Mitgliedsbeiträge per SEPA-Lastschrift einziehen

Die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen gehört zu den zeitaufwendigsten Aufgaben in der Vereinsarbeit. Besonders die manuelle Nachverfolgung von Zahlungen und das Erstellen von Lastschriftdateien kostet wertvolle Zeit, die besser in die musikalische Arbeit investiert werden könnte. Mit der neuen SEPA-Lastschrift-Funktion in Chorilo wird dieser Prozess deutlich vereinfacht.

Aktive und passive Mitglieder unterscheiden

Nicht alle Chormitglieder sind gleich aktiv. Manche singen regelmäßig bei Proben und Konzerten mit, während andere den Chor als passive Mitglieder unterstützen möchten. Diese Unterscheidung ist nicht nur organisatorisch wichtig, sondern hat auch finanzielle Auswirkungen. Passive Mitglieder zahlen häufig einen reduzierten Beitrag, da sie nicht an allen Aktivitäten teilnehmen und beispielsweise keinen Zugang zur Chorilo-Plattform benötigen.

In Chorilo können Sie für jedes Mitglied festlegen, ob es aktiv oder passiv ist. Aktive Mitglieder erhalten vollen Zugang zur Plattform und können Noten einsehen, sich zu Proben anmelden und an der Kommunikation teilnehmen. Passive Mitglieder werden lediglich in der Mitgliederliste geführt und zahlen einen angepassten Beitrag. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, unterschiedliche Mitgliedschaftsmodelle abzubilden und dabei den administrativen Aufwand gering zu halten.

SEPA-Lastschrift für Mitgliedsbeiträge

Die neue SEPA-Lastschrift-Funktion in Chorilo macht den Einzug von Mitgliedsbeiträgen zum Kinderspiel. Statt manuell Lastschriftdateien zu erstellen und Bankdaten zusammenzusuchen, können Sie mit wenigen Klicks eine standardisierte SEPA-XML-Datei generieren. Diese Datei entspricht dem offiziellen Pain.008-Standard und wird von allen europäischen Banken akzeptiert.

Der Prozess ist denkbar einfach: Zunächst hinterlegen Sie die Bankdaten Ihres Vereins in den Ensemble-Einstellungen. Dazu gehören die IBAN, optional die BIC und die SEPA-Gläubiger-ID, die Sie von der Deutschen Bundesbank erhalten. Diese Daten müssen nur einmal eingegeben werden und stehen dann für alle zukünftigen Lastschriften zur Verfügung.

Bei Ihren Mitgliedern können Sie individuell festlegen, ob sie am Lastschriftverfahren teilnehmen möchten. In der Mitgliederverwaltung gibt es dafür eine eigene Checkbox "Lastschrifteinzug der Mitgliedsbeiträge". Wenn ein Mitglied dieser Option zustimmt, hinterlegen Sie zusätzlich die IBAN und optional die BIC. Chorilo speichert diese Informationen sicher und verwendet sie nur für die Erstellung der Lastschriftdateien.

Flexible Beitragsgestaltung

Ein besonderer Vorteil der Chorilo-Lösung ist die Möglichkeit, unterschiedliche Beiträge für aktive und passive Mitglieder festzulegen. Wenn Sie eine SEPA-Lastschrift erstellen, können Sie zwei verschiedene Beträge angeben: einen für aktive Mitglieder und einen für passive Mitglieder. Das System berücksichtigt automatisch den Status jedes Mitglieds und zieht den entsprechenden Betrag ein.

Diese Flexibilität ist besonders praktisch, wenn Sie beispielsweise einen Jahresbeitrag einziehen möchten. Aktive Mitglieder zahlen vielleicht 120 Euro pro Jahr, während passive Fördermitglieder nur 60 Euro beitragen. Sie müssen keine separaten Lastschriftdateien erstellen oder manuell sortieren – Chorilo übernimmt diese Arbeit für Sie.

Sollten Sie für eine bestimmte Mitgliedergruppe keinen Beitrag einziehen wollen, können Sie den entsprechenden Betrag einfach auf null setzen. Wenn Sie beispielsweise nur von aktiven Mitgliedern einen Beitrag einziehen möchten, setzen Sie den Betrag für passive Mitglieder auf 0 Euro. Diese Mitglieder werden dann automatisch von der Lastschrift ausgeschlossen.

Einfache Handhabung im Alltag

Die Erstellung einer SEPA-Lastschrift erfolgt direkt aus dem Kassenbuch heraus. Im Einstellungs-Dropdown finden Sie die Option "SEPA-Lastschrift Mitgliedsbeiträge". Ein Klick darauf öffnet ein übersichtliches Formular, in dem Sie alle notwendigen Angaben machen können.

