Gäste zu Terminen einladen – Solisten, Dirigenten und mehr

Warum Gäste bei Chorproben und Konzerten unverzichtbar sind

Die Chorarbeit lebt von Zusammenarbeit. Ob es der Solist ist, der das Weihnachtsoratorium bereichert, die Gastdirigentin, die frischen Wind in die Probenarbeit bringt, oder der Pianist, der die Generalprobe begleitet – externe Mitwirkende sind aus dem Choralltag nicht wegzudenken. Doch ihre Einbindung in die Terminplanung war bisher oft umständlich: separate E-Mails mit Notenanhängen, WhatsApp-Nachrichten mit Termindetails und die ständige Frage, ob alle Informationen auch wirklich angekommen sind.

Mit der neuen Gäste-Funktion in Chorilo gehört dieses Chaos der Vergangenheit an. Externe Mitwirkende können jetzt direkt zu einzelnen Terminen eingeladen werden und erhalten Zugriff auf alle relevanten Informationen – genau wie reguläre Ensemblemitglieder, aber ohne dauerhaft dem Ensemble beitreten zu müssen.

Wer profitiert von der Gäste-Funktion?

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und decken nahezu alle Situationen ab, in denen externe Personen an Chorveranstaltungen teilnehmen. Solisten, die für ein bestimmtes Konzertprogramm engagiert werden, können alle Noten einsehen und wissen genau, wann und wo sie erwartet werden. Gastdirigenten, die eine Probe oder ein Konzert leiten, haben Zugriff auf das Programm und können sich optimal vorbereiten. Instrumentalisten wie Pianisten, Organisten oder andere Musiker sehen die für sie relevanten Noten und Termindetails.

Auch für Stimmbildner, die zu einzelnen Proben eingeladen werden, oder für Chorleiter-Kollegen, die bei einem gemeinsamen Projekt mitwirken, ist die Funktion ideal. Selbst ehemalige Mitglieder, die für ein besonderes Konzert noch einmal mitsingen möchten, können unkompliziert eingebunden werden.

So funktioniert die Einladung

Das Einladen von Gästen ist denkbar einfach. In der Teilnehmerliste des Termins finden Administratoren und Moderatoren einen Button zum Einladen von Gästen. Mit wenigen Klicks werden Name, E-Mail-Adresse und optional eine Stimme angegeben. Existiert bereits ein Chorilo-Konto mit dieser E-Mail-Adresse, wird die Person direkt eingeladen. Andernfalls wird automatisch ein neues Konto erstellt und die Zugangsdaten werden zusammen mit der Einladung verschickt.

Besonders praktisch: Bei der Einladung kann direkt eine Stimme zugewiesen werden. So erscheint der eingeladene Solist beispielsweise als Tenor in der Stimmverteilung, und der Chorleiter sieht auf einen Blick, wie sich die Besetzung zusammensetzt – inklusive aller Gäste.

Was Gäste sehen und tun können

Eingeladene Gäste erhalten Zugriff auf alle wesentlichen Informationen des Termins. Sie sehen Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung und können ihre Teilnahme zusagen oder absagen. Die dem Termin zugeordneten Noten stehen ihnen zur Verfügung, sodass sie sich optimal vorbereiten können. In der mobilen App können Gäste die Noten sogar offline speichern und mit Anmerkungen versehen.

Die Kommentarfunktion steht Gästen ebenfalls offen. Sie können Fragen stellen, organisatorische Details klären oder wichtige Hinweise hinterlassen. So findet die gesamte Kommunikation rund um den Termin an einem zentralen Ort statt.

In der Terminliste der App werden Gäste-Termine mit einem entsprechenden Badge gekennzeichnet, sodass sofort erkennbar ist, bei welchen Veranstaltungen man als Gast eingeladen wurde.

Volle Integration in die Stimmverteilung

Ein besonderes Highlight ist die Integration der Gäste in die Stimmverteilung. Wenn ein Gast mit einer Stimme eingeladen wird und zusagt, erscheint er automatisch in der Übersicht der teilnehmenden Stimmen. Der Chorleiter sieht also nicht nur, dass acht Soprane und sechs Alte zugesagt haben, sondern auch, dass der eingeladene Tenor-Solist dabei ist.

