Mitglieder importieren: Von der Excel-Tabelle zur vollständigen Mitgliederliste

Der Umstieg leicht gemacht

Viele Chöre verwalten ihre Mitgliederdaten seit Jahren in Excel-Tabellen oder anderen Programmen. Der Gedanke, all diese Daten manuell in ein neues System einzutragen, schreckt verständlicherweise ab. Genau hier setzt unsere neue Import-Funktion an. Sie können Ihre bestehenden Mitgliederlisten direkt aus CSV- oder Excel-Dateien importieren und sparen sich damit Stunden mühsamer Tipparbeit.

Die Funktion finden Sie in der Mitgliederverwaltung Ihres Ensembles. Ein Klick auf den neuen Import-Button öffnet einen übersichtlichen Assistenten, der Sie durch den gesamten Prozess führt. Dabei haben wir besonderen Wert darauf gelegt, dass auch Nutzer ohne technische Vorkenntnisse problemlos zum Ziel kommen.

Flexible Dateiformate

Ob CSV, XLS oder das moderne XLSX-Format: Die Import-Funktion versteht sie alle. Sie können also direkt die Exportdatei aus Ihrem bisherigen System verwenden, ohne sie vorher umwandeln zu müssen. Auch deutsche Umlaute und Sonderzeichen werden korrekt erkannt, selbst wenn Ihre CSV-Datei in einem älteren Zeichensatz gespeichert wurde. Das System erkennt automatisch das verwendete Encoding und passt sich entsprechend an.

Falls Sie noch keine Mitgliederliste haben oder sich unsicher sind, wie die Datei aufgebaut sein sollte, können Sie direkt im Import-Dialog eine Beispieldatei herunterladen. Diese Vorlage enthält die wichtigsten Felder mit Beispieldaten und kann als Ausgangspunkt für Ihre eigene Liste dienen.

Intelligente Spaltenerkennung

Das Herzstück der Import-Funktion ist die automatische Spaltenerkennung. Wenn Sie eine Datei hochladen, analysiert das System die Spaltenüberschriften und versucht, diese den passenden Feldern in Chorilo zuzuordnen. Eine Spalte mit der Überschrift "E-Mail" oder "Email" wird automatisch dem E-Mail-Feld zugeordnet, "Vorname" oder "First Name" dem Vornamen, und so weiter. Das funktioniert sowohl mit deutschen als auch mit englischen Bezeichnungen.

Natürlich können Sie die automatische Zuordnung jederzeit anpassen. In der Übersicht sehen Sie für jede Spalte Ihrer Datei einen Beispielwert aus der ersten Datenzeile, sodass Sie genau wissen, welche Daten sich dahinter verbergen. Über ein Dropdown-Menü wählen Sie dann das passende Zielfeld aus oder entscheiden, dass eine Spalte ignoriert werden soll.

Stimmgruppen flexibel zuordnen

Besonders praktisch ist die Erkennung von Stimmgruppen. Wenn Ihre Mitgliederliste eine Spalte mit Stimmen enthält, können Sie diese sowohl mit dem vollen Namen als auch mit der Abkürzung angeben. "Sopran 1" funktioniert genauso wie "S1", "Bass" wird ebenso erkannt wie "B". Das System gleicht die Angaben mit den in Ihrem Ensemble definierten Stimmgruppen ab und ordnet die Mitglieder automatisch richtig zu.

Falls eine Stimme nicht eindeutig zugeordnet werden kann, etwa weil die Bezeichnung in Ihrer Datei von den definierten Stimmgruppen abweicht, bleibt das Feld leer und Sie können die Zuordnung später manuell vornehmen. So gehen keine Daten verloren, und Sie behalten die volle Kontrolle.

Datumsformate werden verstanden

Ein häufiges Problem beim Datenimport sind unterschiedliche Datumsformate. In Deutschland schreiben wir "10.12.2025", in anderen Ländern ist "2025-12-10" oder "12/10/2025" üblich. Die Import-Funktion erkennt all diese Formate automatisch und wandelt sie in das richtige Format um. Ob Geburtstag, Eintrittsdatum oder Hochzeitstag: Sie können die Daten so eingeben, wie sie in Ihrer Quelldatei stehen, und Chorilo kümmert sich um den Rest.

