Koro provasını iptal etmek: Etkinliği silmek yerine “İptal edildi” olarak işaretleyin

Şefimiz ateşler içinde yatıyor, prova salonu iki kez rezerve edilmiş ya da derneğin yaz şenliği yağmur yüzünden suya düşüyor. Er ya da geç her koro bir provayı iptal etmek zorunda kalır. Soru yalnızca nasıl olacağıdır. Chorilo'da bir koro provasını iptal etmek istediğinizde etkinliği silmezsiniz, “İptal edildi” olarak işaretlersiniz. Etkinlik görünür kalır, tüm üyeler durumu öğrenir ve etkinliğe bağlı olan hiçbir şey kaybolmaz. Henüz kesinleşmemiş etkinlikler için ayrıca “Kesinleşmedi” işareti vardır.

Bir provayı iptal etmek için silmek neden yanlış yoldur?

Silinen bir etkinlik tamamen ortadan kalkar. Onunla birlikte tüm yanıtlar, yorumlar, görevler ve ekli dosyalar da kalıcı olarak kaybolur. Üyeler için bu kafa karıştırıcıdır: Dün prova takvimdeydi, bugün açıklama olmadan yok. Silindiğini fark etmeyen biri en kötü durumda kilitli bir kapının önünde kalır.

İptal ise herkesin görmesi gereken bir bilgidir. Bu yüzden Chorilo'da iptal edilen bir etkinlik daha önce bulunduğu her yerde kalır: etkinlik listesinde, takvimde ve ana sayfada. Üstü çizilir ve “İptal edildi” olarak işaretlenir. Bir neden belirttiyseniz, ayrıntı sayfasının en üstündeki bir bildirim etkinliğin neden yapılmayacağını açıklar. Yanıtlar, yorumlar, görevler ve dosyalar eksiksiz korunur.

Bir koro provasını nasıl iptal edersiniz?

Etkinliği açın ve “···” menüsünden “Etkinliği iptal et” seçeneğini seçin. Bu, tarayıcıda da uygulamada da aynı şekilde çalışır. Chorilo ardından bir neden sorar, örneğin “Şef hasta” veya “Prova salonu kullanılamıyor”. Neden belirtmek isteğe bağlıdır, ancak herkesin iptali anlamasına yardımcı olur. Onayladıktan sonra etkinlik iptal edilmiş olur.

Prova bir serinin parçasıysa, iptalin neyi kapsayacağını siz belirlersiniz: yalnızca bu etkinlik, bu ve gelecekteki tüm etkinlikler ya da serideki tüm etkinlikler. Böylece örneğin yaz tatilindeki tüm provaları tek adımda iptal edebilirsiniz.

İptalden kimler haberdar olur?

Etkinliği görme izni olan herkes, kendi bildirim ayarlarına göre bir e-posta ve bir anlık bildirim alır. Chorilo hesabı olan davetli misafirler de bilgilendirilir. Bir neden belirttiyseniz, doğrudan mesajda yer alır. Ek bir toplu e-posta göndermenize gerek kalmaz ve kimsenin ne olduğunu sorup soruşturması gerekmez.

Bir serinin birden fazla etkinliğini aynı anda iptal ederseniz, etkilenen tüm tarihlerin listelendiği tek bir mesaj gönderilir. On tatil provası için on e-posta, bilgilendirmekten çok rahatsız ederdi. Geçmişte kalmış etkinlikler için hiç mesaj gönderilmez. Sonradan düzenleme yapıp gerçekten yapılmamış bir provayı “İptal edildi” olarak işaretleyen kimse kimseyi rahatsız etmez.

İptal edilen bir etkinliğe ne olur?

Bir etkinlik iptal edildiği anda yanıtlar kilitlenir. Daha önce verilmiş yanıtlar kayıtlı kalır, ancak yeni yanıt verilemez. Etkinlik için artık hatırlatma gönderilmez, henüz yanıt vermemiş olanlara da.

