Fatture professionali per i cori: modelli WYSIWYG, fatturazione elettronica e prima nota in un unico strumento

Biglietti per concerti, quote di workshop, compensi per solisti o contributi pubblicitari di sponsor — nella vita quotidiana di un coro si accumulano in fretta operazioni per le quali l'associazione deve emettere una vera fattura. Finora questo era possibile in Chorilo solo tramite modelli Word manuali o un software contabile esterno. Con la nuova funzione di fatturazione nella prima nota crei ora fatture professionali direttamente in Chorilo che si abbinano visivamente alla tua associazione, contengono tutti i dati fiscali obbligatori e, con un clic, sono disponibili come fattura elettronica conforme alla legge in formato XRechnung o ZUGFeRD. Non ti serve più alcun software aggiuntivo per farlo — né un classico programma di contabilità né un servizio cloud.

L'editor del modello: WYSIWYG invece di Word

Il cuore della nuova funzione è l'editor grafico del modello. Invece di allineare un file Word con i tabulatori o di pasticciare con un template HTML, progetti il tuo modello di fattura in un'anteprima dal vivo su un foglio A4: ciò che vedi nell'editor è ciò che il destinatario vedrà poi nel PDF e nel documento di fattura elettronica. È quello che significa WYSIWYG — "what you see is what you get". Non c'è formattazione nascosta, né codice invisibile che provochi successivi spostamenti, né anteprima di stampa criptica che improvvisamente sembri diversa dalla modifica. Lavori direttamente sul risultato finale.

Il modello è composto da blocchi singoli: una testata con il tuo logo, un indirizzo del destinatario, un blocco con numero e data della fattura, la tabella delle righe con le tue prestazioni, un blocco totali con netto, imposta e totale e un piè di pagina con coordinate bancarie, codice fiscale e dati dell'associazione. Ognuno di questi blocchi può essere posizionato liberamente nella pagina — spostato con drag and drop, ridimensionato dai manici, regolato nella dimensione del carattere, cambiato di allineamento. Se la tua associazione ha una carta intestata con un proprio sfondo, la carichi semplicemente in PDF o PNG e i contenuti vengono sovrapposti a quella carta intestata — esattamente come prescriverebbe un originale stampato.

Segnaposto che si riempiono da soli

Per non dover riscrivere ogni valore per ogni fattura, l'editor lavora con oltre quaranta segnaposto. Inserisci ad esempio nome destinatario, indirizzo destinatario, numero fattura, data fattura, data prestazione, scadenza, totale netto, IVA o nome associazione nel blocco di testo da una barra laterale — e al momento di creare una fattura concreta questi campi si riempiono automaticamente dai dati anagrafici e dall'inserimento della fattura. Così progetti il modello con cura una sola volta e poi puoi emettere quante fatture vuoi senza dover toccare ogni volta il file di impaginazione.

Le righe di una fattura hanno una propria configurazione di colonne. Decidi quali colonne mostrare nella tabella — ad esempio descrizione, quantità, unità, prezzo unitario, aliquota IVA e prezzo totale — quanto larga è ogni colonna, come è allineata e in quale formato è mostrato il valore (testo, valuta, percentuale o numero puro). Chi fattura solo semplici forfait può nascondere la colonna quantità; chi necessita di prezzi a pezzo o orari la lascia visibile. Questa configurazione fa parte del modello — una volta impostata vale per tutte le fatture che usano quel modello.

Stile proprio: logo, font, colori

Perché la fattura si abbini all'associazione come se fosse fatta di un sol pezzo, è possibile impostare a livello centrale font, dimensione carattere, colore di accento e colore principale e margini di pagina. Carica il tuo logo, scegli i colori dell'associazione, imposta il carattere aziendale — da quel momento queste impostazioni si applicano a ogni fattura che invii. I destinatari vedono subito che la fattura viene da voi e non ti serve alcuna competenza di design per ottenere un risultato pulito.

Poiché molti cori si esibiscono all'estero o collaborano con fornitori e sponsor in paesi vicini, esistono modelli per lingua. Puoi salvare un modello standard in ciascuna delle lingue tedesco, inglese, francese, olandese, spagnolo, italiano, svedese e sloveno. Quando emetti una fattura a un destinatario anglofono, scegli semplicemente il modello inglese — intestazioni come "Invoice", "Subtotal", "VAT" e il formato data si adattano automaticamente, i contenuti dai segnaposto si compilano nella lingua scelta.

Fatturazione elettronica: ZUGFeRD e XRechnung con un clic

Dal Wachstumschancengesetz tedesco, in Germania la fattura elettronica è progressivamente obbligatoria per le operazioni tra aziende — quindi non più solo un PDF, ma un file XML strutturato secondo lo standard XRechnung o un PDF ibrido ZUGFeRD che contiene contemporaneamente la pagina leggibile e l'XML leggibile a macchina. I cori che fatturano ad esempio a comuni, assessorati alla cultura o altre autorità sono direttamente interessati; nelle operazioni B2B il destinatario è sempre più in diritto di esigere una fattura elettronica.

