Riktad evenemangsstyrning: Begränsa synligheten av evenemang i din kör

Varför inte alla behöver se allt

I en kör eller ensemble finns det evenemang som bara berör vissa medlemmar. Styrelsemötet är avsett för styrelsen, stämrepetitionen för sopranerna riktar sig bara till en stämgrupp, och stämledarnas möte angår inte alla. Ändå hamnar sådana evenemang ofta i den gemensamma kalendern och skapar förvirring. Medlemmar undrar om de ska delta och kalendern blir rörig.

Det är exakt detta problem som den nya synlighetsstyrningen för evenemang i Chorilo löser. När du skapar eller redigerar ett evenemang kan du nu ange vem som får se det överhuvudtaget. Medlemmar som inte tillhör målgruppen ser inte evenemanget vare sig i kalendern eller i evenemangslistan. Allt förblir överskådligt och tydligt.

Tre dimensioner av synlighet

Synligheten för ett evenemang i Chorilo kan begränsas med tre olika kriterier som kan kombineras flexibelt. Detta gör funktionen särskilt kraftfull eftersom den anpassar sig till varje ensembles individuella struktur.

Den första dimensionen är behörighetsgrupper. Varje ensemble i Chorilo kan definiera egna behörighetsgrupper, som "Styrelse", "Aktiva medlemmar" eller "Stödmedlemmar". Om du vill skapa ett evenemang bara för styrelsen väljer du helt enkelt motsvarande behörighetsgrupp. Bara medlemmar som tillhör denna grupp ser evenemanget.

Den andra dimensionen är ensemblefunktioner. Många körer tilldelar speciella funktioner som "Stämledare", "Notbibliotekarie" eller "Kassör". Ett stämledarmöte kan därmed göras synligt specifikt för denna persongrupp utan att andra medlemmar får veta om det eller känner sig tilltalade.

Den tredje dimensionen är stämmor. Detta är särskilt praktiskt för stämrepetitioner. När dirigenten schemalägger en extra repetition bara för tenorerna kan hen begränsa evenemanget så att bara tenorer ser det. Sopranerna, alterna och basarna belastas inte med ett evenemang som inte berör dem.

Det som gör denna lösning speciell är att de tre kriterierna kopplas med ELLER-logik. En medlem ser evenemanget om hen uppfyller minst ett av de valda kriterierna. På så sätt kan du skapa ett evenemang som är synligt både för styrelsen och alla sopraner, även om sopranerna inte sitter i styrelsen.

Hur det fungerar i praktiken

Inställningen är anmärkningsvärt enkel. När du skapar ett nytt evenemang hittar du en ny kryssruta under de vanliga fälten med etiketten "Begränsa synlighet". När du aktiverar den öppnas en sektion som listar alla tillgängliga behörighetsgrupper, funktioner och stämmor i din ensemble. Kryssa helt enkelt i de önskade grupperna och spara evenemanget som vanligt.

Om du inte sätter några kryss och lämnar kryssrutan avaktiverad förblir evenemanget synligt för alla medlemmar som tidigare. Den nya funktionen är helt valfri och ändrar inte befintligt beteende. Befintliga evenemang påverkas inte.

Du kan också justera synligheten när som helst vid redigering av ett evenemang. Kanske inser du att en stämrepetition trots allt bör öppnas för alla stämmor, eller att ett styrelsemöte också är relevant för stämledarna. Några klick räcker och synligheten är uppdaterad.

Transparens för alla inblandade

Medlemmar som kan se ett begränsat evenemang märker omedelbart på detaljsidan att detta evenemang inte är synligt för alla. Under evenemangsdetaljerna visas en diskret indikation i amberfärg med en ögonikon och en lista över vem som kan se evenemanget. På så sätt vet varje deltagare att det är ett riktat evenemang och att inte alla medlemmar är inbjudna.

Denna transparens är viktig så att ingen blir överraskad. När en stämledare ser att ett evenemang bara är synligt för stämledare och styrelsen förstår hen omedelbart sammanhanget och kan förbereda sig därefter.

Tillgängligt på alla plattformar

Synlighetsstyrning fungerar överallt där du använder Chorilo. I webbapplikationen kan du ställa in synligheten när du skapar och redigerar evenemang och se begränsningarna på detaljsidan. Samma funktionalitet finns i mobilappen för iOS och Android. Oavsett om du skapar ett evenemang på din dator eller på språng med din smartphone är synlighetsinställningarna alltid bara ett tryck bort.

Visningen av begränsningar är också konsekvent på alla plattformar. Oavsett om det är i webbläsaren eller i appen ser den amberfärgade indikationen med synlighetsdetaljerna likadan ut överallt och ger samma information.

Typiska användningsfall

I praktiken finns det många situationer där synlighetsstyrning underlättar vardagen i kören. Styrelsemöten är det mest uppenbara fallet. Istället för att skapa ett evenemang och sedan förklara via meddelande att bara styrelsen är avsedd begränsar du helt enkelt synligheten till behörighetsgruppen "Styrelse". Klart.

Stämrepetitioner är ett annat vanligt användningsfall. När dirigenten schemalägger en extra repetition bara för basarna ser bara basarna detta evenemang. De andra stämmorna belastas inte med irrelevanta evenemang och kalendern förblir överskådlig.

Funktionen är också utmärkt för organisatoriska möten. När notbibliotekarierna träffas för att sortera arkivet, eller när stämledarna har ett möte, kan evenemanget göras synligt specifikt för de berörda personerna.

Det blir särskilt intressant för ensembler med undergrupper. En kammarkör inom en större kör kan ha egna evenemang som bara är synliga för medlemmar i motsvarande behörighetsgrupp. På så sätt kan flera grupper använda samma kalender utan att störa varandra.

Inga kompromisser om säkerhet

Synlighetsstyrning är inte bara en kosmetisk funktion. Evenemang som är begränsade till vissa grupper filtreras på serversidan. Det innebär att en medlem utan åtkomst inte kan hämta evenemanget ens via API:et. Det handlar alltså om en äkta åtkomstkontroll och inte bara om att dölja saker i gränssnittet.

Samtidigt förblir funktionen flexibel. När inga begränsningar är inställda beter sig allt som tidigare. Varje medlem ser varje evenemang. Synlighetsstyrning träder bara i kraft när den medvetet aktiveras.

I mobilappen är synlighetsstyrningen tillgänglig från och med version 1.8.1. Se till att du har uppdaterat appen till den senaste versionen för att kunna använda denna funktion.

Prova det nu

Synlighetsstyrning för evenemang är tillgänglig i Chorilo från och med idag. Skapa ditt nästa styrelsemöte eller din nästa stämrepetition och begränsa synligheten. Du kommer snabbt att märka hur mycket tydligare kalendern blir när varje medlem bara ser de evenemang som verkligen berör dem.