Factures professionnelles pour les chorales : modèles WYSIWYG, facture électronique et caisse dans un seul outil

Billets de concert, frais d'atelier, honoraires de solistes ou contributions publicitaires de sponsors — dans le quotidien d'une chorale, les occasions s'accumulent rapidement pour lesquelles l'association doit émettre une facture en bonne et due forme. Jusqu'ici, cela n'était possible dans Chorilo que via des modèles Word manuels ou un logiciel de comptabilité externe. Avec la nouvelle fonction de facturation dans la caisse, vous créez désormais directement dans Chorilo des factures professionnelles qui correspondent visuellement à votre association, comportent toutes les mentions fiscales obligatoires et sont disponibles d'un clic sous forme de facture électronique conforme à la loi au format XRechnung ou ZUGFeRD. Vous n'avez plus besoin d'un logiciel supplémentaire pour cela — qu'il s'agisse d'un programme de comptabilité classique ou d'un service en ligne.

L'éditeur de modèle : WYSIWYG au lieu de Word

Le cœur de la nouvelle fonction est l'éditeur graphique de modèle. Au lieu d'aligner un fichier Word avec des tabulations ou de bricoler dans un modèle HTML, vous concevez votre modèle de facture dans un aperçu en direct sur une feuille A4 : ce que vous voyez dans l'éditeur est exactement ce que le destinataire verra ensuite dans le PDF et dans le document de facture électronique. C'est ce que signifie WYSIWYG — « what you see is what you get ». Il n'y a pas de mise en forme cachée, pas de code invisible qui provoquerait par la suite des décalages, ni d'aperçu d'impression cryptique qui aurait soudain un autre aspect que l'édition. Vous travaillez directement sur le résultat final.

Le modèle se compose de blocs individuels : un en-tête avec votre logo, une adresse du destinataire, un bloc avec numéro et date de facture, le tableau des positions avec vos prestations, un bloc de totaux avec montant net, TVA et montant total, ainsi qu'un pied de page avec coordonnées bancaires, numéro fiscal et informations sur l'association. Vous pouvez placer chacun de ces blocs librement sur la page — les déplacer par glisser-déposer, modifier la taille via les poignées, ajuster la taille de police, changer l'alignement. Si votre association dispose d'un papier à en-tête avec un design d'arrière-plan propre, vous le déposez simplement en PDF ou PNG, et les contenus se posent sur ce papier à en-tête — exactement comme un original imprimé le prescrirait.

Des espaces réservés qui se remplissent tout seuls

Pour ne pas avoir à ressaisir chaque valeur à chaque facture, l'éditeur travaille avec plus de quarante espaces réservés. Vous insérez par exemple nom du destinataire, adresse du destinataire, numéro de facture, date de facture, date de prestation, date d'échéance, montant total net, TVA ou nom de l'association dans le bloc de texte via une barre latérale — et lors de la création d'une facture concrète, ces champs se remplissent automatiquement à partir des données de base et de la saisie de la facture. Ainsi vous concevez le modèle proprement une seule fois et pouvez ensuite émettre autant de factures que vous voulez sans avoir à toucher au fichier de mise en page à chaque fois.

Les positions d'une facture disposent de leur propre configuration de colonnes. Vous décidez quelles colonnes votre tableau affiche — par exemple description, quantité, unité, prix unitaire, taux de TVA et prix total — quelle est la largeur de chaque colonne, son alignement et le format d'affichage de la valeur (texte, devise, pourcentage ou nombre simple). Quiconque ne facture que de simples forfaits peut masquer la colonne de quantité ; quiconque a besoin de prix unitaires ou horaires la laisse visible. Cette configuration fait partie du modèle — une fois définie, elle s'applique à toutes les factures utilisant ce modèle.

Votre propre design : logo, polices, couleurs

Pour que la facture corresponde à l'association comme d'un seul tenant, on peut définir au niveau central la police, la taille de police, la couleur d'accentuation et la couleur principale ainsi que les marges. Téléchargez votre logo, choisissez les couleurs de votre association, réglez la police maison — à partir de ce moment ces réglages se retrouvent sur chaque facture que vous envoyez. Les destinataires voient immédiatement que la facture vient de vous, et vous n'avez pas besoin de connaissances en design pour obtenir un résultat soigné.

Comme beaucoup de chorales font des concerts internationaux ou collaborent avec des fournisseurs et sponsors dans les pays voisins, les modèles existent par langue. Vous pouvez enregistrer un modèle standard dans chacune des langues allemand, anglais, français, néerlandais, espagnol, italien, suédois et slovène. Quand vous écrivez une facture à un destinataire anglophone, vous choisissez simplement le modèle anglais — les titres comme « Invoice », « Subtotal », « VAT » et le format de date s'adaptent automatiquement, les contenus issus des espaces réservés se remplissent dans la langue choisie.

Facture électronique : ZUGFeRD et XRechnung en un clic

Depuis la loi allemande Wachstumschancengesetz, la facture électronique est progressivement obligatoire en Allemagne pour les transactions entre entreprises — ce n'est donc plus seulement un PDF, mais un fichier XML structuré au standard XRechnung ou un PDF hybride ZUGFeRD qui contient à la fois la page lisible et le XML lisible par machine. Les chorales qui facturent par exemple à des administrations municipales, à des services culturels ou à d'autres autorités sont directement concernées ; dans les transactions B2B, le destinataire est de plus en plus en droit d'exiger une facture électronique.