Etkinlik, üyelerin telefon takviminde kalmaması için kişisel takvim aboneliğinden kaldırılır. Katılım istatistiklerinde ve katılım dışa aktarımında sayılmaz. Bu önemlidir, çünkü bir prova iptal edildiğinde kimse devamsızlık yapmamıştır. Katılımı ödüller veya derneğin yıllık raporu için değerlendirenler böylece dürüst rakamlar elde eder. Ayrıca iptal edilen bir konser için GEMA setlist oluşturulmaz.

Konseri iptal etmek: Ziyaretçiler ve bilet alıcıları ne görür?

Konserlerde mesele yalnızca kendi üyeleriniz değildir. Etkinlik korunuzun herkese açık web sitesinde yer alıyorsa, orada “İptal edildi” işaretiyle ve bilet satın alma düğmesi olmadan kalır. Siteye bakan konser ziyaretçileri durumu hemen öğrenir. Etkinlik ayrıca web sitesinin herkese açık takvim aboneliğinde de başlığında “[İptal edildi]” ile kalır.

Konser için satılmış ya da ücretsiz dağıtılmış biletler varsa, etkinlik ancak bu biletler iptal edildikten sonra iptal edilebilir. Bunu etkinliğin “Biletler” sekmesinde yaparsınız. Bu sıralama bilinçlidir: Kimse yapılmayacak bir konser için ödenmiş bir biletle kalmamalı ve parasını boşuna beklememelidir.

İptali geri almak

Bazen durum beklenenden hızlı netleşir: Şef yeniden sağlığına kavuşmuştur, salon da boş çıkmıştır. Bu durumda etkinliği açın ve “İptali geri al” seçeneğini seçin. Etkinlik yeniden gerçekleşecektir, yanıt vermek yeniden mümkündür ve üyeler bir mesaj alır. İptal sırasında hiçbir şey silinmediği için her şey yerindedir: önceki yanıtlar, yorumlar, görevler ve dosyalar.

Kesinleşmemiş etkinlikler: Her şey netleşmeden planlamak

Her etkinlik, onu girdiğiniz anda kesin değildir. Konser öncesi ek prova, yeterli sayıda koristin gelip gelemeyeceğine bağlıdır. Şehir festivalindeki sahne alma hâlâ organizatörün onayını beklemektedir. Bu gibi durumlarda etkinliği oluştururken veya düzenlerken “Kesinleşmedi” kutusunu işaretlersiniz.

Üyeler işareti görür ve etkinliğin henüz kesin olmadığını bilir. Yine de evet, hayır veya belki diye yanıt verebilirler. Asıl fayda da buradadır: Kimin zamanı olacağını erkenden görür ve kararınızı buna göre verebilirsiniz. Herkese bir mesaj yalnızca “Tüm üyelere bildirim gönder” seçeneğini işaretlerseniz gider.

Etkinlik kesinleştiğinde işareti yeniden kaldırırsınız. Bu sırada bir değişiklik bildirimi gönderirseniz, üyeler bildirimde “Kesinleşmedi → Gerçekleşecek” ifadesini görür. Kişisel takvim aboneliğinde kesinleşmemiş bir etkinliğin başlığında “[Kesinleşmedi]” yer alır; böylece telefon takviminde de henüz kesin olmadığı anlaşılır. Etkinlik sonunda yine de gerçekleşmezse, onu basitçe iptal edersiniz.

Etkinlikleri kimler iptal edebilir?

Etkinlikleri düzenleme izni olan herkes etkinlikleri iptal edebilir, iptali geri alabilir ve etkinlikleri kesinleşmedi olarak işaretleyebilir. Varsayılan olarak bunlar yöneticiler ve moderatörlerdir. Bunun için koroda ayrı bir ayar gerekmez: İşlev ihtiyacınız olduğunda oradadır ve onu kullanmayan korolar hiçbir şey fark etmez. Normal şekilde gerçekleşen bir etkinlik eskisi gibi hiçbir işaret taşımaz.

Adım adım açıklamayı etkinlik iptaline ilişkin yardım sayfasında bulabilirsiniz. Bir dahaki sefere bir koro provasını iptal etmeniz gerektiğinde menüde bir tıklama ve neden hakkında kısa bir cümle yeterlidir. Üyeleriniz bunu hemen öğrenir, etkinlik de herkesin onu aradığı yerde kalır.