Importer des membres : Du tableur Excel à la liste complète des membres

Faciliter la transition

De nombreux chœurs gèrent leurs données de membres dans des tableurs Excel ou d'autres programmes depuis des années. L'idée de saisir manuellement toutes ces données dans un nouveau système est compréhensiblement décourageante. C'est exactement là qu'intervient notre nouvelle fonction d'import. Vous pouvez importer vos listes de membres existantes directement depuis des fichiers CSV ou Excel, vous épargnant des heures de saisie fastidieuse.

Vous trouverez la fonction dans la gestion des membres de votre ensemble. Un clic sur le nouveau bouton d'import ouvre un assistant clair qui vous guide à travers tout le processus. Nous avons particulièrement veillé à ce que même les utilisateurs sans connaissances techniques puissent atteindre leur objectif sans problème.

Formats de fichiers flexibles

Que ce soit CSV, XLS ou le format moderne XLSX : la fonction d'import les comprend tous. Vous pouvez donc utiliser directement le fichier d'export de votre système précédent sans avoir à le convertir d'abord. Les trémas allemands et les caractères spéciaux sont également correctement reconnus, même si votre fichier CSV a été enregistré dans un jeu de caractères plus ancien. Le système détecte automatiquement l'encodage utilisé et s'adapte en conséquence.

Si vous n'avez pas encore de liste de membres ou si vous n'êtes pas sûr de la structure du fichier, vous pouvez télécharger un fichier exemple directement dans la boîte de dialogue d'import. Ce modèle contient les champs les plus importants avec des données d'exemple et peut servir de point de départ pour votre propre liste.

Détection intelligente des colonnes

Le cœur de la fonction d'import est la détection automatique des colonnes. Lorsque vous téléchargez un fichier, le système analyse les en-têtes de colonnes et essaie de les faire correspondre aux champs appropriés dans Chorilo. Une colonne avec l'en-tête "E-Mail" ou "Email" est automatiquement attribuée au champ e-mail, "Prénom" ou "First Name" au prénom, et ainsi de suite. Cela fonctionne aussi bien avec les désignations allemandes qu'anglaises.

Bien sûr, vous pouvez ajuster l'attribution automatique à tout moment. Dans l'aperçu, vous voyez pour chaque colonne de votre fichier une valeur d'exemple de la première ligne de données, vous savez donc exactement quelles données se cachent derrière. Via un menu déroulant, vous sélectionnez ensuite le champ cible approprié ou décidez qu'une colonne doit être ignorée.

Attribution flexible des pupitres

Particulièrement pratique est la reconnaissance des pupitres. Si votre liste de membres contient une colonne avec les voix, vous pouvez les spécifier avec le nom complet ou l'abréviation. "Soprano 1" fonctionne aussi bien que "S1", "Basse" est reconnu tout comme "B". Le système compare les entrées avec les pupitres définis dans votre ensemble et attribue automatiquement les membres correctement.

Si une voix ne peut pas être clairement attribuée, par exemple parce que la désignation dans votre fichier diffère des pupitres définis, le champ reste vide et vous pouvez effectuer l'attribution manuellement plus tard. Ainsi, aucune donnée n'est perdue et vous gardez le contrôle total.

Les formats de date sont compris

Un problème courant avec les imports de données sont les différents formats de date. En Allemagne, nous écrivons "10.12.2025", dans d'autres pays "2025-12-10" ou "12/10/2025" est courant. La fonction d'import reconnaît automatiquement tous ces formats et les convertit au format correct. Que ce soit la date de naissance, la date d'adhésion ou l'anniversaire de mariage : vous pouvez entrer les données telles qu'elles apparaissent dans votre fichier source, et Chorilo s'occupe du reste.

Les formats de date spécifiques à Excel, où la date est stockée en interne sous forme de nombre, sont également correctement interprétés. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la façon dont Excel stocke vos données en interne.

Aperçu avant l'import

Avant que les données ne soient réellement importées, le système vous montre un aperçu détaillé. Vous voyez exactement quels membres seront créés, quels champs sont remplis et s'il y a des problèmes. Les lignes avec des champs obligatoires manquants ou des adresses e-mail invalides sont marquées et ne peuvent pas être importées. Cela garantit que seules des données propres entrent dans votre système.

L'aperçu montre également un résumé : combien de lignes sont valides, combien sont invalides et quelles erreurs ont été trouvées. Pour les listes plus grandes, les premières entrées sont affichées pour que vous puissiez avoir une impression de la qualité des données sans être submergé par des centaines de lignes.

Les membres existants sont reconnus

Que se passe-t-il si un membre de votre fichier d'import existe déjà dans Chorilo ? Le système le reconnaît par l'adresse e-mail et ignore automatiquement ces entrées. Vous pouvez donc importer en toute sécurité une liste de membres complète, même si certaines personnes ont déjà été ajoutées manuellement. Les doublons sont évités et vos données existantes restent inchangées.

Après l'import, vous recevez un résumé qui détaille exactement combien de membres ont été nouvellement créés et combien ont été ignorés. Ainsi, vous gardez une vue d'ensemble et savez exactement ce qui s'est passé.

Les invitations sont envoyées automatiquement

Pour chaque membre nouvellement créé, un compte utilisateur est automatiquement créé et un e-mail d'invitation est envoyé. Les nouveaux membres reçoivent leurs identifiants de connexion et peuvent immédiatement se connecter à Chorilo. Vous n'avez donc pas besoin d'inviter chacun individuellement, mais pouvez intégrer tout votre chœur avec un seul import.

Les e-mails d'invitation contiennent toutes les informations importantes pour démarrer et sont envoyés dans la langue définie dans votre système. Ainsi, les nouveaux membres se sentent bienvenus et bien informés dès le début.

Tous les champs importants sont pris en charge

La fonction d'import prend en charge tous les champs que vous pouvez également remplir lors de la création manuelle de membres. En plus des données de base comme le nom et l'adresse e-mail, vous pouvez également importer les données d'adresse, les numéros de téléphone, les coordonnées bancaires pour les prélèvements SEPA et les notes personnelles. La fonction dans l'association et le rôle dans le système peuvent également être définis directement via l'import.

Tous les champs n'ont pas besoin d'être remplis. Seule l'adresse e-mail est obligatoire car elle est nécessaire pour la connexion. Tous les autres champs sont optionnels et peuvent être complétés plus tard. Ainsi, vous pouvez commencer avec une liste de membres minimale et compléter les détails progressivement.

Un outil pour l'usage quotidien

La fonction d'import n'est pas seulement destinée à un changement unique. Elle peut également être utile dans les opérations courantes, par exemple lorsque de nombreux nouveaux chanteurs doivent être admis en une fois après une campagne de recrutement. Au lieu de créer chacun individuellement, vous collectez les données dans un tableur et les importez en quelques clics.

Nous avons conçu la fonction pour être adaptée à la fois au grand import initial et aux ajouts plus petits et réguliers. L'assistant vous guide de manière fiable à travers le processus à chaque fois, que vous importiez deux ou deux cents membres.