Eigene Felder und Dateien: Flexible Mitgliederverwaltung für jeden Verein

Jeder Chor ist einzigartig. Während die grundlegenden Informationen wie Name, Stimme und Kontaktdaten bei allen Ensembles gleich sind, gibt es darüber hinaus unzählige individuelle Anforderungen. Der eine Verein muss wissen, wer ein eigenes Instrument besitzt. Der andere benötigt Informationen über Allergien für die Verpflegung bei Konzertreisen. Wieder andere möchten die T-Shirt-Größe für Vereinskleidung erfassen oder dokumentieren, wer einen Schlüssel zum Probenraum hat. Bisher mussten solche Informationen in externen Listen geführt werden, was zu Datensilos und Mehraufwand führte. Mit den neuen Funktionen für eigene Felder und Mitglieder-Dateien gehört das der Vergangenheit an.

Eigene Felder: Daten erfassen, die wirklich wichtig sind

Die neue Funktion für eigene Felder ermöglicht es, beliebige zusätzliche Informationen zu Mitgliedern zu erfassen. Dabei stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung, die unterschiedliche Anforderungen abdecken. Textfelder eignen sich für freie Eingaben wie besondere Fähigkeiten oder Anmerkungen. Zahlenfelder sind ideal für numerische Werte wie Schuhgrößen oder Mitgliedsnummern. Auswahlfelder mit vordefinierten Optionen sorgen für einheitliche Daten, etwa bei T-Shirt-Größen oder Ernährungspräferenzen. Ja/Nein-Felder beantworten einfache Fragen wie "Hat einen Schlüssel" oder "Besitzt ein Notenpult". Datumsfelder erfassen zeitbezogene Informationen wie das Datum der letzten Erste-Hilfe-Schulung.

Die Einrichtung eigener Felder erfolgt in den Ensemble-Einstellungen. Dort können Administratoren und Bearbeiter neue Felder anlegen, benennen und den passenden Feldtyp auswählen. Bei Auswahlfeldern werden die verfügbaren Optionen definiert. Jedes Feld kann als Pflichtfeld markiert werden, sodass die Information bei jedem Mitglied erfasst werden muss. Die Reihenfolge der Felder lässt sich per Drag-and-Drop anpassen, um eine logische Gruppierung zu erreichen.

Einmal angelegt, erscheinen die eigenen Felder automatisch in den Mitgliederprofilen. Beim Hinzufügen neuer Mitglieder oder beim Bearbeiten bestehender Profile können die Werte eingegeben werden. Die Daten werden zentral in Chorilo gespeichert und sind für alle Berechtigten einsehbar. Damit entfällt die Notwendigkeit, separate Listen zu führen oder Informationen in verschiedenen Systemen zu pflegen.

Praktische Anwendungsbeispiele für eigene Felder

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und hängen von den individuellen Bedürfnissen des Vereins ab. Ein Kirchenchor könnte erfassen, welche Mitglieder als Lektoren oder Kommunionhelfer ausgebildet sind. Ein Konzertchor dokumentiert vielleicht, wer Erfahrung mit bestimmten Musikstilen hat oder welche Fremdsprachen gesprochen werden. Ein Jugendchor erfasst möglicherweise die Schule und Klassenstufe der Mitglieder für die Koordination mit Schulveranstaltungen.

Besonders wertvoll sind eigene Felder für organisatorische Informationen. Wer hat einen Führerschein und kann Fahrgemeinschaften bilden? Wer ist bereit, bei Veranstaltungen am Getränkestand zu helfen? Welche Mitglieder haben eine Ausbildung in Erster Hilfe? Solche Informationen sind bei der Planung von Konzertreisen und Veranstaltungen Gold wert und müssen nicht mehr mühsam zusammengetragen werden.

Auch für die Vereinsverwaltung im engeren Sinne sind eigene Felder nützlich. Die Mitgliedsnummer, das Eintrittsdatum in den Verein, der Status der Ehrenmitgliedschaft oder die Zugehörigkeit zu bestimmten Arbeitsgruppen lassen sich so dokumentieren. Bei Vereinen mit Beitragsermäßigungen kann erfasst werden, wer einen reduzierten Beitrag zahlt und aus welchem Grund.

