Inkassera Medlemsavgifter via SEPA-autogiro

Hantering av medlemsavgifter är en av de mest tidskrävande uppgifterna i föreningsarbete. Särskilt manuell uppföljning av betalningar och skapande av autogirofiler kostar värdefull tid som kunde investeras bättre i det musikaliska arbetet. Med den nya SEPA-autogirofunktionen i Chorilo förenklas denna process avsevärt.

Skilja mellan aktiva och passiva medlemmar

Inte alla körmedlemmar är lika aktiva. Vissa sjunger regelbundet på repetitioner och konserter, medan andra vill stödja kören som passiva medlemmar. Denna distinktion är inte bara organisatoriskt viktig utan har också ekonomiska konsekvenser. Passiva medlemmar betalar ofta en reducerad avgift eftersom de inte deltar i alla aktiviteter och inte behöver tillgång till Chorilo-plattformen, till exempel.

I Chorilo kan du ange för varje medlem om de är aktiva eller passiva. Aktiva medlemmar får full tillgång till plattformen och kan se noter, anmäla sig till repetitioner och delta i kommunikationen. Passiva medlemmar listas endast i medlemsregistret och betalar en anpassad avgift. Denna flexibilitet låter dig representera olika medlemskapsmodeller samtidigt som du håller den administrativa insatsen låg.

SEPA-autogiro för medlemsavgifter

Den nya SEPA-autogirofunktionen i Chorilo gör inkassering av medlemsavgifter enkelt. Istället för att manuellt skapa autogirofiler och samla in bankuppgifter kan du generera en standardiserad SEPA XML-fil med några klick. Denna fil uppfyller den officiella Pain.008-standarden och accepteras av alla europeiska banker.

Processen är enkel: Först lagrar du din förenings bankuppgifter i ensembleinställningarna. Detta inkluderar IBAN, valfritt BIC, och SEPA-borgenärs-ID, som du får från Deutsche Bundesbank. Dessa uppgifter behöver bara anges en gång och är sedan tillgängliga för alla framtida autogiro.

För dina medlemmar kan du individuellt ange om de vill delta i autogiroproceduren. Det finns en dedikerad kryssruta "SEPA-autogiro för medlemsavgifter" i medlemshanteringen. Om en medlem godkänner detta alternativ lagrar du dessutom IBAN och valfritt BIC. Chorilo lagrar denna information säkert och använder den endast för att skapa autogirofiler.

Flexibel avgiftsstruktur

En särskild fördel med Chorilo-lösningen är möjligheten att sätta olika avgifter för aktiva och passiva medlemmar. När du skapar ett SEPA-autogiro kan du ange två olika belopp: ett för aktiva medlemmar och ett för passiva medlemmar. Systemet beaktar automatiskt varje medlems status och debiterar motsvarande belopp.

Denna flexibilitet är särskilt praktisk när du vill ta ut en årsavgift, till exempel. Aktiva medlemmar kanske betalar 120 euro per år, medan passiva stödmedlemmar bara bidrar med 60 euro. Du behöver inte skapa separata autogirofiler eller sortera manuellt – Chorilo gör detta arbete åt dig.

Om du inte vill ta ut en avgift för en specifik medlemsgrupp kan du helt enkelt sätta motsvarande belopp till noll. Till exempel, om du bara vill ta ut avgifter från aktiva medlemmar, sätt beloppet för passiva medlemmar till 0 euro. Dessa medlemmar kommer då automatiskt att uteslutas från autogiro.

Enkel hantering i daglig användning

Skapandet av ett SEPA-autogiro görs direkt från kassaboken. I inställningsmenyn hittar du alternativet "SEPA-autogiro medlemsavgifter". Att klicka på det öppnar ett tydligt formulär där du kan göra alla nödvändiga inmatningar.

