Champs personnalisés et fichiers : Gestion flexible des membres pour chaque organisation

Chaque chœur est unique. Alors que les informations de base comme le nom, le pupitre et les coordonnées sont les mêmes pour tous les ensembles, il existe d'innombrables exigences individuelles au-delà. Une organisation doit savoir qui possède son propre instrument. Une autre a besoin d'informations sur les allergies pour la restauration lors des tournées de concerts. D'autres veulent enregistrer les tailles de t-shirts pour les vêtements du club ou documenter qui a une clé de la salle de répétition. Jusqu'à présent, ces informations devaient être maintenues dans des listes externes, ce qui entraînait des silos de données et du travail supplémentaire. Avec les nouvelles fonctionnalités pour les champs personnalisés et les fichiers membres, c'est du passé.

Champs personnalisés : Capturer les données qui comptent vraiment

La nouvelle fonctionnalité de champs personnalisés permet de capturer toute information supplémentaire sur les membres. Différents types de champs sont disponibles pour couvrir différentes exigences. Les champs de texte conviennent aux entrées libres comme les compétences spéciales ou les notes. Les champs numériques sont idéaux pour les valeurs numériques comme les pointures ou les numéros de membre. Les champs de sélection avec des options prédéfinies garantissent des données cohérentes, comme pour les tailles de t-shirts ou les préférences alimentaires. Les champs Oui/Non répondent à des questions simples comme "A une clé" ou "Possède un pupitre". Les champs de date capturent des informations temporelles comme la date de la dernière formation aux premiers secours.

La configuration des champs personnalisés se fait dans les paramètres de l'ensemble. Là, les administrateurs et les éditeurs peuvent créer de nouveaux champs, les nommer et sélectionner le type de champ approprié. Pour les champs de sélection, les options disponibles sont définies. Chaque champ peut être marqué comme obligatoire, de sorte que l'information doit être capturée pour chaque membre. L'ordre des champs peut être ajusté par glisser-déposer pour obtenir un regroupement logique.

Une fois créés, les champs personnalisés apparaissent automatiquement dans les profils des membres. Lors de l'ajout de nouveaux membres ou de la modification de profils existants, les valeurs peuvent être saisies. Les données sont stockées de manière centralisée dans Chorilo et sont visibles par tous les utilisateurs autorisés. Cela élimine le besoin de maintenir des listes séparées ou de gérer des informations dans différents systèmes.

Exemples d'application pratiques pour les champs personnalisés

Les utilisations possibles sont diverses et dépendent des besoins individuels de l'organisation. Un chœur d'église pourrait enregistrer quels membres sont formés comme lecteurs ou aides à la communion. Un chœur de concert pourrait documenter qui a de l'expérience avec certains styles musicaux ou quelles langues étrangères sont parlées. Un chœur de jeunes pourrait capturer l'école et le niveau de classe des membres pour la coordination avec les événements scolaires.

Les champs personnalisés sont particulièrement précieux pour les informations organisationnelles. Qui a un permis de conduire et peut former des covoiturages ? Qui est prêt à aider au stand de boissons lors des événements ? Quels membres ont une formation aux premiers secours ? Ces informations sont inestimables lors de la planification de tournées de concerts et d'événements et n'ont plus besoin d'être laborieusement rassemblées.

Les champs personnalisés sont également utiles pour la gestion de l'association au sens strict. Le numéro de membre, la date d'adhésion à l'organisation, le statut de membre honoraire ou l'appartenance à certains groupes de travail peuvent être documentés de cette façon. Pour les organisations avec des frais réduits, il peut être enregistré qui paie une contribution réduite et pour quelle raison.

Fichiers membres : Stocker les documents de manière centralisée et sécurisée

En plus des données structurées dans les champs personnalisés, il y a souvent des documents qui appartiennent à des membres individuels. Il peut s'agir de contrats, comme des formulaires de consentement pour l'utilisation de photos ou des déclarations de confidentialité. Pour les organisations qui travaillent avec des enfants et des jeunes, des vérifications d'antécédents étendues sont requises, qui doivent être stockées en toute sécurité. Les certificats de formations complétées, les certifications ou autres preuves font également partie des documents qui devraient être attribués à un membre.

