Projekte: Zeitlich begrenzte Chorprojekte einfach verwalten

Die Herausforderung: Sonderprojekte im Choralltag

Jeder Chorleiter kennt die Situation: Neben der regulären Chorarbeit entstehen immer wieder besondere Projekte, die eine eigene Organisation erfordern. Das Weihnachtsoratorium mit zusätzlichen Gastsängern, ein Jubiläumskonzert mit ehemaligen Mitgliedern, eine Kooperation mit einem anderen Ensemble oder ein Musical-Projekt mit Schauspielern und Tänzern. Diese Projekte haben eines gemeinsam: Sie sind zeitlich begrenzt, haben oft andere Teilnehmer als der Hauptchor und benötigen eine separate Kommunikation und Terminplanung.

Bisher standen Chorleiter vor einem Dilemma. Entweder wurden diese Projekte innerhalb des Hauptchors organisiert, was schnell zu Unübersichtlichkeit führte. Projektspezifische Termine mischten sich mit regulären Proben, Mitteilungen erreichten alle Mitglieder statt nur die Projektbeteiligten, und die Notenverwaltung wurde unübersichtlich. Oder es wurde ein komplett neues Ensemble angelegt, was zusätzliche Kosten verursachte und nach Projektende als verwaiste Struktur zurückblieb. Beide Lösungen waren unbefriedigend und führten zu Mehraufwand statt Entlastung.

Die Lösung: Projekte als eigenständige Einheiten

Mit der neuen Projekt-Funktion in Chorilo gibt es nun eine elegante Lösung für dieses Problem. Projekte sind eigenständige Organisationseinheiten, die mit einem Hauptchor verknüpft sind, aber ihre eigene Struktur haben. Sie verfügen über eigene Mitglieder, eigene Termine, eigene Mitteilungen und können sogar Noten aus dem Hauptchor nutzen, ohne diese duplizieren zu müssen. Gleichzeitig sind Projekte zeitlich begrenzt und werden nach einem Jahr automatisch archiviert, sodass keine verwaisten Strukturen entstehen.

Der entscheidende Vorteil liegt in der klaren Trennung bei gleichzeitiger Verbindung. Ein Projekt hat seine eigene Identität und seinen eigenen geschützten Bereich. Mitglieder des Projekts sehen nur die für sie relevanten Informationen: die Projekttermine, die Projektnoten und die Projektmitteilungen. Gleichzeitig bleibt die Verbindung zum Hauptchor erhalten. Noten können geteilt werden, Mitglieder können aus dem Hauptchor importiert werden, und die Verwaltung erfolgt über die vertraute Chorilo-Oberfläche.

Wie Projekte funktionieren

Die Einrichtung eines Projekts ist denkbar einfach. Im Bereich "Projekte" des Hauptchors kann ein neues Projekt angelegt werden. Dabei werden grundlegende Informationen wie Name und Farbe festgelegt, und das Projekt erhält automatisch die Stimmgruppen des Hauptchors als Ausgangsbasis. Diese können bei Bedarf angepasst werden, etwa wenn das Projekt andere Stimmaufteilungen erfordert als der Hauptchor.

Nach der Erstellung können Mitglieder in das Projekt importiert werden. Dabei werden die Stammdaten aus dem Hauptchor übernommen, sodass keine doppelte Datenpflege notwendig ist. Die Stimme kann für jedes Projekt individuell festgelegt werden, was besonders praktisch ist, wenn Sänger in verschiedenen Projekten unterschiedliche Stimmen singen. Ein Tenor im Hauptchor kann beispielsweise in einem Kammerchor-Projekt als Bariton eingesetzt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf seine Zuordnung im Hauptchor hat.

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, Noten aus dem Hauptchor mit dem Projekt zu teilen. Statt Noten doppelt hochzuladen, wird einfach eine Verknüpfung erstellt. Die geteilten Noten erscheinen im Projekt mit einem entsprechenden Hinweis auf ihre Herkunft. Zeichnungen und Markierungen, die Mitglieder auf den Noten vornehmen, bleiben dabei individuell und werden nicht zwischen Hauptchor und Projekt vermischt. Diese Funktion ist besonders wichtig für lizenzierte Noten, die so auch in Projekten genutzt werden können, ohne zusätzliche Lizenzen erwerben zu müssen.