Dans Chorilo, vous choisissez le format souhaité lors de la finalisation d'une facture — ZUGFeRD est le standard, XRechnung est disponible en alternative. L'application génère automatiquement un second fichier avec l'enregistrement XML lisible par machine, valide les champs obligatoires (nom, adresse, code postal, ville, pays du destinataire ainsi que vos propres données associatives) et stocke le résultat de manière inaltérable dans le stockage d'objets. Vous n'avez pas besoin de connaître les détails techniques des schémas XML — l'application s'en occupe entièrement en arrière-plan.

Cycle de statut : brouillon, finalisée, avoir

Une facture commence toujours en brouillon. En brouillon, vous pouvez ajouter des positions, changer des adresses, corriger des montants à volonté — rien n'est figé, aucun numéro n'est consommé, aucun PDF n'est généré. Dès que la facture est correcte, vous la finalisez d'un clic. À ce moment Chorilo attribue le prochain numéro de facture libre dans la séquence de votre association, génère le PDF et le XML de facture électronique et archive les deux. À partir de là, la facture est, vis-à-vis de l'administration fiscale, une vraie facture — avec un numéro continu et sans interruption, comme l'imposent les règles allemandes GoBD.

Après la finalisation, des corrections par édition ne sont plus possibles — ce ne serait pas admissible sur le plan comptable. Au lieu de toucher à la facture d'origine, vous émettez un avoir qui se réfère automatiquement avec des montants négatifs à la facture d'origine. Les deux documents restent durablement dans le système, l'historique est entièrement traçable.

Régime de la franchise en base, taux de TVA et montants au centime près

Si votre association utilise le régime allemand de la franchise selon §19 UStG, Chorilo met automatiquement les taux de TVA à zéro et ajoute la mention obligatoire, de sorte que vous ne fassiez pas apparaître de TVA par erreur. Si vous êtes soumis au régime normal, vous pouvez attribuer un taux de TVA propre à chaque position et les totaux sont indiqués correctement, groupés par taux — c'est important quand par exemple 7 % sur les partitions et 19 % sur les enregistrements apparaissent ensemble sur une facture.

En interne, tous les montants passent par un pipeline BCMath à quatre décimales et ne sont arrondis commercialement à deux décimales qu'à la toute fin. Cela paraît technique, mais a un effet pratique : la somme de vos positions individuelles donne exactement le même montant en centimes dans le PDF, dans le fichier XML et dans toute analyse comptable ultérieure — pas de classique « différence de 0,01 » qui aime tant apparaître dans les tableurs.

Lien avec la caisse

Comme la nouvelle fonction vit directement dans la caisse, vous pouvez lier a posteriori une écriture de caisse à une facture. Lorsqu'un paiement arrive sur le compte de l'association, vous affectez cette écriture bancaire ou en espèces à la facture correspondante — via un champ de sélection dans les détails de la transaction. Ainsi chaque membre du comité et chaque vérificateur aux comptes voit dans la piste documentaire quel paiement règle quelle facture. Le lien est volontairement manuel : vous gardez le contrôle sur le paiement comptabilisé sur quelle facture, en particulier quand un client a plusieurs factures ouvertes ou qu'un paiement regroupe plusieurs montants. Les PDF et fichiers XML déjà archivés restent accessibles à tout moment — quiconque veut plus tard réexporter une facture en facture électronique ou la télécharger en PDF la clique dans la liste des factures et charge la version archivée.

Droits d'accès et comité à plusieurs personnes

Qui peut voir ou créer des factures se règle via le système d'autorisations existant. cashbook.view permet de consulter la liste, cashbook.edit ouvre la création, la modification, la finalisation et l'annulation, cashbook.delete permet de supprimer les simples brouillons. Le comité peut ainsi décider si seul le trésorier peut émettre des factures ou si le secrétaire peut aussi préparer des brouillons que le trésorier n'a plus qu'à finaliser. Les sous-ensembles d'une chorale principale travaillent avec des numéros de facture distincts — chorale principale et chorale des jeunes reçoivent chacune leur propre séquence sans interruption.

Pour qui la nouvelle fonction est intéressante

L'avantage est le plus évident pour les chorales qui vendent régulièrement des billets de concert à des clients professionnels, facturent des ateliers ou des cours de technique vocale, facturent des contributions de sponsors ou refacturent des honoraires de solistes externes. Mais même les associations qui vivent uniquement de cotisations en bénéficient lorsqu'elles ont besoin d'une facture en bonne et due forme pour un membre ou un sponsor — la fonction n'est pas liée à un volume de facturation et ne coûte aucune licence supplémentaire dans l'abonnement. Vous économisez les frais mensuels d'outils de facturation externes, gardez le flux documentaire dans le même système que les membres, la caisse et la gestion des justificatifs et cochez en même temps l'obligation de facture électronique et l'archivage conforme aux GoBD. Quiconque travaille déjà avec la caisse Chorilo trouvera la nouvelle section Factures directement dans le menu de gauche sous « Caisse » — le premier modèle propre se conçoit en cinq minutes.