Mitglieder-Dateien: Dokumente zentral und sicher speichern

Neben strukturierten Daten in eigenen Feldern gibt es oft auch Dokumente, die zu einzelnen Mitgliedern gehören. Das können Verträge sein, etwa die Einverständniserklärung zur Nutzung von Fotos oder die Datenschutzerklärung. Bei Vereinen, die mit Kindern und Jugendlichen arbeiten, sind erweiterte Führungszeugnisse erforderlich, die sicher aufbewahrt werden müssen. Auch Bescheinigungen über absolvierte Schulungen, Zertifikate oder andere Nachweise gehören zu den Dokumenten, die einem Mitglied zugeordnet werden sollten.

Mit der neuen Funktion für Mitglieder-Dateien können solche Dokumente direkt im Mitgliederprofil gespeichert werden. Der Upload erfolgt einfach per Drag-and-Drop oder über einen Dateiauswahldialog. Unterstützt werden gängige Formate wie PDF, Word-Dokumente und Bilder. Jede Datei kann mit einem aussagekräftigen Namen versehen werden, der den Inhalt beschreibt.

Die gespeicherten Dateien sind nur für Berechtigte sichtbar. Normale Mitglieder sehen die Dateien anderer Mitglieder nicht, auch nicht ihre eigenen, sofern sie keine entsprechenden Rechte haben. Administratoren und Bearbeiter mit der Berechtigung zur Mitgliederverwaltung haben Zugriff auf alle Dateien und können diese einsehen, herunterladen oder löschen. Diese Zugriffskontrolle stellt sicher, dass sensible Dokumente geschützt bleiben.

Datenschutz und Sicherheit

Bei der Speicherung persönlicher Daten und Dokumente steht der Datenschutz an erster Stelle. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auf sicheren Servern in Deutschland gespeichert. Die eigenen Felder und Mitglieder-Dateien unterliegen denselben strengen Datenschutzstandards wie alle anderen Daten in Chorilo.

Wichtig ist, dass die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen beim Verein liegt. Bevor personenbezogene Daten erfasst werden, sollte geprüft werden, ob eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht. Bei sensiblen Daten wie Gesundheitsinformationen oder Führungszeugnissen ist besondere Sorgfalt geboten. Die Mitglieder sollten über die Datenerfassung informiert werden, und es empfiehlt sich, die Einwilligung einzuholen.

Die Dateien werden auf Amazon S3 gespeichert, dem gleichen sicheren Cloud-Speicher, der auch für Noten und andere Dateien in Chorilo verwendet wird. Vor dem Upload werden alle Dateien automatisch auf Viren geprüft, um die Sicherheit des Systems zu gewährleisten. Die Speicherung erfolgt getrennt nach Ensembles, sodass keine Vermischung von Daten verschiedener Vereine möglich ist.

Integration in den Arbeitsablauf

Die neuen Funktionen fügen sich nahtlos in die bestehende Mitgliederverwaltung ein. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Mitglieds erscheinen die eigenen Felder als zusätzliche Eingabemöglichkeiten. Die Mitglieder-Dateien sind über einen eigenen Bereich im Mitgliederprofil erreichbar. Die Bedienung ist intuitiv und erfordert keine Einarbeitung.

Auch beim Import von Mitgliedern werden die eigenen Felder berücksichtigt. Wenn eine CSV-Datei Spalten enthält, die den Namen der eigenen Felder entsprechen, werden die Werte automatisch zugeordnet. So können bestehende Daten aus anderen Systemen einfach übernommen werden, ohne sie manuell eingeben zu müssen.

Die Daten aus eigenen Feldern können auch exportiert werden. Beim Export der Mitgliederliste werden alle eigenen Felder als zusätzliche Spalten ausgegeben. So lassen sich die Daten bei Bedarf in anderen Programmen weiterverarbeiten oder für Berichte nutzen.

Fazit: Mehr Flexibilität für individuelle Anforderungen

Mit eigenen Feldern und Mitglieder-Dateien wird Chorilo noch flexibler und passt sich den individuellen Anforderungen jedes Vereins an. Statt Daten in externen Listen zu führen oder Dokumente in verschiedenen Ordnern zu verstreuen, ist alles zentral an einem Ort verfügbar. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass wichtige Informationen immer griffbereit sind.

Die Funktionen sind ab sofort für alle Chorilo-Nutzer verfügbar. Die Einrichtung eigener Felder erfolgt in den Ensemble-Einstellungen, und Dateien können direkt in den Mitgliederprofilen hochgeladen werden. Wir freuen uns auf Feedback und Anregungen, wie wir diese Funktionen weiter verbessern können.