stimmen: Sopran 1/2, Alt 1/2, Tenor 1/2, Bass 1/2 sind bereits angelegt
• Ihre Admin-Rolle: Sie sind automatisch Administrator des Ensembles
• 60-Tage-Testphase: Bereits aktiviert und läuft

Optionale Anpassungen

Sie können jetzt optional noch ergänzen:

• Logo hochladen: Für bessere Wiedererkennung
• Beschreibung erweitern: Ein paar Sätze über Ihren Chor
• Stimmen anpassen: Falls Sie andere Stimmlagen benötigen
• Farbe wählen: Eine Kennfarbe für Ihr Ensemble

Tipp: Diese Anpassungen können Sie auch später vornehmen. Springen Sie direkt zu Schritt 3, wenn Sie schnell loslegen möchten!

Schritt 3: Die ersten Mitglieder einladen (15 Minuten)

Jetzt kommt der wichtigste Schritt: Ihre Chormitglieder ins System holen. Chorilo bietet Ihnen zwei komfortable Wege:

Option 1: Der Einladungslink (empfohlen)

Gehen Sie in Ihr Ensemble und klicken Sie auf "Einladungslink". Sie erhalten einen speziellen Link, den Sie per E-Mail, WhatsApp oder in Ihrer nächsten Probe teilen können. Ihre Mitglieder registrieren sich selbst und werden automatisch Ihrem Ensemble zugeordnet.

Der Vorteil: Jeder gibt seine eigenen Daten ein, Sie haben keinen Aufwand mit der Datenpflege. Außerdem können Ihre Sänger sofort ihre bevorzugte E-Mail-Adresse und ihr Passwort wählen.

Option 2: Direktes Hinzufügen

Alternativ können Sie Mitglieder auch direkt über ihre E-Mail-Adresse einladen. Klicken Sie auf "Mitglied hinzufügen", geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Stimme aus. Das Mitglied erhält automatisch eine Einladungs-E-Mail mit seinen Zugangsdaten.

Unser Tipp: Starten Sie zunächst mit 3-5 engagierten Mitgliedern, die technikaffin sind. Diese können Ihnen Feedback geben und als Multiplikatoren fungieren, bevor Sie alle einladen.

Schritt 4: Ihre Notenbibliothek aufbauen (15 Minuten)

Jetzt wird es musikalisch! Gehen Sie zum Bereich "Noten" und klicken Sie auf "Noten hochladen". Das Upload-Formular ist übersichtlich gestaltet:

Pflichtfelder für jede Note:

• Ensemble auswählen: Wählen Sie Ihr Ensemble aus dem Dropdown
• Titel: Der Name des Stücks
• PDF-Datei: Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop oder wählen Sie sie aus (max. 50MB)

Optionale Angaben für bessere Organisation:

• Komponist: Wer hat es geschrieben?
• Arrangeur: Falls zutreffend
• Textdichter: Bei Liedern mit Text
• Beschreibung: Zusätzliche Informationen zum Stück
• Tags: Schlagwörter für die Organisation (z.B. "Weihnachten", "Konzert 2025")
• Video-URL: Link zu YouTube oder Vimeo
• Audio-Dateien: MP3-Hörbeispiele für Ihre Sänger

Die Audio-Dateien sind besonders wertvoll: Ihre Sänger können zu Hause die Melodie anhören und üben. Das beschleunigt den Lernprozess enorm!

Tipp: Beginnen Sie mit den Stücken für Ihr nächstes Konzert oder die nächsten 3-4 Proben. Füllen Sie zunächst nur die Pflichtfelder aus - die Metadaten können Sie später ergänzen.

Schritt 5: Den ersten Termin erstellen (5 Minuten)

Ihre Mitglieder sind da, die Noten sind hochgeladen - jetzt brauchen Sie einen Termin! Gehen Sie zum Bereich "Kalender" und klicken Sie auf "Termin erstellen":

Pflichtfelder für den Termin:

• Ensemble: Wählen Sie Ihr Ensemble aus
• Titel: z.B. "Wöchentliche Probe" oder "Konzert Stadtkirche"
• Typ: Probe, Konzert oder Veranstaltung
• Startzeit: Datum und Uhrzeit des Beginns
• Endzeit: Wird automatisch auf Startzeit + 2 Stunden gesetzt

Optionale Angaben:

• Ort: Wo findet der Termin statt?
• Beschreibung: Wichtige Hinweise, was mitzubringen ist, etc.

