Campos personalizados y archivos: Gestión flexible de miembros para cada organización

Cada coro es único. Mientras que la información básica como nombre, cuerda vocal y datos de contacto son iguales para todos los ensembles, existen innumerables requisitos individuales más allá de eso. Una organización necesita saber quién posee su propio instrumento. Otra requiere información sobre alergias para el catering durante las giras de conciertos. Otras quieren registrar tallas de camisetas para la ropa del club o documentar quién tiene llave de la sala de ensayo. Hasta ahora, dicha información tenía que mantenerse en listas externas, lo que llevaba a silos de datos y trabajo adicional. Con las nuevas funciones para campos personalizados y archivos de miembros, eso es cosa del pasado.

Campos personalizados: Capturar datos que realmente importan

La nueva función de campos personalizados permite capturar cualquier información adicional sobre los miembros. Varios tipos de campos están disponibles para cubrir diferentes requisitos. Los campos de texto son adecuados para entradas de forma libre como habilidades especiales o notas. Los campos numéricos son ideales para valores numéricos como tallas de zapatos o números de membresía. Los campos de selección con opciones predefinidas aseguran datos consistentes, como para tallas de camisetas o preferencias dietéticas. Los campos Sí/No responden preguntas simples como "Tiene llave" o "Posee un atril". Los campos de fecha capturan información relacionada con el tiempo como la fecha del último entrenamiento de primeros auxilios.

La configuración de campos personalizados se realiza en los ajustes del ensemble. Allí, los administradores y editores pueden crear nuevos campos, nombrarlos y seleccionar el tipo de campo apropiado. Para los campos de selección, se definen las opciones disponibles. Cada campo puede marcarse como obligatorio, de modo que la información debe capturarse para cada miembro. El orden de los campos puede ajustarse mediante arrastrar y soltar para lograr una agrupación lógica.

Una vez creados, los campos personalizados aparecen automáticamente en los perfiles de los miembros. Al agregar nuevos miembros o editar perfiles existentes, se pueden ingresar valores. Los datos se almacenan centralmente en Chorilo y son visibles para todos los usuarios autorizados. Esto elimina la necesidad de mantener listas separadas o gestionar información en diferentes sistemas.

Ejemplos de aplicación práctica para campos personalizados

Los usos posibles son diversos y dependen de las necesidades individuales de la organización. Un coro de iglesia podría registrar qué miembros están capacitados como lectores o ayudantes de comunión. Un coro de concierto podría documentar quién tiene experiencia con ciertos estilos musicales o qué idiomas extranjeros se hablan. Un coro juvenil podría capturar la escuela y el nivel de grado de los miembros para la coordinación con eventos escolares.

Los campos personalizados son particularmente valiosos para información organizativa. ¿Quién tiene licencia de conducir y puede formar grupos de viaje compartido? ¿Quién está dispuesto a ayudar en el puesto de bebidas durante los eventos? ¿Qué miembros tienen entrenamiento en primeros auxilios? Dicha información es invaluable al planificar giras de conciertos y eventos y ya no necesita ser recopilada laboriosamente.

Los campos personalizados también son útiles para la gestión de asociaciones en sentido estricto. El número de membresía, la fecha de ingreso a la organización, el estado de membresía honoraria o la pertenencia a ciertos grupos de trabajo pueden documentarse de esta manera. Para organizaciones con tarifas reducidas, se puede registrar quién paga una contribución reducida y por qué razón.

Archivos de miembros: Almacenar documentos de forma centralizada y segura

Además de los datos estructurados en campos personalizados, a menudo hay documentos que pertenecen a miembros individuales. Estos pueden ser contratos, como formularios de consentimiento para el uso de fotos o declaraciones de privacidad. Para organizaciones que trabajan con niños y jóvenes, se requieren verificaciones de antecedentes extendidas, que deben almacenarse de forma segura. Los certificados de capacitaciones completadas, certificaciones u otras pruebas también están entre los documentos que deben asignarse a un miembro.

Con la nueva función de archivos de miembros, dichos documentos pueden almacenarse directamente en el perfil del miembro. La carga es simple mediante arrastrar y soltar o a través de un diálogo de selección de archivos. Se admiten formatos comunes como PDF, documentos de Word e imágenes. Cada archivo puede recibir un nombre descriptivo que describa su contenido.

Los archivos almacenados solo son visibles para usuarios autorizados. Los miembros regulares no pueden ver los archivos de otros miembros, ni los suyos propios, a menos que tengan los permisos apropiados. Los administradores y editores con permisos de gestión de miembros tienen acceso a todos los archivos y pueden verlos, descargarlos o eliminarlos. Este control de acceso asegura que los documentos sensibles permanezcan protegidos.

Protección de datos y seguridad

Al almacenar datos personales y documentos, la protección de datos es lo primero. Todos los datos se transmiten cifrados y se almacenan en servidores seguros en Alemania. Los campos personalizados y los archivos de miembros están sujetos a los mismos estrictos estándares de protección de datos que todos los demás datos en Chorilo.

Es importante que la responsabilidad del cumplimiento de las regulaciones de protección de datos recae en la organización. Antes de recopilar datos personales, debe verificarse si existe una base legal para el procesamiento. Se requiere especial cuidado para datos sensibles como información de salud o verificaciones de antecedentes. Los miembros deben ser informados sobre la recopilación de datos, y es aconsejable obtener el consentimiento.

Los archivos se almacenan en Amazon S3, el mismo almacenamiento en la nube seguro utilizado para partituras y otros archivos en Chorilo. Antes de la carga, todos los archivos se escanean automáticamente en busca de virus para garantizar la seguridad del sistema. El almacenamiento está separado por ensemble, por lo que no es posible mezclar datos de diferentes organizaciones.

Integración en el flujo de trabajo

Las nuevas funciones se integran perfectamente en la gestión de miembros existente. Al crear o editar un miembro, los campos personalizados aparecen como opciones de entrada adicionales. Los archivos de miembros son accesibles a través de una sección dedicada en el perfil del miembro. La operación es intuitiva y no requiere capacitación.

Los campos personalizados también se consideran al importar miembros. Si un archivo CSV contiene columnas que coinciden con los nombres de los campos personalizados, los valores se asignan automáticamente. Esto permite transferir fácilmente datos existentes de otros sistemas sin tener que ingresarlos manualmente.

Los datos de los campos personalizados también pueden exportarse. Al exportar la lista de miembros, todos los campos personalizados se generan como columnas adicionales. Esto permite que los datos se procesen en otros programas o se utilicen para informes según sea necesario.

Conclusión: Más flexibilidad para requisitos individuales

Con campos personalizados y archivos de miembros, Chorilo se vuelve aún más flexible y se adapta a los requisitos individuales de cada organización. En lugar de mantener datos en listas externas o dispersar documentos en diferentes carpetas, todo está disponible centralmente en un solo lugar. Esto ahorra tiempo, reduce errores y asegura que la información importante esté siempre a mano.

Las funciones ya están disponibles para todos los usuarios de Chorilo. La configuración de campos personalizados se realiza en los ajustes del ensemble, y los archivos pueden cargarse directamente en los perfiles de los miembros. Esperamos sus comentarios y sugerencias sobre cómo podemos mejorar aún más estas funciones.