Annullare la prova del coro: segnare l'evento come «Annullato» invece di eliminarlo

La direttrice del coro è a letto con la febbre, la sala prove è prenotata due volte o la festa estiva dell'associazione salta per la pioggia. Prima o poi ogni coro deve annullare una prova. La domanda è solo come. Se in Chorilo vuole annullare una prova del coro, non elimina l'evento, ma lo segna come «Annullato». L'evento resta visibile, tutti i membri vengono informati e nulla di ciò che vi è già collegato va perso. Per gli eventi non ancora confermati esiste inoltre l'indicazione «Da confermare».

Perché eliminare è il modo sbagliato di annullare una prova

Un evento eliminato semplicemente non c'è più. Con lui spariscono tutte le risposte, i commenti, le attività e i file allegati, e per sempre. Per i membri è disorientante: ieri la prova era ancora nel calendario, oggi manca senza spiegazione. Chi non si è accorto che è stata cancellata rischia di trovarsi davanti a una porta chiusa.

Un annullamento, invece, è un'informazione che tutti devono vedere. Per questo in Chorilo un evento annullato rimane ovunque si trovasse prima: nell'elenco degli eventi, nel calendario e nella pagina iniziale. È barrato e segnato come «Annullato». Nella pagina di dettaglio, un avviso in alto spiega perché non si svolge, se ha indicato un motivo. Risposte, commenti, attività e file restano conservati per intero.

Come annullare una prova del coro

Apra l'evento e scelga «Annulla evento» nel menu «···». Funziona allo stesso modo nel browser e nell'app. Chorilo le chiede poi un motivo, per esempio «La direttrice è malata» o «Sala prove non disponibile». Il motivo è facoltativo, ma aiuta tutti a capire l'annullamento. Dopo la conferma, l'evento è annullato.

Se la prova fa parte di una serie, stabilisce lei a cosa si applica l'annullamento: solo a questo evento, a questo e a tutti i successivi, oppure a tutti gli eventi della serie. Così può, per esempio, annullare in un unico passaggio tutte le prove delle vacanze estive.

Chi viene a sapere dell'annullamento?

Tutte le persone che possono vedere l'evento ricevono un'e-mail e una notifica push, ciascuna secondo le proprie impostazioni di notifica. Anche gli ospiti invitati con un account Chorilo vengono informati. Se ha indicato un motivo, compare direttamente nel messaggio. Non serve un'e-mail collettiva in più, e nessuno deve chiedere in giro cosa sia successo.

Se annulla più eventi di una serie in una volta, viene inviato un solo messaggio con l'elenco di tutte le date interessate. Dieci e-mail per dieci prove delle vacanze darebbero fastidio più che informare. Per gli eventi già passati non viene inviato alcun messaggio. Chi mette ordine a posteriori e segna come «Annullato» una prova che davvero non si è tenuta non disturba nessuno.

Cosa succede a un evento annullato

Non appena un evento è annullato, le risposte vengono bloccate. Quelle già date restano salvate, ma non se ne possono aggiungere di nuove. Non partono più promemoria per l'evento, nemmeno a chi non aveva ancora risposto.

L'evento scompare dall'abbonamento al calendario personale, così non resta più nel calendario del telefono dei membri. Non viene conteggiato nelle statistiche di presenza né nell'esportazione delle presenze. È importante, perché quando una prova è annullata nessuno è stato assente. Chi usa le presenze per riconoscimenti o per la relazione annuale dell'associazione ottiene così numeri onesti. E per un concerto annullato non viene creata alcuna Setlist SIAE.

Annullare un concerto: cosa vedono il pubblico e chi ha acquistato i biglietti

Nei concerti non si tratta solo dei propri membri. Se l'evento compare sul sito web pubblico del suo coro, vi rimane con l'indicazione «Annullato», senza pulsante per acquistare i biglietti. Chi controlla come spettatore lo sa subito. L'evento resta anche nell'abbonamento al calendario pubblico del sito, con «[Annullato]» nel titolo.

Se per il concerto esistono biglietti, venduti o distribuiti gratuitamente, l'evento può essere annullato solo dopo che questi biglietti sono stati annullati. Lo fa nella scheda «Biglietti» dell'evento. L'ordine è voluto: nessuno deve restare con un biglietto pagato per un concerto che non si tiene, aspettando invano il rimborso.

Ripristinare l'evento

A volte la situazione si chiarisce prima del previsto: la direttrice è guarita, la sala è libera dopo tutto. Allora apra l'evento e scelga «Ripristina evento». L'evento si svolge di nuovo, si può rispondere di nuovo e i membri ricevono un messaggio. Poiché annullando non è stato eliminato nulla, tutto è di nuovo lì: le risposte precedenti, i commenti, le attività e i file.

Eventi da confermare: pianificare prima che tutto sia deciso

Non tutti gli eventi sono certi quando li inserisce. La prova aggiuntiva prima del concerto dipende dal fatto che possano venire abbastanza coristi. L'esibizione alla festa cittadina attende ancora la conferma dell'organizzatore. In questi casi, spunti la casella «Da confermare» quando crea o modifica l'evento.

I membri vedono l'indicazione e sanno che l'evento non è ancora sicuro. Possono comunque rispondere sì, no o forse. Proprio qui sta l'utilità: vede presto chi sarebbe disponibile e può decidere su questa base. Un messaggio a tutti parte solo se spunta «Invia notifica a tutti i membri».

Quando l'evento è confermato, tolga di nuovo la spunta. Se nello stesso momento invia una notifica di modifica, i membri vi leggono «Da confermare → Confermato». Nell'abbonamento al calendario personale, un evento da confermare porta «[Da confermare]» nel titolo, così anche nel calendario del telefono è chiaro che non è ancora sicuro. E se alla fine l'evento non si fa, basta annullarlo.

Chi può annullare gli eventi?

Annullare, ripristinare un evento annullato e segnare eventi come da confermare può farlo chiunque abbia il permesso di modificare gli eventi. Per impostazione predefinita sono gli amministratori e i moderatori. Non serve alcuna impostazione particolare del coro: la funzione c'è quando le serve, e i cori che non la usano non notano nulla. Un evento che si svolge normalmente continua a non avere alcuna indicazione.

Le istruzioni passo passo si trovano nella guida all'annullamento degli eventi. La prossima volta che dovrà annullare una prova del coro, basteranno un clic nel menu e una breve frase sul motivo. I suoi membri lo sapranno subito, e l'evento resta dove tutti lo cercano.