Aangepaste velden en bestanden: Flexibel ledenbeheer voor elke organisatie

Elk koor is uniek. Terwijl basisinformatie zoals naam, stemgroep en contactgegevens voor alle ensembles hetzelfde zijn, zijn er daarbuiten talloze individuele vereisten. De ene organisatie moet weten wie een eigen instrument bezit. De andere heeft informatie nodig over allergieën voor de catering tijdens concertreizen. Weer anderen willen t-shirtmaten vastleggen voor clubkleding of documenteren wie een sleutel van de repetitieruimte heeft. Tot nu toe moest dergelijke informatie in externe lijsten worden bijgehouden, wat leidde tot datasilo's en extra werk. Met de nieuwe functies voor aangepaste velden en ledenbestanden behoort dat tot het verleden.

Aangepaste velden: Gegevens vastleggen die er echt toe doen

De nieuwe functie voor aangepaste velden maakt het mogelijk om willekeurige aanvullende informatie over leden vast te leggen. Verschillende veldtypen zijn beschikbaar om aan verschillende vereisten te voldoen. Tekstvelden zijn geschikt voor vrije invoer zoals speciale vaardigheden of opmerkingen. Nummervelden zijn ideaal voor numerieke waarden zoals schoenmaten of lidmaatschapsnummers. Selectievelden met voorgedefinieerde opties zorgen voor consistente gegevens, zoals voor t-shirtmaten of dieetvoorkeuren. Ja/Nee-velden beantwoorden eenvoudige vragen zoals "Heeft een sleutel" of "Bezit een muziekstandaard". Datumvelden leggen tijdgerelateerde informatie vast zoals de datum van de laatste EHBO-training.

Het instellen van aangepaste velden gebeurt in de ensemble-instellingen. Daar kunnen beheerders en redacteuren nieuwe velden aanmaken, benoemen en het juiste veldtype selecteren. Voor selectievelden worden de beschikbare opties gedefinieerd. Elk veld kan als verplicht worden gemarkeerd, zodat de informatie voor elk lid moet worden vastgelegd. De volgorde van velden kan via drag-and-drop worden aangepast om een logische groepering te bereiken.

Eenmaal aangemaakt, verschijnen aangepaste velden automatisch in ledenprofielen. Bij het toevoegen van nieuwe leden of het bewerken van bestaande profielen kunnen waarden worden ingevoerd. De gegevens worden centraal in Chorilo opgeslagen en zijn zichtbaar voor alle geautoriseerde gebruikers. Dit elimineert de noodzaak om aparte lijsten bij te houden of informatie in verschillende systemen te beheren.

Praktische toepassingsvoorbeelden voor aangepaste velden

De mogelijke toepassingen zijn divers en hangen af van de individuele behoeften van de organisatie. Een kerkkoor zou kunnen vastleggen welke leden zijn opgeleid als lectoren of communiehelpers. Een concertkoor documenteert misschien wie ervaring heeft met bepaalde muziekstijlen of welke vreemde talen worden gesproken. Een jeugdkoor legt mogelijk de school en het klasniveau van leden vast voor coördinatie met schoolevenementen.

Aangepaste velden zijn bijzonder waardevol voor organisatorische informatie. Wie heeft een rijbewijs en kan carpools vormen? Wie is bereid te helpen bij de drankstand tijdens evenementen? Welke leden hebben een EHBO-opleiding? Dergelijke informatie is van onschatbare waarde bij het plannen van concertreizen en evenementen en hoeft niet meer moeizaam te worden verzameld.

Aangepaste velden zijn ook nuttig voor verenigingsbeheer in engere zin. Het lidmaatschapsnummer, de datum van toetreding tot de organisatie, de status van erelidmaatschap of het lidmaatschap van bepaalde werkgroepen kunnen op deze manier worden gedocumenteerd. Voor organisaties met gereduceerde tarieven kan worden vastgelegd wie een gereduceerde bijdrage betaalt en om welke reden.

