Professionele facturen voor koren: WYSIWYG-sjablonen, e-factuur en kasboek in één tool

Concertkaartjes, workshopbijdragen, honoraria voor solisten of reclamekostenvergoedingen van sponsors — in de koor-alledag stapelen zich snel zaken op waarvoor de vereniging een nette factuur moet uitschrijven. Tot nu toe was dat in Chorilo alleen mogelijk via handmatige Word-sjablonen of externe boekhoudsoftware. Met de nieuwe factuurfunctie in het kasboek maak je nu professionele facturen rechtstreeks in Chorilo — die visueel bij je vereniging passen, alle fiscaal verplichte gegevens bevatten en op één druk op de knop als wettelijk conforme e-factuur in het formaat XRechnung of ZUGFeRD klaarliggen. Extra software — of het nu een klassiek boekhoudprogramma is of een clouddienst — heb je daarvoor niet meer nodig.

De sjabloon-editor: WYSIWYG in plaats van Word

De kern van de nieuwe functie is de grafische sjabloon-editor. In plaats van een Word-bestand met tabs uit te lijnen of in een HTML-template te knutselen, ontwerp je je factuursjabloon in een live-voorbeeld op een A4-vel: wat je in de editor ziet, ziet de ontvanger later in de PDF en in het e-factuurdocument. Dat is wat met WYSIWYG bedoeld wordt — "what you see is what you get". Er is geen verborgen opmaak, geen onzichtbare code die achteraf tot verschuivingen leidt, en geen cryptische afdrukvoorbeeld dat plotseling anders oogt dan tijdens het bewerken. Je werkt rechtstreeks aan het eindresultaat.

Het sjabloon bestaat uit afzonderlijke blokken: een kop met je logo, een ontvangersadres, een blok met factuurnummer en datum, de positietabel met je prestaties, een totalenblok met netto, btw en totaalbedrag, en een voetregel met bankgegevens, btw-nummer en verenigingsgegevens. Elk van die blokken kun je vrij op de pagina plaatsen — verschuiven met drag and drop, formaat aanpassen via de handvatten, lettergrootte aanpassen, uitlijning omdraaien. Heeft je vereniging briefpapier met een eigen achtergrondontwerp, dan upload je dat gewoon als PDF of PNG en wordt de inhoud op dat briefpapier gelegd — precies zoals een gedrukt origineel het voorschrijft.

Placeholders die zichzelf invullen

Om niet voor elke factuur elke waarde opnieuw te hoeven typen, werkt de editor met meer dan veertig placeholders. Je voegt bijvoorbeeld ontvangersnaam, ontvangersadres, factuurnummer, factuurdatum, leveringsdatum, vervaldatum, totaal netto, btw of verenigingsnaam via een zijbalk in een tekstblok in — en bij het opstellen van een concrete factuur vullen die velden zich automatisch uit de stamgegevens en de factuurinvoer. Zo ontwerp je het sjabloon één keer goed en kun je daarna willekeurig veel facturen uitschrijven zonder telkens in het lay-outbestand te hoeven werken.

De posities van een factuur hebben hun eigen kolomconfiguratie. Jij bepaalt welke kolommen je tabel toont — bijvoorbeeld omschrijving, aantal, eenheid, eenheidsprijs, btw-tarief en totaalprijs — hoe breed elke kolom is, hoe ze wordt uitgelijnd en in welk formaat de waarde wordt getoond (tekst, valuta, percentage of puur getal). Wie alleen eenvoudige forfaitaire posten factureert, kan de aantal-kolom verbergen; wie stuks- of uurprijzen nodig heeft, laat ze staan. Deze configuratie hoort bij het sjabloon — eenmaal ingesteld werkt ze voor alle facturen die dat sjabloon gebruiken.

Eigen design: logo, lettertypes, kleuren

Om de factuur er als één geheel met de vereniging uit te laten zien, kun je lettertype, lettergrootte, accentkleur en hoofdkleur en paginamarges centraal instellen. Upload je logo, kies je verenigingskleuren, stel je huisletter in — vanaf dat moment lopen die instellingen door elke factuur die je verstuurt. Ontvangers zien meteen dat de factuur van jullie komt, en je hebt geen designkennis nodig om een net resultaat te krijgen.

Omdat veel koren internationale optredens geven of met leveranciers en sponsors in buurlanden samenwerken, zijn er sjablonen per taal. Je kunt een standaardsjabloon opslaan in elk van de talen Duits, Engels, Frans, Nederlands, Spaans, Italiaans, Zweeds en Sloveens. Schrijf je een factuur aan een Engelstalige ontvanger, dan kies je gewoon het Engelse sjabloon — kopjes als "Invoice", "Subtotal", "VAT" en het datumformaat passen zich automatisch aan, de inhoud uit de placeholders vult zich in de gekozen taal.

E-factuur: ZUGFeRD en XRechnung op één druk op de knop

Sinds de Duitse Wachstumschancengesetz is de elektronische factuur in Duitsland stapsgewijs verplicht voor zakelijke transacties tussen bedrijven — dus niet meer alleen een PDF, maar een gestructureerd XML-bestand volgens de standaard XRechnung of als hybride ZUGFeRD-PDF, dat tegelijk een leesbare pagina en machine-leesbare XML bevat. Koren die bijvoorbeeld aan gemeentebesturen, cultuurdiensten of andere overheden factureren, krijgen daar direct mee te maken; bij B2B-transacties is de ontvanger steeds vaker gerechtigd om een e-factuur te eisen.