Eigenständige Kommunikation und Terminplanung

Jedes Projekt hat seine eigene Kommunikationsstruktur. Mitteilungen, die im Projekt erstellt werden, erreichen nur die Projektmitglieder. Dies verhindert, dass Mitglieder des Hauptchors mit Informationen überflutet werden, die sie nicht betreffen. Umgekehrt können Projektmitglieder, die nicht zum Hauptchor gehören, nur die für sie relevanten Informationen sehen. Diese klare Trennung schafft Übersichtlichkeit und reduziert die Informationsflut, die in vielen Chören ein zunehmendes Problem darstellt.

Auch die Terminplanung erfolgt projektspezifisch. Proben, Auftritte und andere Termine werden im Projektkalender angelegt und erscheinen nur für Projektmitglieder. In der Chorilo-App sehen Mitglieder, die sowohl im Hauptchor als auch in einem oder mehreren Projekten aktiv sind, alle ihre Termine übersichtlich zusammengefasst, können aber nach Ensemble filtern. Die Anwesenheitsverwaltung funktioniert ebenfalls projektspezifisch, sodass die Teilnahme an Projektproben separat von der regulären Chorarbeit erfasst wird.

Berechtigungen und Verwaltung

Die Rechteverwaltung in Projekten folgt dem bewährten Chorilo-Konzept, ist aber unabhängig vom Hauptchor. Ein Mitglied kann im Hauptchor eine andere Rolle haben als im Projekt. Dies ermöglicht flexible Strukturen, bei denen beispielsweise ein erfahrenes Chormitglied die Leitung eines Projekts übernimmt, ohne im Hauptchor eine Leitungsfunktion zu haben. Die Berechtigungen für das Projekt werden vom Projektadministrator festgelegt und können an die spezifischen Anforderungen des Projekts angepasst werden.

Wichtig ist dabei: Wenn ein Mitglied im Projekt die Berechtigung hat, Noten zu sehen, kann es auch die geteilten Noten aus dem Hauptchor sehen, selbst wenn es im Hauptchor keine entsprechende Berechtigung hätte. Dies ist bewusst so gestaltet, damit Gastmitglieder, die nur für ein Projekt dabei sind, vollständigen Zugriff auf die benötigten Materialien haben. Die Projektberechtigungen haben in diesem Sinne Vorrang und ermöglichen eine flexible Handhabung ohne komplizierte Rechtekonfigurationen.

Automatische Archivierung nach einem Jahr

Projekte sind von Natur aus zeitlich begrenzt. Um zu verhindern, dass nach Projektende verwaiste Strukturen zurückbleiben, werden Projekte nach einem Jahr automatisch archiviert. Das Archivierungsdatum wird automatisch auf genau ein Jahr nach der Projekterstellung gesetzt. Projekte können jederzeit auch vorzeitig archiviert werden, wenn das Projekt früher als geplant abgeschlossen ist. Nach der Archivierung wird das Projekt in einen Nur-Lesen-Modus versetzt. Die Daten bleiben erhalten und können eingesehen werden, aber es können keine neuen Termine, Mitteilungen oder Noten mehr hinzugefügt werden.

Diese zeitliche Begrenzung ist bewusst gewählt. Sie stellt sicher, dass die Projekt-Funktion für ihren eigentlichen Zweck genutzt wird: die Organisation zeitlich begrenzter Sonderprojekte. Für langjährige oder dauerhafte Strukturen wie Kammerchöre, Jugendchöre oder andere Untergruppen ist die Unterensemble-Funktion die richtige Wahl. Sollte ein Projekt in Ausnahmefällen doch länger als ein Jahr laufen, kann eine Verlängerung über [email protected] angefragt werden. Das Chorilo-Team prüft diese Anfragen individuell.

Praktische Anwendungsbeispiele

Die Projekt-Funktion eignet sich für eine Vielzahl von Szenarien. Das klassische Beispiel ist das Weihnachtsoratorium oder die Passionsaufführung, bei der zusätzliche Sänger eingeladen werden. Diese Gastsänger werden als Projektmitglieder angelegt und erhalten Zugriff auf die relevanten Noten und Termine, ohne Mitglied des Hauptchors zu werden. Nach der Aufführung wird das Projekt archiviert, und die Gastsänger verlieren automatisch ihren Zugang.

