Facturas profesionales para coros: plantillas WYSIWYG, factura electrónica y libro de caja en una sola herramienta

Entradas para conciertos, cuotas de talleres, honorarios de solistas o aportaciones publicitarias de patrocinadores — en el día a día de un coro se acumulan rápidamente operaciones para las que la asociación tiene que emitir una factura en regla. Hasta ahora, en Chorilo eso solo era posible mediante plantillas manuales de Word o software de contabilidad externo. Con la nueva función de facturación en el libro de caja creas ahora facturas profesionales directamente en Chorilo, que encajan visualmente con tu asociación, contienen todos los datos fiscales obligatorios y, con un solo clic, quedan disponibles como factura electrónica conforme a la ley en formato XRechnung o ZUGFeRD. Ya no necesitas software adicional para ello — ni un programa de contabilidad clásico ni un servicio en la nube.

El editor de plantillas: WYSIWYG en lugar de Word

El corazón de la nueva función es el editor gráfico de plantillas. En lugar de alinear un archivo de Word con tabulaciones o trastear con una plantilla HTML, diseñas tu plantilla de factura en una vista previa en vivo sobre una hoja A4: lo que ves en el editor es lo que el destinatario verá después en el PDF y en el documento de factura electrónica. Eso es lo que significa WYSIWYG — «what you see is what you get». No hay formato oculto, ni código invisible que provoque desplazamientos a posteriori, ni una vista previa de impresión críptica que de repente luzca distinta a la edición. Trabajas directamente sobre el resultado final.

La plantilla se compone de bloques individuales: una cabecera con tu logo, una dirección del destinatario, un bloque con número y fecha de factura, la tabla de líneas con tus servicios, un bloque de totales con neto, IVA y total, y un pie con datos bancarios, número fiscal y datos de la asociación. Cada uno de esos bloques lo puedes situar libremente en la página — moverlo con arrastrar y soltar, cambiar su tamaño desde los tiradores, ajustar el tamaño de letra, cambiar la alineación. Si tu asociación dispone de papel de carta con un diseño de fondo propio, lo subes simplemente como PDF o PNG y los contenidos se colocan sobre ese papel de carta — exactamente como lo dictaría un original impreso.

Marcadores que se rellenan solos

Para que no tengas que reescribir cada valor en cada factura, el editor trabaja con más de cuarenta marcadores de posición. Insertas, por ejemplo, nombre del destinatario, dirección del destinatario, número de factura, fecha de factura, fecha de prestación, fecha de vencimiento, importe total neto, IVA o nombre de la asociación en el bloque de texto desde una barra lateral — y al crear una factura concreta esos campos se rellenan automáticamente a partir de los datos maestros y de la entrada de la factura. Así diseñas la plantilla con cuidado una sola vez y luego puedes emitir tantas facturas como quieras sin tocar el archivo de maquetación cada vez.

Las líneas de una factura tienen su propia configuración de columnas. Tú decides qué columnas muestra tu tabla — por ejemplo descripción, cantidad, unidad, precio unitario, tipo de IVA y precio total — qué anchura tiene cada columna, cómo se alinea y en qué formato se muestra el valor (texto, moneda, porcentaje o número puro). Quien solo factura tarifas planas puede ocultar la columna de cantidad; quien necesita precios por unidad o por hora la deja visible. Esa configuración forma parte de la plantilla — una vez ajustada se aplica a todas las facturas que usan esa plantilla.

Diseño propio: logo, fuentes, colores

Para que la factura encaje con la asociación como hecha de una sola pieza, se pueden fijar de forma centralizada la fuente, el tamaño, el color de acento y el color principal y los márgenes de página. Sube tu logo, elige los colores de tu asociación, ajusta la tipografía corporativa — a partir de ese momento esos ajustes se aplican a todas las facturas que envías. Los destinatarios ven enseguida que la factura viene de vosotros, y no necesitas conocimientos de diseño para obtener un resultado limpio.

Como muchos coros hacen actuaciones internacionales o trabajan con proveedores y patrocinadores de países vecinos, hay plantillas por idioma. Puedes guardar una plantilla estándar en cada uno de los idiomas alemán, inglés, francés, neerlandés, español, italiano, sueco y esloveno. Cuando emites una factura a un destinatario angloparlante, simplemente eliges la plantilla en inglés — encabezados como «Invoice», «Subtotal», «VAT» y el formato de fecha se adaptan automáticamente, los contenidos de los marcadores se rellenan en el idioma elegido.

Factura electrónica: ZUGFeRD y XRechnung con un clic

Desde la ley alemana Wachstumschancengesetz, la factura electrónica es progresivamente obligatoria en Alemania para operaciones entre empresas — es decir, ya no basta un PDF, sino un archivo XML estructurado según el estándar XRechnung o un PDF híbrido ZUGFeRD que contiene a la vez la página legible y el XML legible por máquina. Los coros que facturan, por ejemplo, a ayuntamientos, oficinas de cultura u otras administraciones están directamente afectados; en operaciones B2B el destinatario tiene cada vez más derecho a exigir una factura electrónica.