Sie geben einen Titel für die Lastschrift ein, beispielsweise "Mitgliedsbeitrag 2025". Dieser Titel erscheint später auf dem Kontoauszug Ihrer Mitglieder, ergänzt um den Namen Ihres Chors. So ist für alle Beteiligten klar erkennbar, wofür der Betrag eingezogen wurde. Zusätzlich legen Sie die Beträge für aktive und passive Mitglieder fest sowie das gewünschte Einzugsdatum.

Sobald Sie auf "SEPA-Datei erstellen" klicken, generiert Chorilo eine XML-Datei im standardisierten SEPA-Format. Diese Datei enthält alle notwendigen Informationen: die Bankdaten Ihres Vereins, die Daten aller teilnehmenden Mitglieder, die jeweiligen Beträge und die Mandatsreferenzen. Die Datei wird automatisch heruntergeladen und kann direkt in Ihr Online-Banking hochgeladen werden.

Sicherheit und Datenschutz

Bei der Verarbeitung von Bankdaten ist Sicherheit oberstes Gebot. Chorilo speichert alle sensiblen Informationen verschlüsselt und verwendet sie ausschließlich für die Erstellung der SEPA-Lastschriften. Die generierten XML-Dateien werden nicht auf den Servern gespeichert, sondern direkt an Ihren Browser übermittelt. So haben nur Sie als Vereinsverantwortlicher Zugriff auf die vollständigen Lastschriftdaten.

Die SEPA-Gläubiger-ID und die Mandatsreferenzen werden automatisch generiert und entsprechen den Vorgaben der Deutschen Bundesbank. Jedes Mitglied erhält eine eindeutige Mandatsreferenz, die sich aus der Ensemble-ID, der Mitglieds-ID und dem aktuellen Jahr zusammensetzt. Diese Systematik gewährleistet, dass alle Lastschriften eindeutig zugeordnet werden können.

Zeitersparnis für die Vereinsarbeit

Die manuelle Erstellung von SEPA-Lastschriften kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen, besonders bei größeren Chören mit vielen Mitgliedern. Man muss Bankdaten zusammensuchen, Excel-Listen pflegen, verschiedene Beitragshöhen berücksichtigen und am Ende eine fehlerfreie XML-Datei erstellen. Mit Chorilo reduziert sich dieser Aufwand auf wenige Minuten.

Die gewonnene Zeit können Sie in die eigentliche Vereinsarbeit investieren: in die Probenplanung, die Organisation von Konzerten oder einfach in mehr Zeit für die Musik. Gleichzeitig minimieren Sie das Fehlerrisiko, da alle Daten zentral gepflegt werden und automatisch in die Lastschriftdatei übernommen werden.

Besonders praktisch ist die Integration in das bestehende Chorilo-System. Sie müssen keine Daten doppelt pflegen oder zwischen verschiedenen Programmen wechseln. Alle Informationen über Ihre Mitglieder, deren Status und Bankdaten sind an einem Ort verfügbar und können mit wenigen Klicks für den Beitragseinzug genutzt werden.

Transparenz für Mitglieder

Auch für Ihre Mitglieder bringt die SEPA-Lastschrift-Funktion Vorteile. Sie müssen nicht mehr daran denken, Beiträge zu überweisen, und können sicher sein, dass ihre Zahlungen pünktlich erfolgen. Der Verwendungszweck auf dem Kontoauszug ist klar formuliert und zeigt sowohl den Zweck der Zahlung als auch den Namen des Chors.

Die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum werden automatisch aus den in Chorilo hinterlegten Daten generiert. Als Mandatsdatum wird das Beitrittsdatum des Mitglieds verwendet, was eine saubere Dokumentation ermöglicht. Sollte ein Mitglied Fragen zu einer Lastschrift haben, können Sie alle relevanten Informationen schnell in Chorilo nachschlagen.

Fazit

Die SEPA-Lastschrift-Funktion in Chorilo ist ein weiterer Baustein für eine moderne und effiziente Vereinsverwaltung. Sie vereinfacht den Einzug von Mitgliedsbeiträgen erheblich, spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Die Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Mitgliedern mit individuellen Beitragshöhen macht das System flexibel und anpassungsfähig an verschiedene Vereinsstrukturen.

Durch die Integration in das Kassenbuch und die Mitgliederverwaltung entsteht ein nahtloser Workflow, der keine zusätzlichen Tools oder manuelle Datenpflege erfordert. Die Einhaltung des offiziellen SEPA-Standards garantiert die Kompatibilität mit allen Banken und sorgt für rechtssichere Lastschriftverfahren.

Wenn Sie Chorilo bereits nutzen, probieren Sie die neue Funktion aus und erleben Sie selbst, wie viel Zeit Sie bei der Beitragsverwaltung sparen können. Falls Sie Chorilo noch nicht kennen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, die Plattform kennenzulernen und zu entdecken, wie sie Ihre Vereinsarbeit erleichtern kann.