Ein weiteres häufiges Szenario sind Kooperationsprojekte mit anderen Ensembles. Wenn zwei Chöre gemeinsam ein Konzert vorbereiten, kann ein Projekt angelegt werden, in dem Mitglieder beider Chöre zusammenarbeiten. Die Kommunikation erfolgt über das Projekt, sodass beide Seiten die gleichen Informationen erhalten. Noten können von beiden Hauptchören geteilt werden, und die Terminplanung erfolgt zentral im Projekt.

Auch für interne Projekte ist die Funktion wertvoll. Ein Kammerchor-Projekt innerhalb des Hauptchors, eine Stimmgruppe, die ein eigenes Programm erarbeitet, oder ein Ensemble für besondere Anlässe wie Hochzeiten und Gottesdienste können als Projekte organisiert werden. Die Mitglieder bleiben Teil des Hauptchors, haben aber für das Projekt einen eigenen, übersichtlichen Bereich.

Ein besonders passendes Beispiel sind Projektchöre wie Landes- oder Bundesjugendchöre. Diese Ensembles sind von ihrer Natur aus projektbasiert: Für jede Arbeitsphase oder Konzertreise kommen unterschiedliche Sängerinnen und Sänger zusammen. Manche nehmen an einem Projekt teil, bei anderen nicht. Die Zusammensetzung wechselt ständig, während die übergeordnete Organisation bestehen bleibt. Mit der Projekt-Funktion kann für jede Arbeitsphase ein eigenes Projekt angelegt werden, in dem nur die tatsächlichen Teilnehmer Zugriff auf die relevanten Noten und Termine haben. Nach Abschluss der Arbeitsphase wird das Projekt archiviert, und für die nächste Phase beginnt ein neues Projekt mit möglicherweise ganz anderen Mitgliedern.

Kostenlos und ohne zusätzliches Abonnement

Projekte sind kostenlos und benötigen kein eigenes Abonnement. Sie sind Teil des Hauptchor-Abonnements und können ohne zusätzliche Kosten genutzt werden. Pro Hauptchor können bis zu drei aktive Projekte gleichzeitig verwaltet werden. Diese Begrenzung stellt sicher, dass die Funktion für ihren eigentlichen Zweck genutzt wird: die Organisation zeitlich begrenzter Sonderprojekte. Für dauerhafte Strukturen wie Kammerchöre oder Jugendchöre empfiehlt sich weiterhin die Unterensemble-Funktion.

Die Projekt-Funktion kann direkt in den Ensemble-Einstellungen aktiviert werden. Navigieren Sie zu Ihrem Ensemble, öffnen Sie die Einstellungen und aktivieren Sie die Option "Projekte aktivieren". Die Funktion steht sofort zur Verfügung und kann jederzeit wieder deaktiviert werden. Bei neuen Ensembles kann die Funktion bereits während des Einrichtungsassistenten aktiviert werden.

Fazit: Mehr Übersicht, weniger Aufwand

Die Projekt-Funktion löst ein reales Problem vieler Chöre: die Organisation von Sonderprojekten ohne Vermischung mit der regulären Chorarbeit. Durch die klare Trennung bei gleichzeitiger Verbindung zum Hauptchor entsteht eine übersichtliche Struktur, die den Verwaltungsaufwand reduziert statt ihn zu erhöhen. Mitglieder sehen nur die für sie relevanten Informationen, Noten können geteilt werden, und nach Projektende erfolgt die Archivierung automatisch.

Für Chöre, die regelmäßig Sonderprojekte durchführen, ist diese Funktion eine erhebliche Erleichterung. Sie ermöglicht professionelle Organisation ohne zusätzliche Kosten und ohne die Komplexität, die mit separaten Ensembles verbunden wäre. Die Projekt-Funktion ist ein weiterer Schritt in Richtung einer Chorverwaltung, die sich an der Realität der Chorarbeit orientiert und Chorleitern den Rücken freihält für das, was wirklich zählt: die Musik.