Diese Transparenz ist besonders wertvoll bei Konzerten mit gemischter Besetzung aus Chormitgliedern und externen Mitwirkenden. Auf einen Blick ist erkennbar, ob alle benötigten Stimmen besetzt sind.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Gäste werden genauso zuverlässig informiert wie reguläre Mitglieder. Sie erhalten eine Einladung per E-Mail mit allen wichtigen Details und können Push-Benachrichtigungen in der mobilen App aktivieren. Terminerinnerungen werden automatisch verschickt, sodass niemand einen wichtigen Termin verpasst.

Auch bei Änderungen am Termin – sei es eine Verschiebung, ein neuer Ort oder zusätzliche Noten – werden Gäste automatisch benachrichtigt. Die Zeiten, in denen externe Mitwirkende mühsam per Telefon über Änderungen informiert werden mussten, sind vorbei.

Datenschutz und Kontrolle

Die Gäste-Funktion wurde mit Bedacht auf Datenschutz und Kontrolle entwickelt. Gäste sehen nur die Termine, zu denen sie explizit eingeladen wurden – nicht das gesamte Ensemble oder andere Veranstaltungen. Sie können keine Mitgliederlisten einsehen und haben keinen Zugriff auf interne Ensemble-Informationen.

Das Einladen und Entfernen von Gästen ist ausschließlich Administratoren und Moderatoren vorbehalten. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, wer Zugang zu Ihren Terminen erhält.

Praktische Anwendungsbeispiele

Stellen Sie sich vor, Ihr Chor bereitet die Aufführung eines Oratoriums vor. Für die Solopartien haben Sie eine Sopranistin und einen Bariton engagiert, die nicht zum Ensemble gehören. Mit wenigen Klicks laden Sie beide zur Generalprobe und zum Konzert ein, weisen ihnen ihre Stimmlagen zu und verknüpfen die relevanten Noten. Die Solisten erhalten ihre Einladungen, können zusagen und haben sofort Zugriff auf alle Informationen, die sie brauchen.

Oder denken Sie an die Situation, dass Ihr regulärer Chorleiter erkrankt und ein Kollege kurzfristig einspringt. Statt hektischer Telefonate und E-Mail-Ketten laden Sie den Gastdirigenten einfach zum Termin ein. Er sieht das geplante Programm, die Teilnehmerliste und kann sich in den Kommentaren mit dem Vorstand abstimmen.

Auch für Workshops und Stimmbildungstermine ist die Funktion ideal. Der externe Stimmbildner wird zum entsprechenden Termin eingeladen und hat alle Informationen zur Hand, ohne dauerhaft Mitglied des Ensembles werden zu müssen.

Nahtlose Integration in Chorilo

Die Gäste-Funktion fügt sich nahtlos in das bestehende Chorilo-Ökosystem ein. Gäste nutzen dieselbe App und dieselbe Weboberfläche wie reguläre Mitglieder. Sie profitieren von allen Vorteilen der Plattform – vom PDF-Viewer mit Anmerkungsfunktion bis zur übersichtlichen Termindarstellung.

Für Chorleiter und Administratoren bedeutet die neue Funktion weniger Organisationsaufwand und mehr Übersicht. Alle Beteiligten eines Termins sind an einem Ort versammelt, alle Informationen sind zentral verfügbar, und die Kommunikation läuft über einen einzigen Kanal.

Jetzt ausprobieren

Die Gäste-Funktion steht allen Chorilo-Nutzern zur Verfügung. Probieren Sie es bei Ihrem nächsten Termin mit externen Mitwirkenden aus und erleben Sie, wie einfach die Zusammenarbeit mit Solisten, Gastdirigenten und anderen Gästen sein kann. Ihre externen Partner werden die professionelle Organisation zu schätzen wissen – und Sie sparen wertvolle Zeit, die Sie in die Musik investieren können.