Anpassade fält och filer: Flexibel medlemshantering för varje organisation

Varje kör är unik. Medan grundläggande information som namn, stämma och kontaktuppgifter är desamma för alla ensembler, finns det otaliga individuella krav utöver det. En organisation behöver veta vem som äger sitt eget instrument. En annan behöver information om allergier för catering under konsertresor. Andra vill registrera t-shirtstorlekar för klubbkläder eller dokumentera vem som har nyckel till repetitionslokalen. Hittills har sådan information behövt underhållas i externa listor, vilket ledde till datasilos och extra arbete. Med de nya funktionerna för anpassade fält och medlemsfiler tillhör det förflutna.

Anpassade fält: Fånga data som verkligen betyder något

Den nya funktionen för anpassade fält gör det möjligt att fånga vilken ytterligare information som helst om medlemmar. Olika fälttyper finns tillgängliga för att täcka olika krav. Textfält är lämpliga för fritext som speciella färdigheter eller anteckningar. Nummerfält är idealiska för numeriska värden som skostorlekar eller medlemsnummer. Urvalsfält med fördefinierade alternativ säkerställer konsekvent data, som för t-shirtstorlekar eller kostpreferenser. Ja/Nej-fält besvarar enkla frågor som "Har nyckel" eller "Äger ett notställ". Datumfält fångar tidsrelaterad information som datumet för senaste första hjälpen-utbildningen.

Inställning av anpassade fält görs i ensembleinställningarna. Där kan administratörer och redaktörer skapa nya fält, namnge dem och välja lämplig fälttyp. För urvalsfält definieras de tillgängliga alternativen. Varje fält kan markeras som obligatoriskt, så att informationen måste fångas för varje medlem. Ordningen på fälten kan justeras via dra-och-släpp för att uppnå en logisk gruppering.

När de väl skapats visas anpassade fält automatiskt i medlemsprofiler. När nya medlemmar läggs till eller befintliga profiler redigeras kan värden anges. Data lagras centralt i Chorilo och är synliga för alla behöriga användare. Detta eliminerar behovet av att underhålla separata listor eller hantera information i olika system.

Praktiska tillämpningsexempel för anpassade fält

De möjliga användningsområdena är mångsidiga och beror på organisationens individuella behov. En kyrkkör kan registrera vilka medlemmar som är utbildade som lektorer eller kommunionhjälpare. En konsertkör kan dokumentera vem som har erfarenhet av vissa musikstilar eller vilka främmande språk som talas. En ungdomskör kan fånga skola och klassnivå för medlemmar för samordning med skolevenemang.

Anpassade fält är särskilt värdefulla för organisatorisk information. Vem har körkort och kan bilda bilpooler? Vem är villig att hjälpa till vid dryckesstånd under evenemang? Vilka medlemmar har första hjälpen-utbildning? Sådan information är ovärderlig vid planering av konsertresor och evenemang och behöver inte längre mödosamt samlas in.

Anpassade fält är också användbara för föreningshantering i snävare bemärkelse. Medlemsnumret, datumet för anslutning till organisationen, hedersmedlemsstatus eller medlemskap i vissa arbetsgrupper kan dokumenteras på detta sätt. För organisationer med reducerade avgifter kan det registreras vem som betalar en reducerad avgift och av vilken anledning.

Medlemsfiler: Lagra dokument centralt och säkert

Förutom strukturerad data i anpassade fält finns det ofta dokument som tillhör enskilda medlemmar. Dessa kan vara kontrakt, som samtyckeformulär för användning av foton eller integritetspolicyer. För organisationer som arbetar med barn och ungdomar krävs utökade bakgrundskontroller, som måste lagras säkert. Intyg om genomförda utbildningar, certifieringar eller andra bevis hör också till de dokument som bör tilldelas en medlem.

Med den nya funktionen för medlemsfiler kan sådana dokument lagras direkt i medlemsprofilen. Uppladdning är enkel via dra-och-släpp eller genom en filvalsdialog. Vanliga format som PDF, Word-dokument och bilder stöds. Varje fil kan ges ett beskrivande namn som beskriver dess innehåll.

Lagrade filer är endast synliga för behöriga användare. Vanliga medlemmar kan inte se andra medlemmars filer, inte heller sina egna, om de inte har lämpliga behörigheter. Administratörer och redaktörer med medlemshanteringsbehörigheter har tillgång till alla filer och kan visa, ladda ner eller ta bort dem. Denna åtkomstkontroll säkerställer att känsliga dokument förblir skyddade.

Dataskydd och säkerhet

Vid lagring av personuppgifter och dokument kommer dataskydd först. All data överförs krypterat och lagras på säkra servrar i Tyskland. Anpassade fält och medlemsfiler omfattas av samma strikta dataskyddsstandarder som all annan data i Chorilo.

Det är viktigt att ansvaret för efterlevnad av dataskyddsförordningar ligger hos organisationen. Innan personuppgifter samlas in bör det kontrolleras om det finns en rättslig grund för behandlingen. Särskild försiktighet krävs för känsliga uppgifter som hälsoinformation eller bakgrundskontroller. Medlemmar bör informeras om datainsamling, och det är tillrådligt att inhämta samtycke.

Filer lagras på Amazon S3, samma säkra molnlagring som används för noter och andra filer i Chorilo. Före uppladdning skannas alla filer automatiskt efter virus för att säkerställa systemsäkerheten. Lagring är separerad per ensemble, så ingen blandning av data från olika organisationer är möjlig.

Integration i arbetsflödet

De nya funktionerna integreras sömlöst i befintlig medlemshantering. När en medlem skapas eller redigeras visas anpassade fält som ytterligare inmatningsalternativ. Medlemsfiler är tillgängliga via en dedikerad sektion i medlemsprofilen. Användningen är intuitiv och kräver ingen utbildning.

Anpassade fält beaktas också vid import av medlemmar. Om en CSV-fil innehåller kolumner som matchar namnen på anpassade fält tilldelas värdena automatiskt. Detta gör det möjligt att enkelt överföra befintlig data från andra system utan att behöva ange den manuellt.

Data från anpassade fält kan också exporteras. Vid export av medlemslistan matas alla anpassade fält ut som ytterligare kolumner. Detta gör det möjligt att bearbeta data i andra program eller använda dem för rapporter vid behov.

Slutsats: Mer flexibilitet för individuella krav

Med anpassade fält och medlemsfiler blir Chorilo ännu mer flexibelt och anpassar sig till varje organisations individuella krav. Istället för att underhålla data i externa listor eller sprida dokument i olika mappar är allt centralt tillgängligt på ett ställe. Detta sparar tid, minskar fel och säkerställer att viktig information alltid finns till hands.

Funktionerna är nu tillgängliga för alla Chorilo-användare. Inställning av anpassade fält görs i ensembleinställningarna, och filer kan laddas upp direkt i medlemsprofiler. Vi ser fram emot feedback och förslag på hur vi kan förbättra dessa funktioner ytterligare.