Speichern Sie den Termin. Ihre Mitglieder sehen ihn sofort im Kalender und in der App.

Noten nachträglich zuweisen

Nach dem Erstellen öffnen Sie den Termin erneut. Hier finden Sie den Tab "Noten". Klicken Sie auf "Noten hinzufügen" und wählen Sie die relevanten Stücke aus Ihrer Bibliothek aus. Ihre Mitglieder sehen dann direkt im Termin, welche Stücke geprobt werden, und können sie mit einem Klick öffnen.

Tipp: Sie können Noten auch später noch hinzufügen oder ändern. Die Verknüpfung ist flexibel und jederzeit anpassbar.

Schritt 6: Die erste Mitteilung versenden (5 Minuten)

Kommunikation ist alles! Versenden Sie eine erste Willkommensmitteilung an Ihre Mitglieder. Gehen Sie zu "Mitteilungen" und klicken Sie auf "Mitteilung erstellen":

Pflichtfelder:

• Titel: Eine kurze Überschrift (max. 100 Zeichen)
• Nachricht: Ihr Text - Sie können andere Mitglieder mit @ erwähnen
• Ensemble: Wählen Sie Ihr Ensemble aus

Optionale Features:

• Benachrichtigung senden: Aktivieren Sie diese Checkbox, damit alle Mitglieder sofort eine E-Mail und Push-Benachrichtigung erhalten
• Umfrage hinzufügen: Für Abstimmungen oder Feedback
• Anhänge: Dateien wie PDFs, Bilder oder Dokumente anhängen

Beispiel-Mitteilung:

"Liebe Chormitglieder,

ab sofort nutzen wir Chorilo für unsere Chorverwaltung! Hier findet ihr alle Noten, Termine und wichtige Informationen. Ladet euch die App herunter (iOS/Android) und meldet euch mit euren Zugangsdaten an.

Bei Fragen stehe ich euch gerne zur Verfügung. Ich freue mich auf die digitale Zusammenarbeit!

Eure Chorleiter/in"

Wichtig: Aktivieren Sie die Checkbox "Benachrichtigung an alle Mitglieder senden", damit alle die Nachricht sofort erhalten!

Wie schnell geht das alles?

Rechnen Sie mit insgesamt etwa 45-75 Minuten für die komplette Einrichtung:

• Registrierung: 2 Minuten (Ensemble wird automatisch erstellt!)
• Ensemble-Einstellungen prüfen/anpassen: 5 Minuten (optional)
• Erste Mitglieder einladen: 15 Minuten
• 5-10 Noten hochladen: 15 Minuten
• Ersten Termin erstellen und Noten zuweisen: 5 Minuten
• Willkommensmitteilung: 5 Minuten
• Puffer für Einarbeitung: 13-43 Minuten

Nach einem Nachmittag sind Sie startklar! Und das Beste: Diese Zeit investieren Sie nur einmal. Danach läuft alles viel schneller und effizienter als zuvor.

Was macht Chorilo so besonders?

Während Sie die Plattform einrichten, werden Sie schnell merken, was Chorilo von anderen Lösungen unterscheidet:

1. Durchdachte Benutzerführung

Jede Funktion ist genau dort, wo Sie sie erwarten. Keine verschachtelten Menüs, keine versteckten Optionen. Alles ist intuitiv und selbsterklärend.

2. Offline-Funktionalität

Ihre Mitglieder können alle Noten auch ohne Internetverbindung nutzen. Die App lädt die PDFs automatisch herunter und speichert sie lokal, sobald sie einmal geöffnet wurden. Perfekt für Proben in Kirchen oder Sälen mit schlechtem Empfang!

3. Intelligente Benachrichtigungen

Das Benachrichtigungssystem ist clever: E-Mails werden gebündelt versendet, um Spam zu vermeiden. Push-Benachrichtigungen kommen sofort. Und Ihre Mitglieder können selbst entscheiden, welche Benachrichtigungen sie erhalten möchten.

4. Datenschutz und Sicherheit

Alle Daten werden in Deutschland gehostet und unterliegen der DSGVO. Ihre Notenbibliothek ist sicher, und nur Mitglieder Ihres Ensembles haben Zugriff darauf.

5. Ständige Weiterentwicklung

Chorilo wird kontinuierlich verbessert. Neue Features wie die KI-gestützte Konzertprogramm-Erstellung zeigen, dass wir Innovation ernst nehmen. Und das Beste: Alle Updates sind für Sie kostenlos!

