Profesionalni računi za zbore: predloge WYSIWYG, e-račun in blagajna v enem orodju

Vstopnice za koncerte, prispevki za delavnice, honorarji solistov ali oglaševalski prispevki sponzorjev — v vsakdanjiku zbora se hitro nabere primerov, za katere mora društvo izstaviti pravi račun. Doslej je bilo to v Chorilu mogoče le prek ročnih Wordovih predlog ali zunanjega računovodskega programa. Z novo funkcijo izstavljanja računov v blagajni zdaj ustvarjate profesionalne račune neposredno v Chorilu, ki se vizualno ujemajo z vašim društvom, vsebujejo vse obvezne davčne podatke in so na klik na voljo kot zakonsko skladen e-račun v formatu XRechnung ali ZUGFeRD. Za to ne potrebujete več nobene dodatne programske opreme — niti klasičnega računovodskega programa niti spletne storitve.

Urejevalnik predlog: WYSIWYG namesto Worda

Srce nove funkcije je grafični urejevalnik predlog. Namesto da bi Wordovo datoteko poravnavali s tabulatorji ali se mučili z HTML-predlogo, oblikujete predlogo računa v predogledu v živo na listu A4: kar vidite v urejevalniku, bo prejemnik kasneje videl v PDF in v dokumentu e-računa. To pomeni WYSIWYG — »what you see is what you get«. Ni skritega oblikovanja, ni nevidne kode, ki bi pozneje povzročila premike, in ni skrivnostnega predogleda tiska, ki bi nenadoma izgledal drugače kot urejanje. Delate neposredno na končnem rezultatu.

Predloga je sestavljena iz posameznih blokov: glava z vašim logotipom, naslov prejemnika, blok s številko in datumom računa, tabela postavk z vašimi storitvami, blok seštevkov z neto, davkom in skupnim zneskom ter noga z bančnimi podatki, davčno številko in podatki društva. Vsakega od teh blokov lahko prosto postavite na stran — premikate jih z vlečenjem in spuščanjem, spreminjate velikost prek ročic, prilagajate velikost pisave, spreminjate poravnavo. Če ima vaše društvo dopisni papir z lastnim ozadjem, ga preprosto naložite kot PDF ali PNG, in vsebina se postavi na ta dopisni papir — natanko tako, kot bi predpisoval tiskan original.

Ograde, ki se zapolnijo same

Da vam ni treba pri vsakem računu znova tipkati vsake vrednosti, urejevalnik dela z več kot štiridesetimi ogradami. V besedilni blok prek stranske vrstice na primer vstavite ime prejemnika, naslov prejemnika, številko računa, datum računa, datum storitve, rok plačila, skupni znesek neto, DDV ali ime društva — pri ustvarjanju konkretnega računa se ta polja samodejno izpolnijo iz osnovnih podatkov in vnosa računa. Predlogo torej enkrat lepo oblikujete in nato izstavite poljubno število računov, ne da bi morali vsakič v datoteko postavitve.

Postavke računa imajo svojo konfiguracijo stolpcev. Sami določite, katere stolpce kaže vaša tabela — na primer opis, količina, enota, cena na enoto, davčna stopnja in skupna cena — kako širok je posamezen stolpec, kako je poravnan in v kakšni obliki je prikazana vrednost (besedilo, valuta, odstotek ali samo število). Kdor zaračunava le preproste pavšalne postavke, lahko stolpec količine skrije; kdor potrebuje cene na kos ali na uro, ga pusti vidnega. Ta konfiguracija je del predloge — enkrat nastavljena velja za vse račune, ki uporabljajo to predlogo.

Lastna podoba: logotip, pisave, barve

Da se račun ujema z društvom kot iz enega kosa, lahko centralno določite pisavo, velikost pisave, poudarno in osnovno barvo ter robove strani. Naložite svoj logotip, izberite barve društva, nastavite hišno pisavo — od tega trenutka te nastavitve veljajo za vsak račun, ki ga pošljete. Prejemniki takoj vidijo, da račun prihaja od vas, in ne potrebujete oblikovalskega znanja, da bi dobili lep rezultat.

Ker mnogi zbori nastopajo mednarodno ali sodelujejo z dobavitelji in sponzorji v sosednjih državah, obstajajo predloge po jezikih. Po eno standardno predlogo lahko shranite za vsak jezik: nemščino, angleščino, francoščino, nizozemščino, španščino, italijanščino, švedščino in slovenščino. Ko napišete račun angleško govorečemu prejemniku, preprosto izberete angleško predlogo — naslovi, kot so »Invoice«, »Subtotal«, »VAT«, in oblika datuma se samodejno prilagodijo, vsebina iz ograd se zapolni v izbranem jeziku.

E-račun: ZUGFeRD in XRechnung na klik

Od nemškega zakona Wachstumschancengesetz je v Nemčiji za poslovne posle med podjetji postopno obvezna elektronska faktura — torej ne več le PDF, ampak strukturirana XML-datoteka po standardu XRechnung ali hibriden ZUGFeRD-PDF, ki hkrati vsebuje berljivo stran in strojno berljivi XML. Zbori, ki fakturirajo na primer občinskim upravam, uradom za kulturo ali drugim ustanovam, so neposredno prizadeti; pri poslih med podjetji ima prejemnik vse pogosteje pravico zahtevati e-račun.

