Professionella fakturor för körer: WYSIWYG-mallar, e-faktura och kassabok i ett verktyg

Konsertbiljetter, workshopavgifter, solistarvoden eller reklambidrag från sponsorer — i körvardagen samlas snabbt händelser som föreningen måste skriva en ordentlig faktura för. Hittills var det i Chorilo bara möjligt via manuella Word-mallar eller externt bokföringsprogram. Med den nya fakturafunktionen i kassaboken skapar du nu professionella fakturor direkt i Chorilo som visuellt passar din förening, innehåller alla skattepliktiga obligatoriska uppgifter och med ett knapptryck finns som lagenligt korrekt e-faktura i formatet XRechnung eller ZUGFeRD. Du behöver inte längre någon extra programvara — varken ett klassiskt bokföringsprogram eller en molntjänst.

Mall-editorn: WYSIWYG i stället för Word

Hjärtat i den nya funktionen är den grafiska mall-editorn. I stället för att rikta upp en Word-fil med tabbar eller mecka med en HTML-mall, formger du din fakturamall i en livevisning på ett A4-ark: det du ser i editorn är det mottagaren senare ser i PDF:en och i e-fakturadokumentet. Det är vad WYSIWYG betyder — "what you see is what you get". Det finns ingen dold formatering, ingen osynlig kod som senare leder till förskjutningar och ingen kryptisk utskriftsförhandsvisning som plötsligt ser annorlunda ut än redigeringen. Du arbetar direkt på slutresultatet.

Mallen består av enskilda block: ett huvud med din logotyp, en mottagaradress, ett block med fakturanummer och datum, radtabellen med dina tjänster, ett summablock med netto, moms och totalbelopp och en sidfot med bankuppgifter, skattenummer och föreningsuppgifter. Vart och ett av dessa block kan du placera fritt på sidan — flytta med dra och släpp, ändra storlek via handtagen, justera teckenstorlek, ändra justering. Har din förening brevpapper med egen bakgrundsdesign lägger du in det som PDF eller PNG, och innehållet läggs ovanpå det brevpapperet — exakt som ett tryckt original skulle föreskriva.

Platshållare som fyller sig själva

För att du inte ska behöva skriva in varje värde igen för varje faktura arbetar editorn med över fyrtio platshållare. Du för till exempel in mottagarens namn, mottagarens adress, fakturanummer, fakturadatum, tjänstedatum, förfallodatum, totalbelopp netto, moms eller föreningsnamn i textblocket via en sidoruta — och vid skapandet av en konkret faktura fylls dessa fält automatiskt från stamuppgifterna och fakturainmatningen. På så sätt formger du mallen ordentligt en gång och kan sedan skriva ut hur många fakturor som helst utan att behöva gå in i layoutfilen varje gång.

Fakturans rader har sin egen kolumnkonfiguration. Du bestämmer vilka kolumner din tabell visar — till exempel beskrivning, antal, enhet, à-pris, momssats och totalpris — hur bred varje kolumn är, hur den justeras och i vilket format värdet visas (text, valuta, procent eller rent tal). Den som bara fakturerar enkla schablonposter kan dölja antalskolumnen; den som behöver styck- eller timpriser låter den vara kvar. Den här konfigurationen är en del av mallen — när den väl är inställd gäller den för alla fakturor som använder den mallen.

Eget formspråk: logotyp, typsnitt, färger

För att fakturan ska passa föreningen som ett gjutet helt kan typsnitt, teckenstorlek, accent- och huvudfärg samt sidmarginaler ställas in centralt. Ladda upp din logotyp, välj föreningens färger, ställ in husstilen — från det ögonblicket går dessa inställningar genom varje faktura du skickar. Mottagarna ser direkt att fakturan kommer från er, och du behöver ingen designkunskap för att få ett snyggt resultat.

Eftersom många körer ger internationella framträdanden eller arbetar med leverantörer och sponsorer i grannländer finns mallar per språk. Du kan lagra en standardmall i vart och ett av språken tyska, engelska, franska, nederländska, spanska, italienska, svenska och slovenska. När du skriver en faktura till en engelskspråkig mottagare väljer du helt enkelt den engelska mallen — rubriker som "Invoice", "Subtotal", "VAT" och datumformatet anpassas automatiskt, innehållet från platshållarna fylls i på det valda språket.

E-faktura: ZUGFeRD och XRechnung med ett knapptryck

Sedan den tyska Wachstumschancengesetz är elektronisk faktura stegvis obligatorisk i Tyskland för affärer mellan företag — alltså inte längre bara en PDF, utan en strukturerad XML-fil enligt standarden XRechnung eller som hybrid ZUGFeRD-PDF som samtidigt innehåller en läsbar sida och maskinläsbar XML. Körer som till exempel fakturerar till kommuner, kulturkontor eller andra myndigheter berörs direkt; vid B2B-affärer har mottagaren i allt högre grad rätt att kräva en e-faktura.

