Gericht evenementen beheren: Zichtbaarheid van evenementen in uw koor beperken

Waarom niet iedereen alles hoeft te zien

In een koor of ensemble zijn er evenementen die alleen bepaalde leden aangaan. De bestuursvergadering is bedoeld voor het bestuur, de stemrepetitie voor de sopranen richt zich op slechts één stemgroep, en de bespreking van de stemleiders gaat niet iedereen aan. Toch belanden zulke evenementen vaak in de gemeenschappelijke agenda en zorgen ze voor verwarring. Leden vragen zich af of ze moeten deelnemen en de agenda wordt onoverzichtelijk.

Dit is precies het probleem dat de nieuwe zichtbaarheidscontrole voor evenementen in Chorilo oplost. Bij het aanmaken of bewerken van een evenement kunt u nu bepalen wie het evenement überhaupt mag zien. Leden die niet tot de doelgroep behoren, zien het evenement niet in de agenda en niet in de evenementenlijst. Alles blijft overzichtelijk en duidelijk.

Drie dimensies van zichtbaarheid

De zichtbaarheid van een evenement kan in Chorilo worden beperkt via drie verschillende criteria die flexibel gecombineerd kunnen worden. Dit maakt de functie bijzonder krachtig omdat deze zich aanpast aan de individuele structuur van elk ensemble.

De eerste dimensie zijn de rechtengroepen. Elk ensemble in Chorilo kan eigen rechtengroepen definiëren, zoals "Bestuur", "Actieve leden" of "Steunleden". Als u een evenement alleen voor het bestuur wilt aanmaken, selecteert u eenvoudig de bijbehorende rechtengroep. Alleen leden die aan deze groep zijn toegewezen, zien het evenement.

De tweede dimensie zijn de ensemblefuncties. Veel koren kennen speciale functies toe zoals "Stemleider", "Bibliothecaris" of "Penningmeester". Een bijeenkomst van stemleiders kan zo gericht zichtbaar worden gemaakt voor alleen deze groep personen, zonder dat andere leden ervan weten of zich aangesproken voelen.

De derde dimensie zijn de stemmen. Dit is bijzonder praktisch voor stemrepetities. Wanneer de dirigent een extra repetitie alleen voor de tenoren plant, kan hij het evenement zo beperken dat alleen tenoren het zien. De sopranen, alten en bassen worden niet belast met een evenement dat hen niet aangaat.

Wat deze oplossing bijzonder maakt: de drie criteria worden met een OF-logica gekoppeld. Een lid ziet het evenement als het aan minstens één van de geselecteerde criteria voldoet. Zo kunt u bijvoorbeeld een evenement aanmaken dat zowel voor het bestuur als voor alle sopranen zichtbaar is, ook als de sopranen niet in het bestuur zitten.

Hoe het werkt in de praktijk

De instelling is opmerkelijk eenvoudig. Bij het aanmaken van een nieuw evenement vindt u onder de bekende velden een nieuw selectievakje met het label "Zichtbaarheid beperken". Zodra u dit activeert, opent zich een sectie met alle beschikbare rechtengroepen, functies en stemmen van uw ensemble. Vink eenvoudig de gewenste groepen aan en sla het evenement op zoals gewoonlijk.

Als u geen vinkjes zet en het selectievakje gedeactiveerd laat, blijft het evenement zoals voorheen zichtbaar voor alle leden. De nieuwe functie is volledig optioneel en verandert niets aan het bestaande gedrag. Bestaande evenementen worden niet beïnvloed.

Ook bij het bewerken van een evenement kunt u de zichtbaarheid op elk moment aanpassen. Misschien realiseert u zich dat een stemrepetitie toch voor alle stemmen geopend moet worden, of dat een bestuursvergadering ook relevant is voor de stemleiders. Een paar klikken volstaan en de zichtbaarheid is bijgewerkt.