Avec la nouvelle fonctionnalité de fichiers membres, ces documents peuvent être stockés directement dans le profil du membre. Le téléchargement est simple par glisser-déposer ou via un dialogue de sélection de fichiers. Les formats courants tels que PDF, documents Word et images sont pris en charge. Chaque fichier peut recevoir un nom descriptif qui décrit son contenu.

Les fichiers stockés ne sont visibles que par les utilisateurs autorisés. Les membres réguliers ne peuvent pas voir les fichiers des autres membres, ni les leurs, à moins qu'ils n'aient les permissions appropriées. Les administrateurs et les éditeurs avec des permissions de gestion des membres ont accès à tous les fichiers et peuvent les visualiser, les télécharger ou les supprimer. Ce contrôle d'accès garantit que les documents sensibles restent protégés.

Protection des données et sécurité

Lors du stockage de données personnelles et de documents, la protection des données passe en premier. Toutes les données sont transmises de manière cryptée et stockées sur des serveurs sécurisés en Allemagne. Les champs personnalisés et les fichiers membres sont soumis aux mêmes normes strictes de protection des données que toutes les autres données dans Chorilo.

Il est important que la responsabilité de la conformité aux réglementations sur la protection des données incombe à l'organisation. Avant de collecter des données personnelles, il convient de vérifier s'il existe une base légale pour le traitement. Une attention particulière est requise pour les données sensibles telles que les informations de santé ou les vérifications d'antécédents. Les membres doivent être informés de la collecte de données, et il est conseillé d'obtenir leur consentement.

Les fichiers sont stockés sur Amazon S3, le même stockage cloud sécurisé utilisé pour les partitions et autres fichiers dans Chorilo. Avant le téléchargement, tous les fichiers sont automatiquement analysés pour détecter les virus afin d'assurer la sécurité du système. Le stockage est séparé par ensemble, de sorte qu'aucun mélange de données de différentes organisations n'est possible.

Intégration dans le flux de travail

Les nouvelles fonctionnalités s'intègrent parfaitement dans la gestion existante des membres. Lors de la création ou de la modification d'un membre, les champs personnalisés apparaissent comme des options de saisie supplémentaires. Les fichiers membres sont accessibles via une section dédiée dans le profil du membre. L'utilisation est intuitive et ne nécessite aucune formation.

Les champs personnalisés sont également pris en compte lors de l'importation de membres. Si un fichier CSV contient des colonnes qui correspondent aux noms des champs personnalisés, les valeurs sont automatiquement attribuées. Cela permet de transférer facilement les données existantes d'autres systèmes sans avoir à les saisir manuellement.

Les données des champs personnalisés peuvent également être exportées. Lors de l'exportation de la liste des membres, tous les champs personnalisés sont sortis comme colonnes supplémentaires. Cela permet de traiter les données dans d'autres programmes ou de les utiliser pour des rapports selon les besoins.

Conclusion : Plus de flexibilité pour les exigences individuelles

Avec les champs personnalisés et les fichiers membres, Chorilo devient encore plus flexible et s'adapte aux exigences individuelles de chaque organisation. Au lieu de maintenir des données dans des listes externes ou de disperser des documents dans différents dossiers, tout est disponible de manière centralisée en un seul endroit. Cela fait gagner du temps, réduit les erreurs et garantit que les informations importantes sont toujours à portée de main.

Les fonctionnalités sont maintenant disponibles pour tous les utilisateurs de Chorilo. La configuration des champs personnalisés se fait dans les paramètres de l'ensemble, et les fichiers peuvent être téléchargés directement dans les profils des membres. Nous attendons avec impatience vos commentaires et suggestions sur la façon dont nous pouvons améliorer ces fonctionnalités.