Du anger en titel för autogiro, till exempel "Medlemsavgift 2025". Denna titel kommer senare att visas på dina medlemmars kontoutdrag, kompletterad med din körs namn. Detta gör det tydligt för alla inblandade vad beloppet debiterades för. Dessutom anger du beloppen för aktiva och passiva medlemmar samt önskat inkasseringsdatum.

Så snart du klickar på "Generera SEPA-fil" genererar Chorilo en XML-fil i standardiserat SEPA-format. Denna fil innehåller all nödvändig information: din förenings bankuppgifter, uppgifterna för alla deltagande medlemmar, respektive belopp och mandatreferenser. Filen laddas ner automatiskt och kan laddas upp direkt till din internetbank.

Säkerhet och dataskydd

Vid hantering av bankuppgifter är säkerhet av högsta prioritet. Chorilo lagrar all känslig information krypterad och använder den uteslutande för att skapa SEPA-autogiro. De genererade XML-filerna lagras inte på servrarna utan överförs direkt till din webbläsare. På så sätt har endast du som föreningens ansvariga person tillgång till de fullständiga autogirouppgifterna.

SEPA-borgenärs-ID och mandatreferenser genereras automatiskt och uppfyller kraven från Deutsche Bundesbank. Varje medlem får en unik mandatreferens som består av ensemble-ID, medlems-ID och aktuellt år. Detta system säkerställer att alla autogiro kan tilldelas tydligt.

Tidsbesparing för föreningsarbetet

Manuellt skapande av SEPA-autogiro kan ta flera timmar, särskilt med större körer med många medlemmar. Man måste samla in bankuppgifter, underhålla Excel-listor, beakta olika avgiftsbelopp och till slut skapa en felfri XML-fil. Med Chorilo reduceras denna insats till några minuter.

Den vunna tiden kan du investera i det faktiska föreningsarbetet: i repetitionsplanering, organisation av konserter eller helt enkelt i mer tid för musiken. Samtidigt minimerar du felrisken eftersom all data underhålls centralt och automatiskt överförs till autogirofilen.

Särskilt praktisk är integrationen i det befintliga Chorilo-systemet. Du behöver inte underhålla data dubbelt eller växla mellan olika program. All information om dina medlemmar, deras status och bankuppgifter finns tillgänglig på ett ställe och kan användas för avgiftsinkassering med några klick.

Transparens för medlemmar

SEPA-autogirofunktionen medför också fördelar för dina medlemmar. De behöver inte längre komma ihåg att överföra avgifter och kan vara säkra på att deras betalningar sker i tid. Användningsändamålet på kontoutdraget är tydligt formulerat och visar både betalningens syfte och körens namn.

Mandatreferensen och mandatdatumet genereras automatiskt från de uppgifter som lagras i Chorilo. Som mandatdatum används medlemmens inträdessdatum, vilket möjliggör en ren dokumentation. Om en medlem har frågor om ett autogiro kan du snabbt slå upp all relevant information i Chorilo.

Slutsats

SEPA-autogirofunktionen i Chorilo är ytterligare en byggsten för modern och effektiv föreningshantering. Den förenklar inkassering av medlemsavgifter avsevärt, sparar tid och minskar felkällor. Distinktionen mellan aktiva och passiva medlemmar med individuella avgiftsbelopp gör systemet flexibelt och anpassningsbart till olika föreningsstrukturer.

Genom integrationen i kassaboken och medlemshanteringen skapas ett sömlöst arbetsflöde som inte kräver ytterligare verktyg eller manuellt dataunderhåll. Efterlevnaden av den officiella SEPA-standarden garanterar kompatibilitet med alla banker och säkerställer juridiskt säkra autogiroprocedurer.

Om du redan använder Chorilo, prova den nya funktionen och upplev själv hur mycket tid du kan spara på avgiftshantering. Om du inte känner till Chorilo ännu är nu ett bra tillfälle att lära känna plattformen och upptäcka hur den kan underlätta ditt föreningsarbete.