Redigera hela repetitionsserier och samla alla externa kontakter på ett ställe: två nya funktioner för körvardagen

Två frågor har återkommit särskilt ofta från körer de senaste månaderna: »Varför måste jag öppna varje enskild förekomst av min repetitionsserie för hand när lokalen byts?« och »Var lägger jag kontaktuppgifterna till vår sponsor, vår bank, kommunens kulturkontor och trumpetaren vi anlitar varje jul — utan att pressa in dem i medlemslistan?« Båda har nu en ordentlig lösning i den produktiva utgåvan. Det här inlägget förklarar vad som ändrats och hur du använder de nya funktionerna i vardagen.

Repetitionsserier nu som helhet redigerbara

Hittills kunde du visserligen lägga upp en återkommande repetition som serie, men så fort den stod i din kalender var de enskilda händelserna oberoende av varandra. Ville du byta repetitionslokal från juli och framåt fick du öppna varje händelse för hand och skriva om lokalfältet. Att ställa in alla repetitioner i en serie innebar att radera dem en efter en. Med den nya utgåvan är det definitivt över. När du redigerar eller raderar en händelse som hör till en serie ställer Chorilo en kort fråga: ska ändringen gälla bara denna händelse, denna och alla framtida, eller varje händelse i serien?

De tre alternativen täcker de typiska fallen direkt. »Endast denna händelse« är säkerhetsventilen för »nästa tisdag flyttar vi undantagsvis till församlingssalen eftersom huvudsalen är dubbelbokad« — de andra repetitionerna lämnas i fred. »Denna och alla framtida« är rätt val för permanenta ändringar: ny fast lokal, ny starttid, en ny notis till deltagarna. »Alla händelser i serien« passar för retroaktiva rättelser som ska målas om för hela serien — en felstavning i titeln, en felaktig tagg, en notbilaga som alltid borde ha varit med.

Det intressanta är tiden. Flyttar du en repetition från 19:30 till 20:00 och väljer »alla händelser« snäpper Chorilo medvetet inte varje repetition till 20:00 utan skjuter varje repetition exakt den halvtimme du flyttat den här. Hade en enskild händelse i serien en egen specialtid (till exempel generalrepetitionen som alltid börjar tidigare) behåller den sin egen offset gentemot de andra. Specialfall plattas inte ut — seriens egna logik förblir intakt.

Radering följer samma mönster. Från papperskorgsikonen på en händelses detaljsida kan du ta bort enbart denna händelse, ta bort allt från idag och framåt ur kalendern eller städa undan hela serien. Händelser du raderat tidigare återuppstår inte, och datum du medvetet hoppade över när du skapade serien (semesterveckor till exempel) ligger kvar som du satte dem.

Det nya valet finns i webben på redigerings- och raderingssidan för en händelse och i appen på motsvarande skärmar. För enstaka händelser — konsert, årsmöte, enskild workshop — händer inget nytt: den gamla redigerings- och raderingsbeteendet är oförändrat.

Hjälpsidorna för händelser är uppdaterade och den inbyggda AI-assistenten i Chorilo känner till de nya alternativen och förklarar dem när en medlem frågar.

Alla externa kontakter på ett ställe

Konsertarrangörer, sponsorer, banker, försäkringsmäklare, hedersgäster, solisten du bokar en gång om året, tryckeriet, kulturkontoret på rådhuset — varje kör har en hög av kontakter som inte hör hemma på medlemslistan men som dyker upp hela tiden i vardagen. Hittills hamnade den datan i kalkylark, delade anteckningar eller i bästa fall i en enda styrelseledamots personliga adressbok. Med det nya avsnittet Kontakter får de äntligen en fast plats — snyggt åtskilt per kör och synligt för dem som har rätt att se det.

Skapa, importera, vCard och taggar

En kontakt skapar du direkt från listan via »Ny kontakt«: namn, e-post, telefon, adress, IBAN, BIC, organisationsnummer, fri anteckning. Har du redan en Excel-lista med adresser skickar du den genom importguiden. Chorilo ger dig en nedladdningsbar mall, du laddar upp den ifyllda filen och ser sedan en förhandsvisning: vilka rader skulle läggas till och vilka rader misstänker Chorilo som dubbletter av befintliga kontakter — jämförelsen sker via e-post och IBAN. Rad för rad bestämmer du: hoppa över, lägga till som ny eller slå ihop med befintlig post. Importen körs först efter bekräftelse, och då på en gång: antingen kommer alla rader in eller ingen. En halvavbruten import lämnar inga halvgjorda poster.

Varje enskild kontakt laddas ner som vCard för att läggas direkt i telefonens adressbok. Större exporter (Excel eller CSV av hela listan) ligger inte som knapp på kontaktsidan — som de andra rapporterna bor de i körens centrala rapportområde. Så förblir kontaktsidan lugn.