V Chorilu pri zaključku računa izberete želeno obliko — ZUGFeRD je privzet, XRechnung je na voljo kot alternativa. Aplikacija samodejno ustvari drugo datoteko s strojno berljivim XML-zapisom, preveri obvezna polja (ime, naslov, poštno številko, kraj, državo prejemnika in lastne podatke društva) in rezultat shrani na revizijsko varen način v objektnem prostoru. O tehničnih podrobnostih shem XML vam ni treba vedeti ničesar — aplikacija to v celoti uredi v ozadju.

Potek statusov: osnutek, zaključen, dobropis

Račun se vedno začne kot osnutek. V osnutku lahko poljubno dodajate postavke, spreminjate naslove, popravljate zneske — nič ni dokončno, nobena številka ni porabljena, noben PDF ni ustvarjen. Ko račun ustreza, ga zaključite z enim klikom. V tem trenutku Chorilo dodeli naslednjo prosto številko računa iz številčnega niza vašega društva, ustvari PDF in XML e-računa in oboje arhivira. Od takrat je račun pred davčno upravo pravi račun — s sklenjeno zaporedno številko brez vrzeli, kot zahtevajo nemška pravila GoBD.

Popravki z urejanjem po zaključku niso več mogoči — to z računovodskega vidika ne bi bilo dovoljeno. Namesto da bi se dotaknili izvirnega računa, izstavite dobropis, ki se samodejno sklicuje na izvirni račun z negativnimi zneski. Oba dokumenta trajno ostaneta v sistemu, zgodovina je v celoti sledljiva.

Mali davčni zavezanci, davčne stopnje in zneski na cent natančno

Če vaše društvo uporablja nemško ureditev za male zavezance po §19 UStG, Chorilo davčne stopnje samodejno postavi na nič in doda potrebno obvestilo, da ne bi pomotoma izkazali DDV. Če ste običajni zavezanec, lahko vsaki postavki dodelite lastno davčno stopnjo in seštevki so pravilno prikazani, združeni po davčnih stopnjah — to je pomembno, ko sta na primer 7 % na notnem gradivu in 19 % na nosilcih zvoka skupaj na enem računu.

Vsi zneski interno tečejo prek cevovoda BCMath s štirimi decimalkami in se šele povsem na koncu komercialno zaokrožijo na dve decimalki. Sliši se tehnično, vendar ima praktičen učinek: vsota vaših posameznih postavk v PDF, v datoteki XML in pri vsaki kasnejši knjigovodski analizi da natanko enak znesek v centih — brez klasične težave »razlika 0,01«, ki se v preglednicah tako rada pojavi.

Povezava z blagajno

Ker nova funkcija živi neposredno v blagajni, lahko blagajniški vnos naknadno povežete z računom. Ko na društveni račun prispe plačilo, ta bančni ali gotovinski vnos pripišete ustreznemu računu — prek izbirnega polja v podrobnostih transakcije. Tako vsak član odbora in vsak revizor v dokumentni sledi vidi, katero plačilo poravna kateri račun. Povezovanje je namenoma ročno: vi ohranite nadzor nad tem, katero plačilo se knjiži na kateri račun, zlasti kadar ima stranka več odprtih računov ali kadar eno plačilo združuje več zneskov. Že arhivirani PDF-ji in XML-datoteke ostanejo dosegljivi kadarkoli — kdor želi račun pozneje znova izvoziti kot e-račun ali prenesti kot PDF, ga klikne v seznamu računov in naloži arhivirano različico.

Dovoljenja in večosebni odbor

Kdo lahko vidi ali ustvarja račune, urejate prek obstoječega sistema dovoljenj. cashbook.view omogoča ogled seznama, cashbook.edit odpre ustvarjanje, urejanje, zaključevanje in stornacijo, cashbook.delete dovoljuje brisanje zgolj osnutkov. Tako se lahko odbor odloči, ali račune lahko izstavlja samo blagajnik ali pa lahko tudi tajnik pripravlja osnutke, ki jih blagajnik nato le še zaključi. Pod-ansambli glavnega zbora delajo z ločenimi številkami računov — mladinski in glavni zbor dobita vsak svoj sklenjen številčni niz.

Komu se nova funkcija splača

Korist je najbolj očitna pri zborih, ki redno prodajajo koncertne vstopnice poslovnim strankam, zaračunavajo delavnice ali vokalno tehniko, fakturirajo sponzorske prispevke ali prenašajo honorarje zunanjim solistom. A koristi imajo tudi društva, ki živijo izključno od članarin, kadar potrebujejo pravi račun za posamezne člane ali sponzorje — funkcija ni vezana na obseg fakturiranja in ne stane dodatne licence v naročnini. Prihranite mesečne stroške zunanjih orodij za izstavljanje računov, dokumentni potek obdržite v istem sistemu kot člane, blagajno in upravljanje računov ter hkrati izpolnite obveznost e-računa in arhiviranje skladno z GoBD. Kdor že dela s Chorilovo blagajno, najde nov razdelek Računi neposredno v levem meniju pod »Blagajna« — prva lastna predloga je oblikovana v petih minutah.