Ställa in körrepetitionen: markera evenemanget som ”Inställt” i stället för att radera det

Körledaren ligger i sängen med feber, replokalen är dubbelbokad, eller föreningens sommarfest regnar bort. Förr eller senare måste varje kör ställa in en repetition. Frågan är bara hur. Vill du ställa in en körrepetition i Chorilo raderar du inte evenemanget, utan markerar det som ”Inställt”. Evenemanget syns kvar, alla medlemmar får veta det, och inget av det som redan hör till det går förlorat. För evenemang som ännu inte är bekräftade finns dessutom markeringen ”Preliminärt”.

Varför det är fel att radera en repetition som ställs in

Ett raderat evenemang är helt enkelt borta. Med det försvinner alla svar, kommentarer, uppgifter och bifogade filer, och det för gott. För medlemmarna är det förvirrande: i går stod repetitionen i kalendern, i dag är den borta utan förklaring. Den som inte märkt att den strukits kan i värsta fall stå framför en låst dörr.

En inställd repetition är däremot information som alla ska se. Därför står ett inställt evenemang i Chorilo kvar överallt där det stod tidigare: i evenemangslistan, i kalendern och på startsidan. Det är överstruket och märkt ”Inställt”. På detaljsidan förklarar ett meddelande högst upp varför det inte blir av, om du har angett ett skäl. Svar, kommentarer, uppgifter och filer finns kvar i sin helhet.

Så ställer du in en körrepetition

Öppna evenemanget och välj ”Ställ in evenemang” i menyn ”···”. Det fungerar likadant i webbläsaren som i appen. Chorilo frågar sedan efter ett skäl, till exempel ”Körledaren är sjuk” eller ”Replokalen är inte tillgänglig”. Skälet är frivilligt, men hjälper alla att förstå varför. När du bekräftar är evenemanget inställt.

Ingår repetitionen i en serie bestämmer du vad inställningen gäller: bara detta evenemang, detta och alla kommande, eller alla evenemang i serien. Så kan du till exempel ställa in alla repetitioner under sommarlovet i ett enda steg.

Vem får veta att repetitionen är inställd?

Alla som får se evenemanget får ett e-postmeddelande och en push-avisering, var och en enligt sina egna aviseringsinställningar. Inbjudna gäster med Chorilo-konto får också besked. Har du angett ett skäl står det direkt i meddelandet. Inget extra massutskick behövs, och ingen behöver fråga runt vad som har hänt.

Ställer du in flera evenemang i en serie på en gång skickas bara ett enda meddelande, med alla berörda datum uppräknade. Tio mejl för tio lovrepetitioner skulle irritera mer än informera. För evenemang som redan har passerat skickas inget meddelande alls. Den som städar i efterhand och markerar en repetition som faktiskt inte blev av som ”Inställt” stör alltså ingen.

Vad som händer med ett inställt evenemang

Så snart ett evenemang är inställt låses svaren. Svar som redan har lämnats sparas, men nya går inte längre att lämna. Inga fler påminnelser skickas för evenemanget, inte heller till dem som ännu inte hade svarat.

Evenemanget försvinner från den personliga kalenderprenumerationen så att det inte längre ligger kvar i medlemmarnas mobilkalender. Det räknas inte med i närvarostatistiken eller i närvaroexporten. Det är viktigt, för när en repetition ställs in har ingen varit frånvarande. Den som använder närvaron för utmärkelser eller föreningens årsberättelse får på så sätt ärliga siffror. Och för en inställd konsert skapas ingen GEMA Setlista.

Ställa in en konsert: vad publik och biljettköpare ser

Vid konserter handlar det inte bara om de egna medlemmarna. Står evenemanget på körens offentliga webbplats ligger det kvar där med markeringen ”Inställt”, utan knapp för att köpa biljetter. Konsertbesökare som kollar vet direkt vad som gäller. Evenemanget står också kvar i webbplatsens offentliga kalenderprenumeration, med ”[Inställt]” i titeln.

Finns det biljetter till konserten, sålda eller utdelade gratis, går evenemanget att ställa in först när de biljetterna har avbokats. Det gör du i evenemangets flik ”Biljetter”. Ordningen är avsiktlig: ingen ska bli sittande med en betald biljett till en konsert som inte blir av och förgäves vänta på sina pengar.

Ångra inställningen

Ibland klarnar läget snabbare än väntat: körledaren är frisk igen, lokalen är ledig ändå. Öppna då evenemanget och välj ”Ångra inställning”. Evenemanget blir av igen, det går att svara igen, och medlemmarna får ett meddelande. Eftersom inget raderades när du ställde in finns allt kvar: de tidigare svaren, kommentarerna, uppgifterna och filerna.

Preliminära evenemang: planera innan allt är klart

Alla evenemang är inte säkra när du lägger in dem. Extrarepetitionen före konserten beror på om tillräckligt många sångare kan. Framträdandet på stadsfesten väntar fortfarande på arrangörens besked. I sådana fall kryssar du i ”Preliminärt” när du skapar eller redigerar evenemanget.

Medlemmarna ser markeringen och vet att evenemanget ännu inte är säkert. Ändå kan de svara ja, nej eller kanske. Just där ligger nyttan: du ser tidigt vem som skulle ha tid och kan fatta beslut utifrån det. Ett meddelande till alla skickas bara om du kryssar i ”Skicka avisering till alla medlemmar”.

När evenemanget är bekräftat tar du bort krysset igen. Skickar du samtidigt ett ändringsmeddelande ser medlemmarna ”Preliminärt → Blir av” i det. I den personliga kalenderprenumerationen har ett preliminärt evenemang ”[Preliminärt]” i titeln, så att det även i mobilkalendern syns att det inte är säkert än. Och blir evenemanget till slut ändå inte av ställer du helt enkelt in det.

Vem får ställa in evenemang?

Ställa in, ångra en inställning och markera evenemang som preliminära får alla som får redigera evenemang. Som standard är det administratörer och moderatorer. Någon särskild inställning för kören behövs inte: funktionen finns där när du behöver den, och körer som inte använder den märker ingenting. Ett evenemang som blir av som vanligt får fortfarande ingen markering.

Steg-för-steg-instruktionen hittar du i hjälpen om att ställa in evenemang. Nästa gång du måste ställa in en körrepetition räcker det med ett klick i menyn och en kort mening om skälet. Dina medlemmar får veta det direkt, och evenemanget står kvar där alla letar efter det.