In Chorilo scegli il formato desiderato al momento della finalizzazione di una fattura — ZUGFeRD è lo standard, XRechnung è disponibile come alternativa. L'applicazione genera automaticamente un secondo file con il record XML leggibile a macchina, convalida i campi obbligatori (nome, indirizzo, CAP, città, paese del destinatario e i dati della propria associazione) e archivia il risultato in modo inalterabile nello storage a oggetti. Non devi sapere nulla dei dettagli tecnici degli schemi XML — l'applicazione se ne occupa completamente in background.

Stati: bozza, definitiva, nota di credito

Una fattura inizia sempre come bozza. In bozza puoi aggiungere righe, cambiare indirizzi, correggere importi a piacere — nulla viene fissato, nessun numero viene consumato, nessun PDF viene generato. Non appena la fattura è giusta, la finalizzi con un clic. In quel momento Chorilo assegna il successivo numero di fattura libero dalla numerazione della tua associazione, genera il PDF e l'XML della fattura elettronica e archivia entrambi. Da quel momento la fattura è, di fronte all'agenzia delle entrate, una vera fattura — con una numerazione continua e senza buchi, come prescritto dalle regole tedesche GoBD.

Dopo la finalizzazione non sono più possibili correzioni tramite modifica — non sarebbe ammissibile dal punto di vista contabile. Invece di toccare la fattura originale, emetti una nota di credito che si riferisce automaticamente con importi negativi alla fattura originale. Entrambi i documenti restano in modo permanente nel sistema e la cronologia è completamente tracciabile.

Piccoli imprenditori, aliquote e importi al centesimo

Se la tua associazione utilizza il regime tedesco dei piccoli imprenditori secondo §19 UStG, Chorilo porta automaticamente le aliquote IVA a zero e aggiunge la nota obbligatoria, in modo che non venga esposta IVA per errore. Se sei in regime ordinario, puoi assegnare un'aliquota propria a ogni riga e i totali vengono mostrati correttamente raggruppati per aliquota — è importante quando, ad esempio, in una stessa fattura compaiono 7 % sulle partiture e 19 % sui supporti audio.

Internamente tutti gli importi passano per una pipeline BCMath a quattro decimali e vengono arrotondati commercialmente a due decimali solo alla fine. Sembra tecnico, ma ha un effetto pratico: la somma delle tue singole righe produce esattamente lo stesso importo in centesimi nel PDF, nel file XML e in ogni successiva analisi contabile — nessun classico problema di "differenza 0,01" che ama tanto comparire nei fogli di calcolo.

Collegamento con la prima nota

Poiché la nuova funzione vive direttamente nella prima nota, puoi collegare a posteriori una registrazione di prima nota a una fattura. Quando arriva un pagamento sul conto dell'associazione, assegni quella registrazione bancaria o di cassa alla fattura corrispondente — tramite un campo di selezione nei dettagli della transazione. Così ogni membro del consiglio e ogni revisore vede nella traccia documentale quale pagamento estingue quale fattura. Il collegamento è volutamente manuale: mantieni il controllo su quale pagamento viene registrato su quale fattura, soprattutto quando un cliente ha più fatture aperte o un pagamento aggrega più importi. PDF e file XML già archiviati restano accessibili in qualsiasi momento — chi vuole successivamente riesportare una fattura come fattura elettronica o scaricarla come PDF la clicca nella lista delle fatture e carica la versione archiviata.

Autorizzazioni e consiglio a più persone

Chi può vedere o creare fatture si regola tramite il sistema di autorizzazioni esistente. cashbook.view consente di vedere l'elenco, cashbook.edit apre creazione, modifica, finalizzazione e annullamento, cashbook.delete consente di eliminare le sole bozze. Così il consiglio può decidere se solo il tesoriere può emettere fatture o se anche il segretario può preparare bozze che il tesoriere deve solo finalizzare. I sub-ensemble di un coro principale lavorano con numeri di fattura separati — coro giovanile e coro principale ricevono ciascuno una propria numerazione senza interruzioni.

A chi conviene la nuova funzione

Il vantaggio è più evidente per i cori che vendono regolarmente biglietti per concerti a clienti aziendali, fatturano workshop o tecnica vocale, fatturano contributi di sponsor o ribaltano compensi di solisti esterni. Ma ne traggono beneficio anche le associazioni che vivono solo di quote associative quando hanno bisogno di una vera fattura per singoli membri o sponsor — la funzione non è legata a un volume di fatturazione e non costa una licenza extra nell'abbonamento. Risparmi i canoni mensili degli strumenti di fatturazione esterni, mantieni il flusso documentale nello stesso sistema di membri, prima nota e gestione giustificativi e spunti contemporaneamente l'obbligo di fattura elettronica e l'archiviazione conforme a GoBD. Chi lavora già con la prima nota di Chorilo trova la nuova sezione Fatture direttamente nel menu di sinistra sotto "Prima nota" — il primo modello proprio si progetta in cinque minuti.