Termine gezielt steuern: Sichtbarkeit von Events im Chor einschränken

Warum nicht jeder alles sehen muss

In einem Chor oder Ensemble gibt es Termine, die nur bestimmte Mitglieder betreffen. Die Vorstandssitzung ist für den Vorstand gedacht, die Stimmprobe für die Sopranistinnen richtet sich nur an eine Stimmgruppe, und die Besprechung der Stimmführer geht nicht alle an. Trotzdem landen solche Termine oft im gemeinsamen Kalender und sorgen für Verwirrung. Mitglieder fragen sich, ob sie teilnehmen sollen, und der Kalender wird unübersichtlich.

Genau dieses Problem löst die neue Sichtbarkeitssteuerung für Termine in Chorilo. Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins können Sie jetzt festlegen, wer diesen Termin überhaupt sehen darf. Mitglieder, die nicht zur Zielgruppe gehören, sehen den Termin weder im Kalender noch in der Terminliste. So bleibt alles aufgeräumt und klar.

Drei Dimensionen der Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit eines Termins lässt sich in Chorilo über drei verschiedene Kriterien einschränken, die sich flexibel kombinieren lassen. Das macht die Funktion besonders mächtig, weil sie sich an die individuelle Struktur jedes Ensembles anpasst.

Die erste Dimension sind die Rechtegruppen. Jedes Ensemble in Chorilo kann eigene Rechtegruppen definieren, etwa "Vorstand", "Aktive Mitglieder" oder "Fördermitglieder". Wenn Sie einen Termin nur für den Vorstand erstellen möchten, wählen Sie einfach die entsprechende Rechtegruppe aus. Nur Mitglieder, die dieser Gruppe zugeordnet sind, sehen den Termin.

Die zweite Dimension sind die Funktionen im Ensemble. Viele Chöre vergeben spezielle Funktionen wie "Stimmführer", "Notenwart" oder "Kassenwart". Ein Treffen der Stimmführer lässt sich so gezielt nur für diese Personengruppe sichtbar machen, ohne dass andere Mitglieder davon erfahren oder sich angesprochen fühlen.

Die dritte Dimension sind die Stimmen. Das ist besonders praktisch für Stimmproben. Wenn der Chorleiter eine Extraprobe nur für den Tenor ansetzt, kann er den Termin so einschränken, dass nur Tenöre ihn sehen. Die Sopranistinnen, Altistinnen und Bässe werden nicht mit einem Termin belastet, der sie nicht betrifft.

Das Besondere an dieser Lösung: Die drei Kriterien werden mit einer ODER-Logik verknüpft. Ein Mitglied sieht den Termin, wenn es mindestens eines der ausgewählten Kriterien erfüllt. So können Sie beispielsweise einen Termin erstellen, der sowohl für den Vorstand als auch für alle Sopranistinnen sichtbar ist, auch wenn diese nicht im Vorstand sitzen.

So funktioniert es in der Praxis

Die Einrichtung ist denkbar einfach. Beim Erstellen eines neuen Termins finden Sie unterhalb der gewohnten Felder eine neue Checkbox mit der Beschriftung "Sichtbarkeit einschränken". Sobald Sie diese aktivieren, öffnet sich ein Bereich, in dem alle verfügbaren Rechtegruppen, Funktionen und Stimmen Ihres Ensembles aufgelistet sind. Sie setzen einfach die Häkchen bei den gewünschten Gruppen und speichern den Termin wie gewohnt.

Wenn Sie keines der Häkchen setzen und die Checkbox deaktiviert lassen, bleibt der Termin wie bisher für alle Mitglieder sichtbar. Die neue Funktion ist also vollständig optional und ändert nichts am bestehenden Verhalten. Bestehende Termine sind davon nicht betroffen.

Auch beim Bearbeiten eines Termins können Sie die Sichtbarkeit jederzeit anpassen. Vielleicht stellen Sie fest, dass eine Stimmprobe doch für alle Stimmen geöffnet werden soll, oder dass ein Vorstandstermin auch für die Stimmführer relevant ist. Ein paar Klicks genügen, und die Sichtbarkeit ist aktualisiert.

