De nieuwe installatiewizard: Configureer uw koor perfect in 5 stappen

Een assistent die u begeleidt

Het opzetten van een nieuw koor in software kan overweldigend zijn. Waar begin je? Welke instellingen zijn belangrijk? Wat kun je later nog wijzigen? Deze vragen bereikten ons, en we hebben geluisterd. Het resultaat is onze nieuwe installatieassistent die u stap voor stap door de belangrijkste configuraties leidt.

De assistent verschijnt automatisch wanneer u een nieuw koor aanmaakt. Hij begeleidt u door vijf overzichtelijke stappen en legt uit waarom elke instelling belangrijk is. Het bijzondere: u kunt elke optionele stap overslaan en later op elk moment inhalen. De assistent is bedoeld om te helpen, niet om te blokkeren.

Basisinstellingen: Naam en kleur

De eerste stap gaat over de identiteit van uw koor. De naam is natuurlijk het belangrijkst, maar de kleur speelt ook een rol. Als u lid bent van meerdere ensembles of meerdere koren beheert, helpt de kleurcodering bij snelle oriëntatie. In de app en op de website worden uw ensembles door deze kleur gemarkeerd, zodat u in één oogopslag kunt zien in welke context u zich bevindt.

De kleurselectie is bewust beperkt tot harmonieuze, goed te onderscheiden tinten. Zo ontstaan er geen visuele conflicten en blijft de interface aangenaam voor het oog. U kunt de kleur natuurlijk op elk moment in de instellingen wijzigen als uw voorkeuren veranderen.

Bankgegevens voor het digitale kasboek

De tweede stap is optioneel, maar voor veel verenigingen bijzonder waardevol. Hier kunt u de bankgegevens van uw koor invoeren: IBAN, BIC en de SEPA-crediteuren-ID. Deze informatie is nodig voor het geïntegreerde kasboek en maakt later de automatische aanmaak van SEPA-incassomachtigingen voor lidmaatschapsbijdragen mogelijk.

We weten dat niet elk koor deze functie direct wil gebruiken. Daarom is deze stap duidelijk als optioneel gemarkeerd en kan met één klik worden overgeslagen. De gegevens kunnen later op elk moment in de ensemble-instellingen worden aangevuld. De assistent legt ook uit waarvoor de afzonderlijke velden nodig zijn, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen.

Stemgroepen individueel aanpassen

Elk koor is anders opgebouwd. Terwijl klassieke gemengde koren werken met sopraan, alt, tenor en bas, hebben mannenkoren, vrouwenkoren of gespecialiseerde ensembles heel andere eisen. In de derde stap van de assistent ziet u de vooringestelde stemgroepen en kunt u deze naar believen aanpassen.

U kunt stemmen verwijderen die u niet nodig heeft en nieuwe toevoegen. Voor elke stem geeft u een naam en een afkorting. De afkorting verschijnt later in compacte weergaven, bijvoorbeeld bij het aanwezigheidsoverzicht van afspraken, waar de ruimte beperkt is. Een kinderkoor zou bijvoorbeeld stemmen als "Hoge stemmen" en "Lage stemmen" kunnen aanmaken, terwijl een barbershopkwartet werkt met "Lead", "Tenor", "Bariton" en "Bas".

De volgorde van de stemmen kunt u later in de instellingen aanpassen. De assistent richt zich erop dat u de juiste stemmen voor uw koor heeft.

Verenigingsfuncties definiëren

In de vierde stap gaat het om de structuur van uw vereniging. Chorilo brengt al een reeks standaardfuncties mee: Eerste en Tweede Voorzitter, Penningmeester, Secretaris, Koorleiding, Notenbeheerder en andere typische verenigingsfuncties. Deze functies zijn vast in het systeem verankerd en staan u altijd ter beschikking.

Daarnaast kunt u eigen functies aanmaken die speciaal op uw vereniging zijn toegesneden. Misschien heeft u een webmaster, een social media-verantwoordelijke of een concertorganisator. De assistent toont u overzichtelijk welke standaardfuncties al bestaan en biedt de mogelijkheid om eigen functies toe te voegen. Deze functies kunt u later aan uw leden toewijzen om hun rol in de vereniging te documenteren.

Rekeningschema voor de boekhouding

De vijfde en laatste stap richt zich op verenigingen die het geïntegreerde kasboek willen gebruiken. Hier kunt u een rekeningschema selecteren dat de structuur van uw boekhouding bepaalt. Chorilo biedt twee beproefde rekeningschema's aan: het SKR49 voor verenigingen, stichtingen en non-profit BV's, en het SKR42 voor non-profitorganisaties.

Als u voor een rekeningschema kiest, worden automatisch alle relevante rekeningen aangemaakt. U hoeft zich niet met de details van de boekhouding bezig te houden, maar kunt direct beginnen met het vastleggen van inkomsten en uitgaven. Natuurlijk kunt u de rekeningen later aanpassen of uitbreiden.

Als u het kasboek niet wilt gebruiken of uw rekeningen liever handmatig aanmaakt, kunt u deze stap gewoon overslaan. De assistent dwingt u tot niets.

Flexibiliteit staat voorop

Bij de ontwikkeling van de assistent was één ding bijzonder belangrijk voor ons: hij moet ondersteunen, niet beperken. Daarom kunt u elke optionele stap overslaan en op elk moment terugkeren naar de instellingen. De voortgangsbalk toont u altijd waar u zich bevindt en hoeveel stappen er nog volgen. Optionele stappen zijn duidelijk gemarkeerd, zodat u weet wat echt noodzakelijk is en wat kan wachten.

Na afronding van de assistent komt u direct in uw nieuwe ensemble terecht en kunt u meteen aan de slag. Alle instellingen die u in de assistent heeft gemaakt, vindt u ook terug in de reguliere instellingen. De assistent is dus geen apart systeem, maar een begeleide rondleiding door de belangrijkste configuratiemogelijkheden.

Bestaande koren worden niet beïnvloed

Als u al een koor in Chorilo beheert, hoeft u zich geen zorgen te maken. De installatieassistent verschijnt alleen bij nieuw aangemaakte ensembles. Uw bestaande koren werken zoals gewoonlijk en al uw instellingen blijven behouden. De assistent is een hulpmiddel voor de start, niet voor het lopende beheer.

Meertalig vanaf het begin

Zoals alle functies in Chorilo is ook de installatieassistent volledig beschikbaar in het Duits en Engels. U kunt op elk moment van taal wisselen, ook midden in de assistent. De teksten zijn zorgvuldig geformuleerd om zowel begrijpelijk als nauwkeurig te zijn. Vaktermen worden uitgelegd en elke stap bevat hints die ook beginners helpen.

Een goede start maakt het verschil

De eerste minuten met nieuwe software bepalen de indruk blijvend. Met de installatieassistent zorgen we ervoor dat deze indruk positief is. U wordt niet overspoeld met opties, maar zachtjes door de belangrijkste beslissingen geleid. Aan het einde heeft u een koor dat precies zo is geconfigureerd als u het nodig heeft.

Probeer het uit: maak een nieuw koor aan en ervaar zelf hoe aangenaam de installatie kan zijn. En als u feedback of verbeteringsvoorstellen heeft, horen we graag van u. De assistent wordt continu doorontwikkeld en uw ervaringen vloeien direct in toekomstige versies.