Campi personalizzati e file: Gestione flessibile dei membri per ogni organizzazione

Ogni coro è unico. Mentre le informazioni di base come nome, voce e dati di contatto sono le stesse per tutti gli ensemble, ci sono innumerevoli requisiti individuali oltre a questi. Un'organizzazione deve sapere chi possiede il proprio strumento. Un'altra ha bisogno di informazioni sulle allergie per il catering durante le tournée. Altre vogliono registrare le taglie delle magliette per l'abbigliamento del club o documentare chi ha la chiave della sala prove. Fino ad ora, tali informazioni dovevano essere gestite in liste esterne, portando a silos di dati e lavoro aggiuntivo. Con le nuove funzioni per campi personalizzati e file dei membri, questo appartiene al passato.

Campi personalizzati: Raccogliere dati che contano davvero

La nuova funzione per campi personalizzati permette di raccogliere qualsiasi informazione aggiuntiva sui membri. Sono disponibili diversi tipi di campo per coprire requisiti diversi. I campi di testo sono adatti per inserimenti liberi come competenze speciali o note. I campi numerici sono ideali per valori numerici come taglie di scarpe o numeri di tessera. I campi di selezione con opzioni predefinite garantiscono dati uniformi, ad esempio per taglie di magliette o preferenze alimentari. I campi Sì/No rispondono a domande semplici come "Ha una chiave" o "Possiede un leggio". I campi data raccolgono informazioni legate al tempo come la data dell'ultimo corso di primo soccorso.

La configurazione dei campi personalizzati avviene nelle impostazioni dell'ensemble. Lì, amministratori ed editor possono creare nuovi campi, nominarli e selezionare il tipo di campo appropriato. Per i campi di selezione vengono definite le opzioni disponibili. Ogni campo può essere contrassegnato come obbligatorio, in modo che l'informazione debba essere raccolta per ogni membro. L'ordine dei campi può essere regolato tramite drag-and-drop per ottenere un raggruppamento logico.

Una volta creati, i campi personalizzati appaiono automaticamente nei profili dei membri. Quando si aggiungono nuovi membri o si modificano profili esistenti, i valori possono essere inseriti. I dati sono archiviati centralmente in Chorilo e sono visibili a tutti gli utenti autorizzati. Questo elimina la necessità di mantenere liste separate o gestire informazioni in sistemi diversi.

Esempi pratici di applicazione per campi personalizzati

Le possibilità di utilizzo sono molteplici e dipendono dalle esigenze individuali dell'organizzazione. Un coro di chiesa potrebbe registrare quali membri sono formati come lettori o aiutanti alla comunione. Un coro da concerto potrebbe documentare chi ha esperienza con certi stili musicali o quali lingue straniere vengono parlate. Un coro giovanile potrebbe raccogliere la scuola e la classe dei membri per il coordinamento con eventi scolastici.

I campi personalizzati sono particolarmente preziosi per informazioni organizzative. Chi ha la patente e può formare gruppi di carpooling? Chi è disposto ad aiutare al banco delle bevande durante gli eventi? Quali membri hanno una formazione di primo soccorso? Tali informazioni sono inestimabili nella pianificazione di tournée e eventi e non devono più essere raccolte faticosamente.

I campi personalizzati sono utili anche per la gestione dell'associazione in senso stretto. Il numero di tessera, la data di iscrizione all'organizzazione, lo status di membro onorario o l'appartenenza a determinati gruppi di lavoro possono essere documentati in questo modo. Per organizzazioni con tariffe ridotte, si può registrare chi paga un contributo ridotto e per quale motivo.

File dei membri: Archiviare documenti in modo centrale e sicuro

Oltre ai dati strutturati nei campi personalizzati, ci sono spesso documenti che appartengono a singoli membri. Possono essere contratti, come moduli di consenso per l'uso di foto o dichiarazioni sulla privacy. Per organizzazioni che lavorano con bambini e giovani, sono necessari certificati del casellario giudiziale estesi, che devono essere conservati in sicurezza. Anche certificati di formazioni completate, certificazioni o altre prove rientrano tra i documenti che dovrebbero essere assegnati a un membro.

Con la nuova funzione per file dei membri, tali documenti possono essere archiviati direttamente nel profilo del membro. Il caricamento è semplice tramite drag-and-drop o attraverso un dialogo di selezione file. Sono supportati i formati comuni come PDF, documenti Word e immagini. Ogni file può ricevere un nome descrittivo che ne descrive il contenuto.

I file archiviati sono visibili solo agli utenti autorizzati. I membri normali non possono vedere i file di altri membri, né i propri, a meno che non abbiano le autorizzazioni appropriate. Amministratori ed editor con permessi di gestione dei membri hanno accesso a tutti i file e possono visualizzarli, scaricarli o eliminarli. Questo controllo degli accessi garantisce che i documenti sensibili rimangano protetti.

Protezione dei dati e sicurezza

Nella conservazione di dati personali e documenti, la protezione dei dati viene prima di tutto. Tutti i dati vengono trasmessi in forma crittografata e archiviati su server sicuri in Germania. I campi personalizzati e i file dei membri sono soggetti agli stessi rigorosi standard di protezione dei dati di tutti gli altri dati in Chorilo.

È importante che la responsabilità per il rispetto delle normative sulla protezione dei dati spetti all'organizzazione. Prima di raccogliere dati personali, si dovrebbe verificare se esiste una base giuridica per il trattamento. Per dati sensibili come informazioni sanitarie o certificati del casellario giudiziale è necessaria particolare attenzione. I membri dovrebbero essere informati sulla raccolta dei dati, ed è consigliabile ottenere il consenso.

I file sono archiviati su Amazon S3, lo stesso archivio cloud sicuro utilizzato per spartiti e altri file in Chorilo. Prima del caricamento, tutti i file vengono automaticamente scansionati per virus per garantire la sicurezza del sistema. L'archiviazione è separata per ensemble, così che non è possibile mescolare dati di organizzazioni diverse.

Integrazione nel flusso di lavoro

Le nuove funzioni si integrano perfettamente nella gestione dei membri esistente. Quando si crea o modifica un membro, i campi personalizzati appaiono come opzioni di inserimento aggiuntive. I file dei membri sono accessibili tramite una sezione dedicata nel profilo del membro. L'utilizzo è intuitivo e non richiede formazione.

I campi personalizzati vengono considerati anche nell'importazione dei membri. Se un file CSV contiene colonne che corrispondono ai nomi dei campi personalizzati, i valori vengono assegnati automaticamente. Così i dati esistenti da altri sistemi possono essere facilmente trasferiti senza doverli inserire manualmente.

I dati dei campi personalizzati possono anche essere esportati. Nell'esportazione della lista dei membri, tutti i campi personalizzati vengono generati come colonne aggiuntive. Così i dati possono essere elaborati in altri programmi o utilizzati per report secondo necessità.

Conclusione: Più flessibilità per requisiti individuali

Con campi personalizzati e file dei membri, Chorilo diventa ancora più flessibile e si adatta ai requisiti individuali di ogni organizzazione. Invece di mantenere dati in liste esterne o disperdere documenti in diverse cartelle, tutto è disponibile centralmente in un unico posto. Questo fa risparmiare tempo, riduce gli errori e garantisce che le informazioni importanti siano sempre a portata di mano.

Le funzioni sono ora disponibili per tutti gli utenti di Chorilo. La configurazione dei campi personalizzati avviene nelle impostazioni dell'ensemble, e i file possono essere caricati direttamente nei profili dei membri. Attendiamo con interesse feedback e suggerimenti su come possiamo migliorare ulteriormente queste funzioni.