Transparenz für alle Beteiligten

Mitglieder, die einen eingeschränkten Termin sehen können, erkennen auf der Detailseite sofort, dass dieser Termin nicht für alle sichtbar ist. Unterhalb der Termindetails erscheint ein dezenter Hinweis in Amber-Farbe mit einem Augen-Symbol und der Auflistung, für wen der Termin sichtbar ist. So weiß jeder Beteiligte, dass es sich um einen gezielten Termin handelt und nicht alle Mitglieder eingeladen sind.

Diese Transparenz ist wichtig, damit niemand überrascht wird. Wenn ein Stimmführer sieht, dass ein Termin nur für Stimmführer und den Vorstand sichtbar ist, versteht er sofort den Kontext und kann sich entsprechend vorbereiten.

Verfügbar auf allen Plattformen

Die Sichtbarkeitssteuerung funktioniert überall dort, wo Sie Chorilo nutzen. In der Webanwendung können Sie beim Erstellen und Bearbeiten von Terminen die Sichtbarkeit festlegen und auf der Detailseite die Einschränkungen einsehen. In der mobilen App für iOS und Android steht die gleiche Funktionalität zur Verfügung. Egal ob Sie am Computer oder unterwegs auf dem Smartphone einen Termin erstellen, die Sichtbarkeitseinstellungen sind immer nur einen Fingertipp entfernt.

Auch die Anzeige der Einschränkungen ist auf allen Plattformen konsistent. Ob im Browser oder in der App, der Amber-farbige Hinweis mit den Details zur Sichtbarkeit sieht überall gleich aus und liefert die gleichen Informationen.

Typische Anwendungsfälle

In der Praxis gibt es zahlreiche Situationen, in denen die Sichtbarkeitssteuerung den Alltag im Chor erleichtert. Vorstandssitzungen sind der offensichtlichste Fall. Statt einen Termin zu erstellen und dann per Nachricht zu erklären, dass nur der Vorstand gemeint ist, schränken Sie die Sichtbarkeit einfach auf die Rechtegruppe "Vorstand" ein. Fertig.

Stimmproben sind ein weiterer häufiger Anwendungsfall. Wenn der Chorleiter eine zusätzliche Probe nur für die Bässe ansetzt, sehen auch nur die Bässe diesen Termin. Die anderen Stimmen werden nicht mit irrelevanten Terminen belastet und der Kalender bleibt übersichtlich.

Auch für organisatorische Treffen eignet sich die Funktion hervorragend. Wenn sich die Notenwarte treffen, um das Archiv zu sortieren, oder wenn die Stimmführer eine Besprechung haben, lässt sich der Termin gezielt nur für die betroffenen Personen sichtbar machen.

Besonders interessant wird es bei Ensembles mit Untergruppen. Ein Kammerchor innerhalb eines größeren Chors kann eigene Termine haben, die nur für die Mitglieder der entsprechenden Rechtegruppe sichtbar sind. So können mehrere Gruppen denselben Kalender nutzen, ohne sich gegenseitig zu stören.

Keine Kompromisse bei der Sicherheit

Die Sichtbarkeitssteuerung ist nicht nur eine kosmetische Funktion. Termine, die für bestimmte Gruppen eingeschränkt sind, werden serverseitig gefiltert. Das bedeutet, dass ein Mitglied, das keinen Zugriff hat, den Termin auch über die API nicht abrufen kann. Es handelt sich also um eine echte Zugriffskontrolle und nicht nur um ein Ausblenden in der Oberfläche.

Gleichzeitig bleibt die Funktion flexibel. Wenn keine Einschränkungen gesetzt sind, verhält sich alles wie bisher. Jedes Mitglied sieht jeden Termin. Die Sichtbarkeitssteuerung greift nur dann, wenn sie bewusst aktiviert wird.

In der mobilen App steht die Sichtbarkeitssteuerung ab der Version 1.8.1 zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Sie die App auf die neueste Version aktualisiert haben, um diese Funktion nutzen zu können.

Jetzt ausprobieren

Die Sichtbarkeitssteuerung für Termine ist ab sofort in Chorilo verfügbar. Erstellen Sie Ihren nächsten Vorstandstermin oder Ihre nächste Stimmprobe und schränken Sie die Sichtbarkeit ein. Sie werden schnell merken, wie viel übersichtlicher der Kalender wird, wenn jedes Mitglied nur die Termine sieht, die es wirklich betreffen.