Der neue Einrichtungsassistent: In 5 Schritten zum perfekt konfigurierten Chor

Ein Assistent, der Sie an die Hand nimmt

Die Einrichtung eines neuen Chores in einer Software kann überwältigend sein. Wo fängt man an? Welche Einstellungen sind wichtig? Was kann man später noch ändern? Diese Fragen haben uns erreicht, und wir haben zugehört. Das Ergebnis ist unser neuer Einrichtungsassistent, der Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Konfigurationen führt.

Der Assistent erscheint automatisch, wenn Sie einen neuen Chor anlegen. Er begleitet Sie durch fünf übersichtliche Schritte und erklärt dabei, warum jede Einstellung wichtig ist. Das Besondere: Sie können jeden optionalen Schritt überspringen und später jederzeit nachholen. Der Assistent soll helfen, nicht blockieren.

Grundeinstellungen: Name und Farbe

Im ersten Schritt geht es um die Identität Ihres Chores. Der Name ist natürlich das Wichtigste, aber auch die Farbe spielt eine Rolle. Wenn Sie Mitglied in mehreren Ensembles sind oder mehrere Chöre verwalten, hilft die Farbcodierung bei der schnellen Orientierung. In der App und auf der Webseite werden Ihre Ensembles durch diese Farbe gekennzeichnet, sodass Sie auf einen Blick erkennen, in welchem Kontext Sie sich befinden.

Die Farbauswahl ist bewusst auf harmonische, gut unterscheidbare Töne beschränkt. So entstehen keine visuellen Konflikte, und die Oberfläche bleibt angenehm für das Auge. Sie können die Farbe natürlich jederzeit in den Einstellungen ändern, falls sich Ihre Präferenzen ändern sollten.

Bankdaten für das digitale Kassenbuch

Der zweite Schritt ist optional, aber für viele Vereine besonders wertvoll. Hier können Sie die Bankdaten Ihres Chores hinterlegen: IBAN, BIC und die SEPA-Gläubiger-ID. Diese Informationen werden für das integrierte Kassenbuch benötigt und ermöglichen später die automatische Erstellung von SEPA-Lastschriftmandaten für Mitgliedsbeiträge.

Wir wissen, dass nicht jeder Chor diese Funktion sofort nutzen möchte. Deshalb ist dieser Schritt klar als optional gekennzeichnet und kann mit einem Klick übersprungen werden. Die Daten lassen sich später jederzeit in den Ensemble-Einstellungen ergänzen. Der Assistent erklärt auch, wofür die einzelnen Felder benötigt werden, damit Sie eine informierte Entscheidung treffen können.

Stimmgruppen individuell anpassen

Jeder Chor ist anders aufgebaut. Während klassische gemischte Chöre mit Sopran, Alt, Tenor und Bass arbeiten, haben Männerchöre, Frauenchöre oder spezialisierte Ensembles ganz andere Anforderungen. Im dritten Schritt des Assistenten sehen Sie die voreingestellten Stimmgruppen und können diese nach Belieben anpassen.

Sie können Stimmen löschen, die Sie nicht benötigen, und neue hinzufügen. Für jede Stimme vergeben Sie einen Namen und eine Abkürzung. Die Abkürzung erscheint später in kompakten Ansichten, etwa bei der Anwesenheitsübersicht von Terminen, wo der Platz begrenzt ist. Ein Kinderchor könnte beispielsweise Stimmen wie "Hohe Stimmen" und "Tiefe Stimmen" anlegen, während ein Barbershop-Quartett mit "Lead", "Tenor", "Baritone" und "Bass" arbeitet.

Die Reihenfolge der Stimmen können Sie später in den Einstellungen anpassen. Der Assistent konzentriert sich darauf, dass Sie die richtigen Stimmen für Ihren Chor haben.

Vereinsfunktionen definieren

Im vierten Schritt geht es um die Struktur Ihres Vereins. Chorilo bringt bereits eine Reihe von Standardfunktionen mit: Erster und Zweiter Vorsitzender, Kassenwart, Schriftführer, Chorleitung, Notenwart und weitere typische Vereinsämter. Diese Funktionen sind fest im System verankert und stehen Ihnen immer zur Verfügung.