Auch Excel-spezifische Datumsformate, bei denen das Datum intern als Zahl gespeichert wird, werden korrekt interpretiert. Sie müssen sich also keine Gedanken darüber machen, wie Excel Ihre Daten intern speichert.

Vorschau vor dem Import

Bevor die Daten tatsächlich importiert werden, zeigt Ihnen das System eine detaillierte Vorschau. Sie sehen genau, welche Mitglieder angelegt werden, welche Felder gefüllt sind und ob es Probleme gibt. Zeilen mit fehlenden Pflichtfeldern oder ungültigen E-Mail-Adressen werden markiert und können nicht importiert werden. So stellen Sie sicher, dass nur saubere Daten in Ihr System gelangen.

Die Vorschau zeigt auch eine Zusammenfassung: Wie viele Zeilen sind gültig, wie viele ungültig, und welche Fehler wurden gefunden. Bei größeren Listen werden die ersten Einträge angezeigt, damit Sie einen Eindruck von der Datenqualität bekommen, ohne von hunderten Zeilen erschlagen zu werden.

Bestehende Mitglieder werden erkannt

Was passiert, wenn ein Mitglied aus Ihrer Importdatei bereits in Chorilo existiert? Das System erkennt dies anhand der E-Mail-Adresse und überspringt diese Einträge automatisch. So können Sie bedenkenlos eine vollständige Mitgliederliste importieren, auch wenn einige Personen bereits manuell angelegt wurden. Duplikate werden vermieden, und Ihre bestehenden Daten bleiben unverändert.

Nach dem Import erhalten Sie eine Zusammenfassung, die genau aufschlüsselt, wie viele Mitglieder neu angelegt wurden und wie viele übersprungen wurden. So behalten Sie den Überblick und wissen genau, was passiert ist.

Einladungen werden automatisch versendet

Für jedes neu angelegte Mitglied wird automatisch ein Benutzerkonto erstellt und eine Einladungs-E-Mail versendet. Die neuen Mitglieder erhalten ihre Zugangsdaten und können sich sofort bei Chorilo anmelden. Sie müssen also nicht jeden einzeln einladen, sondern können mit einem Import gleich Ihren gesamten Chor onboarden.

Die Einladungs-E-Mails enthalten alle wichtigen Informationen zum Einstieg und werden in der Sprache versendet, die in Ihrem System eingestellt ist. So fühlen sich neue Mitglieder von Anfang an willkommen und gut informiert.

Alle wichtigen Felder werden unterstützt

Die Import-Funktion unterstützt alle Felder, die Sie auch bei der manuellen Mitgliederanlage ausfüllen können. Neben den Grunddaten wie Name und E-Mail-Adresse können Sie auch Adressdaten, Telefonnummern, Bankverbindungen für SEPA-Lastschriften und persönliche Notizen importieren. Auch die Vereinsfunktion und die Rolle im System lassen sich direkt über den Import festlegen.

Nicht jedes Feld muss gefüllt sein. Pflicht ist lediglich die E-Mail-Adresse, da diese für die Anmeldung benötigt wird. Alle anderen Felder sind optional und können später ergänzt werden. So können Sie auch mit einer minimalen Mitgliederliste starten und die Details nach und nach vervollständigen.

Ein Werkzeug für den Alltag

Die Import-Funktion ist nicht nur für den einmaligen Umstieg gedacht. Auch im laufenden Betrieb kann sie nützlich sein, etwa wenn nach einer Mitgliederwerbung viele neue Sängerinnen und Sänger auf einmal aufgenommen werden sollen. Statt jeden einzeln anzulegen, sammeln Sie die Daten in einer Tabelle und importieren sie mit wenigen Klicks.

Wir haben die Funktion so gestaltet, dass sie sowohl für den großen Erstimport als auch für kleinere, regelmäßige Ergänzungen geeignet ist. Der Assistent führt Sie jedes Mal zuverlässig durch den Prozess, egal ob Sie zwei oder zweihundert Mitglieder importieren.