En Chorilo eliges el formato deseado al finalizar una factura — ZUGFeRD es el estándar, XRechnung está disponible como alternativa. La aplicación genera automáticamente un segundo archivo con el registro XML legible por máquina, valida los campos obligatorios (nombre, dirección, código postal, ciudad, país del destinatario y los propios datos de la asociación) y guarda el resultado de forma inalterable en el almacenamiento de objetos. No necesitas saber nada de los detalles técnicos de los esquemas XML — la aplicación lo gestiona por completo en segundo plano.

Flujo de estados: borrador, final, abono

Una factura comienza siempre como borrador. En borrador puedes añadir líneas, cambiar direcciones, corregir importes a voluntad — nada queda fijado, no se consume ningún número, no se genera ningún PDF. En cuanto la factura está correcta, la finalizas con un clic. En ese momento Chorilo asigna el siguiente número libre del rango numérico de tu asociación, genera el PDF y el XML de factura electrónica y archiva ambos. A partir de ahí la factura es, frente a la Agencia Tributaria, una factura real — con numeración correlativa sin saltos, como exigen las normas alemanas GoBD.

Tras la finalización ya no es posible corregir editando — eso no sería admisible desde el punto de vista contable. En lugar de tocar la factura original, emites un abono que se refiere automáticamente con importes negativos a la factura original. Ambos documentos quedan en el sistema de forma permanente y el historial es totalmente trazable.

Pequeños empresarios, tipos de IVA e importes al céntimo

Si tu asociación utiliza el régimen alemán de pequeños empresarios según §19 UStG, Chorilo pone automáticamente los tipos de IVA a cero y añade el aviso obligatorio, de modo que no muestres IVA por error. Si estás en régimen general, puedes asignar a cada línea su propio tipo de IVA y los totales se muestran correctamente agrupados por tipo — eso es importante cuando, por ejemplo, en una misma factura conviven 7 % en partituras y 19 % en grabaciones.

Internamente, todos los importes pasan por una canalización BCMath con cuatro decimales y solo se redondean comercialmente a dos decimales al final del todo. Suena técnico, pero tiene un efecto práctico: la suma de tus líneas individuales da exactamente el mismo importe en céntimos en el PDF, en el archivo XML y en cualquier análisis contable posterior — sin el clásico problema de «diferencia de 0,01» que tanto le gusta aparecer en las hojas de cálculo.

Conexión con el libro de caja

Como la nueva función vive directamente dentro del libro de caja, puedes vincular un asiento del libro de caja a una factura a posteriori. Cuando entra un pago en la cuenta de la asociación, asignas ese movimiento bancario o de caja a la factura correspondiente — mediante un campo de selección en los detalles de la transacción. Así cada miembro de la junta y cada auditor ve en el rastro documental qué pago salda qué factura. La vinculación es deliberadamente manual: tú mantienes el control de qué pago se imputa a qué factura, sobre todo cuando un cliente tiene varias facturas abiertas o un pago agrupa varios importes. Los PDF y los archivos XML ya archivados quedan accesibles en todo momento — quien quiera más adelante volver a exportar una factura como factura electrónica o descargarla como PDF, la pulsa en la lista de facturas y carga la versión archivada.

Permisos y junta de varias personas

Quién puede ver o emitir facturas se regula a través del sistema de permisos existente. cashbook.view permite ver la lista, cashbook.edit abre crear, editar, finalizar y anular, cashbook.delete permite eliminar borradores puros. Así la junta puede decidir si solo el tesorero puede emitir facturas o si también la secretaria puede preparar borradores que el tesorero solo tenga que finalizar. Los subensembles de un coro principal trabajan con números de factura separados — coro juvenil y coro principal reciben cada uno su propio rango correlativo sin saltos.

Para quién merece la pena la nueva función

El beneficio es más evidente para coros que venden con regularidad entradas de concierto a clientes empresariales, facturan talleres o clases de técnica vocal, facturan aportaciones de patrocinadores o repercuten honorarios de solistas externos. Pero también las asociaciones que viven exclusivamente de cuotas se benefician cuando necesitan una factura en regla para algún miembro o patrocinador puntual — la función no está ligada a un volumen de facturación y no cuesta licencia extra dentro de la suscripción. Te ahorras las cuotas mensuales de herramientas de facturación externas, mantienes el flujo documental en el mismo sistema que miembros, libro de caja y gestión de justificantes y, al mismo tiempo, das cumplimiento a la obligación de factura electrónica y al archivado conforme a GoBD. Quien ya trabaja con el libro de caja de Chorilo encontrará la nueva sección de Facturas directamente en el menú izquierdo bajo «Libro de caja» — la primera plantilla propia se diseña en cinco minutos.