Darüber hinaus können Sie eigene Funktionen anlegen, die speziell auf Ihren Verein zugeschnitten sind. Vielleicht haben Sie einen Webmaster, einen Social-Media-Beauftragten oder einen Konzertorganisator. Der Assistent zeigt Ihnen übersichtlich, welche Standardfunktionen bereits existieren, und bietet die Möglichkeit, eigene hinzuzufügen. Diese Funktionen können Sie später Ihren Mitgliedern zuweisen, um deren Rolle im Verein zu dokumentieren.

Kontenrahmen für die Buchhaltung

Der fünfte und letzte Schritt richtet sich an Vereine, die das integrierte Kassenbuch nutzen möchten. Hier können Sie einen Kontenrahmen auswählen, der die Struktur Ihrer Buchhaltung vorgibt. Chorilo bietet zwei bewährte Kontenrahmen an: den SKR49 für Vereine, Stiftungen und gemeinnützige GmbHs sowie den SKR42 für gemeinnützige Organisationen.

Wenn Sie sich für einen Kontenrahmen entscheiden, werden automatisch alle relevanten Konten angelegt. Sie müssen sich nicht mit den Details der Buchhaltung auseinandersetzen, sondern können sofort mit der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben beginnen. Natürlich können Sie die Konten später anpassen oder erweitern.

Falls Sie das Kassenbuch nicht nutzen möchten oder Ihre Konten lieber manuell anlegen, können Sie diesen Schritt einfach überspringen. Der Assistent zwingt Sie zu nichts.

Flexibilität steht im Vordergrund

Bei der Entwicklung des Assistenten war uns eines besonders wichtig: Er soll unterstützen, nicht einschränken. Deshalb können Sie jeden optionalen Schritt überspringen und jederzeit zu den Einstellungen zurückkehren. Der Fortschrittsbalken zeigt Ihnen immer, wo Sie sich befinden und wie viele Schritte noch folgen. Optionale Schritte sind klar gekennzeichnet, damit Sie wissen, was wirklich notwendig ist und was warten kann.

Nach Abschluss des Assistenten landen Sie direkt in Ihrem neuen Ensemble und können sofort loslegen. Alle Einstellungen, die Sie im Assistenten vorgenommen haben, finden Sie auch in den regulären Einstellungen wieder. Der Assistent ist also kein separates System, sondern eine geführte Tour durch die wichtigsten Konfigurationsmöglichkeiten.

Bestehende Chöre sind nicht betroffen

Falls Sie bereits einen Chor in Chorilo verwalten, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Der Einrichtungsassistent erscheint nur bei neu angelegten Ensembles. Ihre bestehenden Chöre funktionieren wie gewohnt, und alle Ihre Einstellungen bleiben erhalten. Der Assistent ist ein Werkzeug für den Start, nicht für die laufende Verwaltung.

Mehrsprachig von Anfang an

Wie alle Funktionen in Chorilo ist auch der Einrichtungsassistent vollständig auf Deutsch und Englisch verfügbar. Sie können die Sprache jederzeit wechseln, auch mitten im Assistenten. Die Texte sind sorgfältig formuliert, um sowohl verständlich als auch präzise zu sein. Fachbegriffe werden erklärt, und jeder Schritt enthält Hinweise, die auch Einsteigern helfen.

Ein guter Start macht den Unterschied

Die ersten Minuten mit einer neuen Software prägen den Eindruck nachhaltig. Mit dem Einrichtungsassistenten sorgen wir dafür, dass dieser Eindruck positiv ist. Sie werden nicht mit Optionen überflutet, sondern sanft durch die wichtigsten Entscheidungen geführt. Am Ende haben Sie einen Chor, der genau so konfiguriert ist, wie Sie ihn brauchen.

Probieren Sie es aus: Legen Sie einen neuen Chor an und erleben Sie selbst, wie angenehm die Einrichtung sein kann. Und falls Sie Feedback haben oder Verbesserungsvorschläge, freuen wir uns über Ihre Nachricht. Der Assistent wird kontinuierlich weiterentwickelt, und Ihre Erfahrungen fließen direkt in zukünftige Versionen ein.