Collecter les cotisations par prélèvement SEPA

La gestion des cotisations est l'une des tâches les plus chronophages dans le travail associatif. Surtout le suivi manuel des paiements et la création de fichiers de prélèvement coûtent un temps précieux qui pourrait être mieux investi dans le travail musical. Avec la nouvelle fonction de prélèvement SEPA dans Chorilo, ce processus est considérablement simplifié.

Distinguer les membres actifs et passifs

Tous les membres du chœur ne sont pas également actifs. Certains chantent régulièrement aux répétitions et concerts, tandis que d'autres veulent soutenir le chœur en tant que membres passifs. Cette distinction n'est pas seulement importante sur le plan organisationnel mais a aussi des implications financières. Les membres passifs paient souvent une cotisation réduite car ils ne participent pas à toutes les activités et n'ont pas besoin d'accès à la plateforme Chorilo, par exemple.

Dans Chorilo, vous pouvez spécifier pour chaque membre s'il est actif ou passif. Les membres actifs reçoivent un accès complet à la plateforme et peuvent consulter les partitions, s'inscrire aux répétitions et participer à la communication. Les membres passifs sont uniquement listés dans le répertoire des membres et paient une cotisation ajustée. Cette flexibilité vous permet de représenter différents modèles d'adhésion tout en maintenant l'effort administratif au minimum.

Prélèvement SEPA pour les cotisations

La nouvelle fonction de prélèvement SEPA dans Chorilo rend la collecte des cotisations un jeu d'enfant. Au lieu de créer manuellement des fichiers de prélèvement et de rassembler les coordonnées bancaires, vous pouvez générer un fichier XML SEPA standardisé en quelques clics. Ce fichier est conforme à la norme officielle Pain.008 et est accepté par toutes les banques européennes.

Le processus est simple : Tout d'abord, vous enregistrez les coordonnées bancaires de votre association dans les paramètres de l'ensemble. Cela comprend l'IBAN, éventuellement le BIC, et l'identifiant créancier SEPA, que vous obtenez de la Bundesbank allemande. Ces données ne doivent être saisies qu'une seule fois et sont ensuite disponibles pour tous les prélèvements futurs.

Pour vos membres, vous pouvez spécifier individuellement s'ils souhaitent participer à la procédure de prélèvement. Il y a une case à cocher dédiée "Prélèvement SEPA pour les cotisations" dans la gestion des membres. Si un membre accepte cette option, vous enregistrez en plus l'IBAN et éventuellement le BIC. Chorilo stocke ces informations de manière sécurisée et les utilise uniquement pour créer des fichiers de prélèvement.

Structure de cotisation flexible

Un avantage particulier de la solution Chorilo est la possibilité de définir des cotisations différentes pour les membres actifs et passifs. Lorsque vous créez un prélèvement SEPA, vous pouvez spécifier deux montants différents : un pour les membres actifs et un pour les membres passifs. Le système prend automatiquement en compte le statut de chaque membre et prélève le montant correspondant.

Cette flexibilité est particulièrement pratique lorsque vous souhaitez collecter une cotisation annuelle, par exemple. Les membres actifs pourraient payer 120 euros par an, tandis que les membres de soutien passifs ne contribuent que 60 euros. Vous n'avez pas besoin de créer des fichiers de prélèvement séparés ni de trier manuellement – Chorilo fait ce travail pour vous.

Si vous ne souhaitez pas collecter de cotisation pour un groupe de membres spécifique, vous pouvez simplement mettre le montant correspondant à zéro. Par exemple, si vous ne souhaitez collecter des cotisations que des membres actifs, mettez le montant pour les membres passifs à 0 euros. Ces membres seront alors automatiquement exclus du prélèvement.

Manipulation facile au quotidien

La création d'un prélèvement SEPA se fait directement depuis le livre de caisse. Dans le menu déroulant des paramètres, vous trouverez l'option "Prélèvement SEPA Cotisations". En cliquant dessus, un formulaire clair s'ouvre où vous pouvez faire toutes les entrées nécessaires.