Häufige Fragen beim Start

Muss ich alle Mitglieder sofort einladen?

Nein! Starten Sie mit einer kleinen Gruppe und erweitern Sie schrittweise. So können Sie in Ruhe lernen und Feedback sammeln.

Was ist, wenn meine Mitglieder nicht technikaffin sind?

Die Apps sind bewusst einfach gehalten. Wenn jemand WhatsApp bedienen kann, kommt er auch mit Chorilo zurecht. Und für Fragen steht unser Support bereit.

Ein besonderes Feature für weniger technikaffine Mitglieder: Termine können direkt per E-Mail zu- oder abgesagt werden - ohne Login, ohne App. Einfach auf den Link in der Termin-Benachrichtigung klicken. So erreichen Sie wirklich alle Mitglieder, unabhängig von ihren technischen Fähigkeiten.

Kann ich Chorilo erst mal testen?

Ja! Sie haben 60 Tage Zeit, alles in Ruhe auszuprobieren. Ohne Kreditkarte, ohne Verpflichtung. Erst danach entscheiden Sie, ob Sie ein Abonnement abschließen möchten.

Was passiert mit meinen Daten nach der Testphase?

Ihre Daten bleiben erhalten! Auch wenn Sie sich gegen ein Abonnement entscheiden, können Sie jederzeit zurückkehren und weitermachen, wo Sie aufgehört haben.

Brauche ich technische Kenntnisse?

Nein! Wenn Sie E-Mails schreiben und im Internet surfen können, können Sie auch Chorilo bedienen. Die Oberfläche ist selbsterklärend, und bei Fragen hilft unser Support-Team gerne weiter.

Ihre nächsten Schritte

Sie haben jetzt einen kompletten Überblick, wie Sie mit Chorilo starten. Hier ist Ihr Fahrplan für die ersten Tage:

Tag 1: Grundlagen schaffen

• Registrieren (Ensemble wird automatisch erstellt)
• Ensemble-Einstellungen prüfen und bei Bedarf Logo hochladen
• 3-5 Kern-Mitglieder einladen
• Die wichtigsten 5 Noten hochladen

Tag 2-3: Erste Erfahrungen sammeln

• Feedback der ersten Nutzer einholen
• Erste Termine erstellen
• Weitere Noten hochladen

Tag 4-7: Vollständiger Rollout

• Alle Mitglieder einladen
• Schulung in der nächsten Probe (15 Minuten reichen!)
• Erste Mitteilungen und Umfragen nutzen

Nach 2 Wochen: Routine entwickeln

• Regelmäßige Termine im Voraus planen
• Notenbibliothek kontinuierlich erweitern
• Erweiterte Features wie Probesitzungen erkunden

Der Unterschied, den Sie spüren werden

Nach wenigen Wochen mit Chorilo werden Sie den Unterschied deutlich merken:

• Weniger Verwaltungsaufwand: Keine Excel-Listen mehr, keine verlorenen E-Mails
• Bessere Kommunikation: Alle Informationen erreichen alle Mitglieder
• Höhere Teilnahmequoten: Durch Erinnerungen und einfache Zu-/Absagen
• Professionelleres Auftreten: Ihre Mitglieder schätzen die moderne Organisation
• Mehr Zeit für Musik: Weniger Organisationsaufwand bedeutet mehr Zeit für Proben

Bereit für den Start?

Der beste Zeitpunkt, mit Chorilo zu beginnen, ist jetzt! Je früher Sie starten, desto schneller profitieren Sie und Ihr Chor von den Vorteilen der digitalen Chorverwaltung.

Die Einrichtung ist in wenigen Stunden erledigt, und schon nach der ersten Woche werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne Chorilo ausgekommen sind. Die intelligente Aufteilung zwischen Web-Plattform für Chorleiter und mobilen Apps für Mitglieder sorgt dafür, dass jeder das optimale Werkzeug für seine Aufgaben hat.

Registrieren Sie sich noch heute kostenlos und erleben Sie selbst, wie einfach moderne Chorverwaltung sein kann. Ihre 60-tägige Testphase startet automatisch - ohne Kreditkarte, ohne Risiko, ohne Verpflichtung.

Willkommen bei Chorilo - Ihrer neuen Art, Chöre zu verwalten!