Transparantie voor alle betrokkenen

Leden die een beperkt evenement kunnen zien, merken op de detailpagina meteen dat dit evenement niet voor iedereen zichtbaar is. Onder de evenementdetails verschijnt een subtiele aanwijzing in amberkleur met een oogpictogram en een opsomming van wie het evenement kan zien. Zo weet elke deelnemer dat het om een gericht evenement gaat en niet alle leden zijn uitgenodigd.

Deze transparantie is belangrijk zodat niemand verrast wordt. Wanneer een stemleider ziet dat een evenement alleen zichtbaar is voor stemleiders en het bestuur, begrijpt hij meteen de context en kan hij zich dienovereenkomstig voorbereiden.

Beschikbaar op alle platforms

Zichtbaarheidscontrole werkt overal waar u Chorilo gebruikt. In de webapplicatie kunt u bij het aanmaken en bewerken van evenementen de zichtbaarheid instellen en op de detailpagina de beperkingen bekijken. Dezelfde functionaliteit is beschikbaar in de mobiele app voor iOS en Android. Of u nu een evenement aanmaakt op uw computer of onderweg op uw smartphone, de zichtbaarheidsinstellingen zijn altijd slechts een tik verwijderd.

De weergave van beperkingen is ook consistent op alle platforms. Of het nu in de browser of in de app is, de amberkleurige aanwijzing met de zichtbaarheidsdetails ziet er overal hetzelfde uit en biedt dezelfde informatie.

Typische toepassingen

In de praktijk zijn er talrijke situaties waarin zichtbaarheidscontrole het dagelijks leven in het koor vergemakkelijkt. Bestuursvergaderingen zijn het meest voor de hand liggende geval. In plaats van een evenement aan te maken en vervolgens per bericht uit te leggen dat alleen het bestuur bedoeld is, beperkt u eenvoudig de zichtbaarheid tot de rechtengroep "Bestuur". Klaar.

Stemrepetities zijn een ander veelvoorkomend gebruik. Wanneer de dirigent een extra repetitie alleen voor de bassen plant, zien alleen de bassen dit evenement. De andere stemmen worden niet belast met irrelevante evenementen en de agenda blijft overzichtelijk.

De functie is ook uitstekend geschikt voor organisatorische bijeenkomsten. Wanneer de bibliothecarissen samenkomen om het archief te sorteren, of wanneer de stemleiders een vergadering hebben, kan het evenement gericht zichtbaar worden gemaakt voor de betrokken personen.

Het wordt bijzonder interessant voor ensembles met subgroepen. Een kamerkoor binnen een groter koor kan eigen evenementen hebben die alleen zichtbaar zijn voor leden van de bijbehorende rechtengroep. Zo kunnen meerdere groepen dezelfde agenda gebruiken zonder elkaar te storen.

Geen compromissen op veiligheid

Zichtbaarheidscontrole is niet alleen een cosmetische functie. Evenementen die beperkt zijn tot bepaalde groepen worden server-side gefilterd. Dit betekent dat een lid zonder toegang het evenement ook via de API niet kan ophalen. Het gaat dus om een echte toegangscontrole en niet alleen om het verbergen in de interface.

Tegelijkertijd blijft de functie flexibel. Wanneer er geen beperkingen zijn ingesteld, gedraagt alles zich zoals voorheen. Elk lid ziet elk evenement. Zichtbaarheidscontrole treedt alleen in werking wanneer deze bewust wordt geactiveerd.

In de mobiele app is de zichtbaarheidscontrole beschikbaar vanaf versie 1.8.1. Zorg ervoor dat u de app naar de nieuwste versie hebt bijgewerkt om deze functie te kunnen gebruiken.

Probeer het nu

Zichtbaarheidscontrole voor evenementen is vanaf nu beschikbaar in Chorilo. Maak uw volgende bestuursvergadering of uw volgende stemrepetitie aan en beperk de zichtbaarheid. U zult snel merken hoeveel overzichtelijker de agenda wordt wanneer elk lid alleen de evenementen ziet die hem of haar werkelijk aangaan.