Vous entrez un titre pour le prélèvement, par exemple "Cotisation 2025". Ce titre apparaîtra plus tard sur les relevés bancaires de vos membres, complété par le nom de votre chœur. Cela rend clair pour tous les concernés pour quoi le montant a été prélevé. De plus, vous définissez les montants pour les membres actifs et passifs ainsi que la date de prélèvement souhaitée.

Dès que vous cliquez sur "Générer fichier SEPA", Chorilo génère un fichier XML au format SEPA standardisé. Ce fichier contient toutes les informations nécessaires : les coordonnées bancaires de votre association, les données de tous les membres participants, les montants respectifs et les références de mandat. Le fichier est automatiquement téléchargé et peut être directement uploadé dans votre banque en ligne.

Sécurité et protection des données

Lors du traitement des données bancaires, la sécurité est primordiale. Chorilo stocke toutes les informations sensibles de manière cryptée et les utilise exclusivement pour créer des prélèvements SEPA. Les fichiers XML générés ne sont pas stockés sur les serveurs mais transmis directement à votre navigateur. Ainsi, seul vous en tant que responsable de l'association avez accès aux données complètes de prélèvement.

L'identifiant créancier SEPA et les références de mandat sont générés automatiquement et sont conformes aux exigences de la Bundesbank allemande. Chaque membre reçoit une référence de mandat unique composée de l'ID de l'ensemble, de l'ID du membre et de l'année en cours. Ce système garantit que tous les prélèvements peuvent être clairement attribués.

Gain de temps pour le travail associatif

La création manuelle de prélèvements SEPA peut prendre plusieurs heures, surtout pour les chœurs plus grands avec de nombreux membres. Il faut rassembler les coordonnées bancaires, maintenir des listes Excel, prendre en compte différents montants de cotisation et finalement créer un fichier XML sans erreur. Avec Chorilo, cet effort est réduit à quelques minutes.

Le temps gagné peut être investi dans le travail associatif réel : dans la planification des répétitions, l'organisation de concerts ou simplement plus de temps pour la musique. En même temps, vous minimisez le risque d'erreurs car toutes les données sont maintenues de manière centralisée et automatiquement transférées dans le fichier de prélèvement.

Particulièrement pratique est l'intégration dans le système Chorilo existant. Vous n'avez pas besoin de maintenir des données en double ni de basculer entre différents programmes. Toutes les informations sur vos membres, leur statut et leurs coordonnées bancaires sont disponibles en un seul endroit et peuvent être utilisées pour la collecte des cotisations en quelques clics.

Transparence pour les membres

La fonction de prélèvement SEPA apporte également des avantages pour vos membres. Ils n'ont plus besoin de se souvenir de transférer les cotisations et peuvent être sûrs que leurs paiements sont effectués à temps. L'objet du paiement sur le relevé bancaire est clairement formulé et indique à la fois le but du paiement et le nom du chœur.

La référence de mandat et la date de mandat sont automatiquement générées à partir des données stockées dans Chorilo. La date d'adhésion du membre est utilisée comme date de mandat, ce qui permet une documentation propre. Si un membre a des questions sur un prélèvement, vous pouvez rapidement consulter toutes les informations pertinentes dans Chorilo.

Conclusion

La fonction de prélèvement SEPA dans Chorilo est un autre élément constitutif d'une gestion associative moderne et efficace. Elle simplifie considérablement la collecte des cotisations, fait gagner du temps et réduit les sources d'erreur. La distinction entre membres actifs et passifs avec des montants de cotisation individuels rend le système flexible et adaptable à différentes structures associatives.

Grâce à l'intégration dans le livre de caisse et la gestion des membres, un flux de travail transparent est créé qui ne nécessite pas d'outils supplémentaires ni de maintenance manuelle des données. Le respect de la norme SEPA officielle garantit la compatibilité avec toutes les banques et assure des procédures de prélèvement juridiquement sûres.

Si vous utilisez déjà Chorilo, essayez la nouvelle fonctionnalité et découvrez par vous-même combien de temps vous pouvez économiser dans la gestion des cotisations. Si vous ne connaissez pas encore Chorilo, c'est le bon moment pour découvrir la plateforme et voir comment elle peut faciliter votre travail associatif.