Du etiketterar kontakter med taggar och filtrerar listan efter dem. Chorilo levereras med en handfull rimliga standardtaggar — konsertarrangör, sponsor, bank, försäkring, hedersgäst, gästmusiker, tryckeri, lokaluthyrare och en allmän samlingstagg för övriga externa — som du kan döpa om, byta färg på eller bygga ut i inställningarna. En kontakt får bära så många taggar som är vettigt: banken som också sponsrar sommarkonserten är helt enkelt bägge och dyker upp under båda filtren.

Kopplat till kassaboken och händelserna

Adressboken blir verkligt nyttig där den möter resten av Chorilo. I kassaboken har fakturaformuläret en kontaktväljare högst upp: du väljer mottagare ur adressboken och namn, adress, organisationsnummer och e-post fylls automatiskt i fakturans kunddata. Så fort du sparar fakturan kommer Chorilo ihåg att den här kontakten var fakturamottagare — du ser fakturan i kontaktens historik nästa gång du öppnar den. Kassaboksposter fungerar likadant: när du skriver i motpartsfältet föreslås matchande kontakter, val fyller IBAN och kontoinnehavare automatiskt och den färdiga posten hängs på kontakten som donation eller utbetalning. Du kan också koppla manuellt i efterhand.

På en händelses detaljsida finns ett nytt avsnitt »Externa gäster«. Härifrån kopplar du hedersgäster och gästmusiker till konserten och kan ge dem en roll — »solotrumpet«, »hedersbeskyddare«, »välkomsttal: kulturansvarig«. Externa gäster syns sedan i programutkastet för utskrift och, om händelsen är publicerad, på körens offentliga webbplats.

Donationsintyg direkt från kontakten

En vanlig önskan från ideella körer har varit att skriva ut donationsintyg direkt från en givares kontaktkort. Det går nu: på en kontakts detaljsida hittar du åtgärden »Donationsintyg«. Den öppnar en översikt över alla kassaboksposter som hör till denna kontakt under det valda året och som ännu inte täcks av ett intyg. Du kryssar i de som ska ingå och Chorilo skapar intyget i körens mall — givarens adress kommer direkt från kontakten, så ingen risk för felstavning eller föråldrad adress från en gammal faktura.

Behörigheter, säkerhetslogg och GDPR

Vem i kören som får se, lägga till eller radera kontakter styrs av det befintliga behörighetssystemet. Det finns separata behörigheter för att se, redigera, radera, importera, exportera och hantera utlämningsbegäran enligt GDPR. Uppdateringen lägger in dem i körens befintliga behörighetsgrupper i en rimlig standardfördelning — du behöver inte konfigurera om något. Menyposten »Kontakter« sitter i ensemblens administrationsdel, mellan Kassabok och Offentlig webbplats, och är osynlig för medlemmar utan läsbehörighet.

Varje åtgärd — skapa, ändra, radera, importera, exportera, GDPR-utlämnande — skrivs in i körens säkerhetslogg. Den som har adminbehörighet kan i efterhand spåra vem som rörde vilken kontakt när. Det är samtidigt grunden för de obligatoriska registren över behandlingsaktiviteter som GDPR kräver av föreningar.

Apropå det: om en person vars data ni har i kontaktlistan begär utlämning enligt artikel 15 GDPR finns en knapp med ett klick på detaljsidan som buntar ihop allt om personen — själva kontakten, varje kopplad faktura, post och händelse, varje rad i säkerhetsloggen — i en fil ni kan lämna ut. Själva utlämningsåtgärden loggas så att ni kan bevisa att ni reagerat inom den lagstadgade fristen.

Hjälpavsnittet utbyggt

Båda funktionerna kommer med full dokumentation. Hjälpavsnittet har ett nytt kapitel »Kontakter« med tio ämnen — översikt, skapa, redigera, arkivera, taggar, importera, exportera, donationsintyg, externa händelsegäster, GDPR. Händelseguiderna utökades med det nya valet. AI-assistenten i Chorilo citerar relevanta hjälpsidor när medlemmar frågar.

Varför just dessa två tillsammans

Vid första anblicken har redigering av repetitionsserier och en adressbok lite med varandra att göra. I praktiken hör de till samma mognadssteg. Chorilo blir allt oftare det enda verktyg en kör använder för sin administration — alltså måste det klara av den verkliga vardagen av återkommande planering som ständigt behöver små rättelser, och de många människor utanför medlemskåren som ständigt dyker upp i fakturor, händelser och kontoutdrag. De två nya funktionerna tar bort två av de vanligaste skälen till att en styrelse eller kassör fortfarande skulle plocka fram Excel eller delade listor. Båda är live i den produktiva utgåvan, kostar ingen extra licens i abonnemanget och respekterar de roller din kör redan satt upp. Den nya menyposten »Kontakter« hittar du i varje ensemble du har rätt för, och serievalsdialogen dyker upp av sig själv nästa gång du redigerar eller raderar en repetition i en serie.