Ledenbestanden: Documenten centraal en veilig opslaan

Naast gestructureerde gegevens in aangepaste velden zijn er vaak ook documenten die bij individuele leden horen. Dit kunnen contracten zijn, zoals toestemmingsformulieren voor het gebruik van foto's of privacyverklaringen. Voor organisaties die met kinderen en jongeren werken, zijn uitgebreide antecedentenonderzoeken vereist, die veilig moeten worden bewaard. Certificaten van voltooide trainingen, certificeringen of andere bewijzen behoren ook tot de documenten die aan een lid moeten worden toegewezen.

Met de nieuwe functie voor ledenbestanden kunnen dergelijke documenten direct in het ledenprofiel worden opgeslagen. Uploaden is eenvoudig via drag-and-drop of via een bestandsselectiedialoog. Gangbare formaten zoals PDF, Word-documenten en afbeeldingen worden ondersteund. Elk bestand kan een beschrijvende naam krijgen die de inhoud beschrijft.

Opgeslagen bestanden zijn alleen zichtbaar voor geautoriseerde gebruikers. Gewone leden kunnen de bestanden van andere leden niet zien, noch hun eigen bestanden, tenzij ze de juiste rechten hebben. Beheerders en redacteuren met rechten voor ledenbeheer hebben toegang tot alle bestanden en kunnen deze bekijken, downloaden of verwijderen. Deze toegangscontrole zorgt ervoor dat gevoelige documenten beschermd blijven.

Gegevensbescherming en beveiliging

Bij het opslaan van persoonlijke gegevens en documenten staat gegevensbescherming voorop. Alle gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen op beveiligde servers in Duitsland. Aangepaste velden en ledenbestanden zijn onderworpen aan dezelfde strenge gegevensbeschermingsnormen als alle andere gegevens in Chorilo.

Het is belangrijk dat de verantwoordelijkheid voor naleving van de gegevensbeschermingsvoorschriften bij de organisatie ligt. Voordat persoonlijke gegevens worden verzameld, moet worden gecontroleerd of er een wettelijke basis is voor de verwerking. Bijzondere zorgvuldigheid is vereist voor gevoelige gegevens zoals gezondheidsinformatie of antecedentenonderzoeken. Leden moeten worden geïnformeerd over gegevensverzameling, en het is raadzaam om toestemming te verkrijgen.

Bestanden worden opgeslagen op Amazon S3, dezelfde veilige cloudopslag die wordt gebruikt voor bladmuziek en andere bestanden in Chorilo. Voor het uploaden worden alle bestanden automatisch gescand op virussen om de systeembeveiliging te waarborgen. Opslag is gescheiden per ensemble, zodat geen vermenging van gegevens van verschillende organisaties mogelijk is.

Integratie in de workflow

De nieuwe functies integreren naadloos in het bestaande ledenbeheer. Bij het aanmaken of bewerken van een lid verschijnen aangepaste velden als extra invoermogelijkheden. Ledenbestanden zijn toegankelijk via een speciale sectie in het ledenprofiel. De bediening is intuïtief en vereist geen training.

Aangepaste velden worden ook meegenomen bij het importeren van leden. Als een CSV-bestand kolommen bevat die overeenkomen met de namen van aangepaste velden, worden de waarden automatisch toegewezen. Zo kunnen bestaande gegevens uit andere systemen eenvoudig worden overgenomen zonder ze handmatig in te voeren.

Gegevens uit aangepaste velden kunnen ook worden geëxporteerd. Bij het exporteren van de ledenlijst worden alle aangepaste velden als extra kolommen uitgevoerd. Zo kunnen de gegevens indien nodig in andere programma's worden verwerkt of voor rapporten worden gebruikt.

Conclusie: Meer flexibiliteit voor individuele vereisten

Met aangepaste velden en ledenbestanden wordt Chorilo nog flexibeler en past het zich aan de individuele vereisten van elke organisatie aan. In plaats van gegevens in externe lijsten bij te houden of documenten in verschillende mappen te verspreiden, is alles centraal op één plek beschikbaar. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt ervoor dat belangrijke informatie altijd bij de hand is.

De functies zijn nu beschikbaar voor alle Chorilo-gebruikers. Het instellen van aangepaste velden gebeurt in de ensemble-instellingen, en bestanden kunnen direct in ledenprofielen worden geüpload. We kijken uit naar feedback en suggesties over hoe we deze functies verder kunnen verbeteren.