I Chorilo väljer du önskat format när du slutför en faktura — ZUGFeRD är standard, XRechnung finns som alternativ. Programmet skapar automatiskt en andra fil med den maskinläsbara XML-posten, validerar de obligatoriska fälten (namn, adress, postnummer, ort, land för mottagaren samt de egna föreningsuppgifterna) och lagrar resultatet revisionssäkert i objektlagringen. Du behöver inte veta något om tekniska detaljer i XML-scheman — programmet sköter det helt i bakgrunden.

Statusgång: utkast, slutförd, kreditnota

En faktura börjar alltid som ett utkast. I utkastet kan du lägga till rader hur som helst, ändra adresser, korrigera belopp — inget låses, inget nummer förbrukas, ingen PDF skapas. Så snart fakturan stämmer slutför du den med ett klick. I det ögonblicket tilldelar Chorilo nästa lediga fakturanummer ur föreningens nummerserie, skapar PDF:en och e-faktura-XML:en och arkiverar båda. Från och med då är fakturan, gentemot Skatteverket, en riktig faktura — med ett luckfritt, löpande nummer som de tyska GoBD-reglerna föreskriver.

Rättelser via redigering är efter slutförandet inte längre möjliga — det vore inte tillåtet ur bokföringssynpunkt. I stället för att röra ursprungsfakturan utfärdar du en kreditnota som automatiskt hänvisar till ursprungsfakturan med negativa belopp. Båda dokumenten finns kvar varaktigt i systemet och historiken är helt spårbar.

Småföretagsregeln, momssatser och belopp på öret

Om din förening använder den tyska småföretagsregeln enligt §19 UStG sätter Chorilo automatiskt momssatserna till noll och lägger till det obligatoriska tillägget, så att du inte av misstag visar moms. Är ni momsregistrerade kan du ge varje rad en egen momssats och totalerna visas korrekt grupperade per momssats — det är viktigt när till exempel 7 % på noter och 19 % på inspelningar står tillsammans på en faktura.

Internt går alla belopp via en BCMath-pipeline med fyra decimaler och avrundas kommersiellt till två decimaler först allra sist. Det låter tekniskt men har en praktisk effekt: summan av dina enskilda rader ger exakt samma örebelopp i PDF:en, i XML-filen och i varje senare bokföringsanalys — inget klassiskt "0,01 differens"-problem som så gärna dyker upp i kalkylblad.

Kopplingen till kassaboken

Eftersom den nya funktionen bor direkt i kassaboken kan du koppla en post i kassaboken till en faktura i efterhand. Kommer en betalning in på föreningens konto, kopplar du den bank- eller kontantposten till rätt faktura — via ett urvalsfält i transaktionens detaljer. På så sätt ser varje styrelseledamot och varje revisor i dokumentspåret vilken betalning som täcker vilken faktura. Kopplingen är avsiktligt manuell: du behåller kontrollen över vilken betalning som bokas mot vilken faktura, särskilt när en kund har flera öppna fakturor eller när en betalning samlar flera belopp. Redan arkiverade PDF-filer och XML-filer går att nå när som helst — den som vill exportera en faktura igen som e-faktura eller ladda ner den som PDF senare klickar på den i fakturalistan och laddar den arkiverade versionen.

Behörigheter och flerpersonsstyrelse

Vem som får se eller skapa fakturor styrs via det befintliga behörighetssystemet. cashbook.view tillåter att se listan, cashbook.edit öppnar för att skapa, redigera, slutföra och makulera, cashbook.delete tillåter att radera rena utkast. Så kan styrelsen avgöra om bara kassören får skriva ut fakturor eller om även sekreteraren kan förbereda utkast som kassören sedan bara behöver slutföra. Underensembler till en huvudkör arbetar med separata fakturanummer — ungdoms- och huvudkör får var sin egen, luckfri nummerserie.

För vem den nya funktionen lönar sig

Nyttan är mest uppenbar för körer som regelbundet säljer konsertbiljetter till företagskunder, fakturerar workshops eller röstträning, fakturerar sponsorbidrag eller vidaredebiterar arvoden till externa solister. Men även rena medlemsavgiftsföreningar har glädje av funktionen när de behöver en ordentlig faktura till enskilda medlemmar eller sponsorer — funktionen är inte kopplad till någon faktureringsvolym och kostar ingen extra licens i abonnemanget. Du sparar de månatliga avgifterna för externa fakturaverktyg, behåller dokumentflödet i samma system som medlemmar, kassabok och kvittohantering och får e-fakturaplikt och GoBD-konform arkivering på köpet. Den som redan arbetar med Chorilos kassabok hittar den nya fakturasektionen direkt i vänstermenyn under "Kassabok" — den första egna mallen är formgiven på fem minuter.