In Chorilo kies je bij het finaliseren van een factuur het gewenste formaat — ZUGFeRD is standaard, XRechnung is als alternatief beschikbaar. De applicatie genereert automatisch een tweede bestand met de machineleesbare XML-record, valideert de verplichte velden (naam, adres, postcode, plaats, land van de ontvanger en je eigen verenigingsgegevens) en bewaart het resultaat revisievast in de objectopslag. Je hoeft niets te weten van technische details van de XML-schema's — de applicatie regelt dat volledig op de achtergrond.

Statusverloop: concept, definitief, creditnota

Een factuur begint altijd als concept. In het concept kun je positie na positie toevoegen, adressen wijzigen, bedragen corrigeren — niets wordt vastgezet, geen nummer verbruikt, geen PDF gegenereerd. Zodra de factuur klopt, finaliseer je hem met één klik. Op dat moment kent Chorilo het volgende vrije factuurnummer uit de nummerreeks van je vereniging toe, genereert de PDF en de e-factuur-XML en archiveert beide. Vanaf dan is de factuur tegenover de Belastingdienst een echte factuur — met een doorlopend en sluitend nummer, zoals de Duitse GoBD-regels voorschrijven.

Correcties door bewerken zijn na finalisatie niet meer mogelijk — dat zou boekhoudkundig niet toegestaan zijn. In plaats van de oorspronkelijke factuur aan te raken, geef je een creditnota uit die automatisch met negatieve bedragen naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Beide documenten blijven blijvend in het systeem, de historie is volledig traceerbaar.

Kleineondernemers, btw-tarieven en cent-precieze bedragen

Gebruikt je vereniging de Duitse kleineondernemersregeling volgens §19 UStG, dan zet Chorilo de btw-tarieven automatisch op nul en vult de vereiste opmerking aan, zodat je niet per ongeluk btw vermeldt. Ben je regelmatig belastingplichtig, dan kun je per positie een eigen btw-tarief toekennen en worden de totalen correct gegroepeerd per btw-tarief getoond — dat is belangrijk wanneer bijvoorbeeld 7 % op bladmuziek en 19 % op geluidsdragers samen op één factuur staan.

Intern lopen alle bedragen via een BCMath-pipeline met vier decimalen en worden pas helemaal aan het einde commercieel op twee decimalen afgerond. Dat klinkt technisch, maar heeft een praktisch effect: de som van je losse posities levert in de PDF, in het XML-bestand en in elke latere boekingsanalyse exact hetzelfde centbedrag op — geen klassiek "0,01-verschil"-probleem zoals je dat zo graag in spreadsheets ziet.

Verbinding met het kasboek

Omdat de nieuwe functie rechtstreeks in het kasboek leeft, kun je een boeking in het kasboek achteraf koppelen aan een factuur. Komt een betaling binnen op de verenigingsrekening, dan koppel je die bank- of kasboeking aan de juiste factuur — via een keuzeveld in de transactiedetails. Zo zien elk bestuurslid en elke kascommissielid in het documentspoor welke betaling welke factuur vereffent. Het koppelen is bewust handmatig: jij houdt de controle over welke betaling op welke factuur wordt geboekt, vooral wanneer een klant meerdere openstaande facturen heeft of een betaling meerdere bedragen bundelt. Reeds gearchiveerde PDF's en XML-bestanden blijven altijd opvraagbaar — wie een factuur later opnieuw als e-factuur wil exporteren of als PDF wil downloaden, klikt hem in de factuurlijst aan en laadt de gearchiveerde versie.

Rechten en meerpersonenbestuur

Wie facturen mag zien of opstellen, regel je via het bestaande rechtensysteem. cashbook.view staat het bekijken van de lijst toe, cashbook.edit opent aanmaken, bewerken, finaliseren en annuleren, cashbook.delete staat het verwijderen van puur concepten toe. Zo kan het bestuur beslissen of alleen de penningmeester facturen mag uitschrijven of dat ook de secretaris concepten kan voorbereiden die de penningmeester dan alleen nog hoeft te finaliseren. Subensembles van een hoofdkoor werken met aparte factuurnummers — jeugd- en hoofdkoor krijgen elk hun eigen, sluitend nummerbereik.

Voor wie de nieuwe functie loont

Het voordeel is het meest evident voor koren die regelmatig concertkaartjes aan zakelijke klanten verkopen, workshops of stemvorming factureren, sponsorbijdragen factureren of honoraria aan externe solisten doorberekenen. Maar ook puur op contributie draaiende verenigingen profiteren wanneer ze voor individuele leden of sponsors een nette factuur nodig hebben — de functie is niet gekoppeld aan een factuurvolume en kost ook geen extra licentie binnen het abonnement. Je bespaart de maandelijkse kosten van externe factuurtools, houdt de documentstroom in hetzelfde systeem als leden, kasboek en bonnenbeheer en hebt tegelijk de e-factuurplicht en de GoBD-conforme archivering meteen meegenomen. Wie al met het Chorilo-kasboek werkt, vindt de nieuwe Facturen-sectie direct in het linker menu onder "Kasboek" — het eerste eigen sjabloon is in vijf minuten ontworpen.