Leden importeren: Van Excel-spreadsheet naar complete ledenlijst

De overstap gemakkelijk gemaakt

Veel koren beheren hun ledengegevens al jaren in Excel-tabellen of andere programma's. De gedachte om al deze gegevens handmatig in een nieuw systeem in te voeren, schrikt begrijpelijkerwijs af. Precies hier zet onze nieuwe importfunctie aan. U kunt uw bestaande ledenlijsten direct uit CSV- of Excel-bestanden importeren en bespaart uzelf daarmee uren moeizaam typewerk.

De functie vindt u in het ledenbeheer van uw ensemble. Een klik op de nieuwe importknop opent een overzichtelijke assistent die u door het hele proces leidt. Daarbij hebben we er bijzonder op gelet dat ook gebruikers zonder technische voorkennis probleemloos het doel bereiken.

Flexibele bestandsformaten

Of het nu CSV, XLS of het moderne XLSX-formaat is: de importfunctie begrijpt ze allemaal. U kunt dus direct het exportbestand van uw vorige systeem gebruiken zonder het eerst te hoeven converteren. Ook Duitse umlauten en speciale tekens worden correct herkend, zelfs als uw CSV-bestand in een oudere tekenset is opgeslagen. Het systeem herkent automatisch de gebruikte codering en past zich dienovereenkomstig aan.

Als u nog geen ledenlijst heeft of onzeker bent over hoe het bestand moet zijn opgebouwd, kunt u direct in het importdialoog een voorbeeldbestand downloaden. Deze sjabloon bevat de belangrijkste velden met voorbeeldgegevens en kan als uitgangspunt voor uw eigen lijst dienen.

Intelligente kolomherkenning

Het hart van de importfunctie is de automatische kolomherkenning. Wanneer u een bestand uploadt, analyseert het systeem de kolomkoppen en probeert deze aan de passende velden in Chorilo toe te wijzen. Een kolom met de kop "E-Mail" of "Email" wordt automatisch aan het e-mailveld toegewezen, "Voornaam" of "First Name" aan de voornaam, enzovoort. Dit werkt zowel met Duitse als met Engelse benamingen.

Natuurlijk kunt u de automatische toewijzing op elk moment aanpassen. In het overzicht ziet u voor elke kolom van uw bestand een voorbeeldwaarde uit de eerste gegevensrij, zodat u precies weet welke gegevens erachter zitten. Via een dropdown-menu selecteert u vervolgens het passende doelveld of besluit u dat een kolom moet worden genegeerd.

Stemgroepen flexibel toewijzen

Bijzonder praktisch is de herkenning van stemgroepen. Als uw ledenlijst een kolom met stemmen bevat, kunt u deze zowel met de volledige naam als met de afkorting opgeven. "Sopraan 1" werkt net zo goed als "S1", "Bas" wordt net zo herkend als "B". Het systeem vergelijkt de gegevens met de in uw ensemble gedefinieerde stemgroepen en wijst de leden automatisch correct toe.

Als een stem niet eenduidig kan worden toegewezen, bijvoorbeeld omdat de benaming in uw bestand afwijkt van de gedefinieerde stemgroepen, blijft het veld leeg en kunt u de toewijzing later handmatig uitvoeren. Zo gaan geen gegevens verloren en behoudt u de volledige controle.

Datumformaten worden begrepen

Een veelvoorkomend probleem bij gegevensimport zijn de verschillende datumformaten. In Duitsland schrijven we "10.12.2025", in andere landen is "2025-12-10" of "12/10/2025" gebruikelijk. De importfunctie herkent al deze formaten automatisch en zet ze om naar het juiste formaat. Of het nu geboortedatum, toetredingsdatum of trouwdag is: u kunt de gegevens invoeren zoals ze in uw bronbestand staan, en Chorilo zorgt voor de rest.

Ook Excel-specifieke datumformaten, waarbij de datum intern als getal wordt opgeslagen, worden correct geïnterpreteerd. U hoeft zich dus geen zorgen te maken over hoe Excel uw gegevens intern opslaat.

Voorvertoning voor import

Voordat de gegevens daadwerkelijk worden geïmporteerd, toont het systeem u een gedetailleerde voorvertoning. U ziet precies welke leden worden aangemaakt, welke velden zijn ingevuld en of er problemen zijn. Rijen met ontbrekende verplichte velden of ongeldige e-mailadressen worden gemarkeerd en kunnen niet worden geïmporteerd. Zo zorgt u ervoor dat alleen schone gegevens in uw systeem terechtkomen.

De voorvertoning toont ook een samenvatting: hoeveel rijen zijn geldig, hoeveel ongeldig, en welke fouten zijn gevonden. Bij grotere lijsten worden de eerste vermeldingen getoond, zodat u een indruk krijgt van de gegevenskwaliteit zonder door honderden rijen te worden overspoeld.

Bestaande leden worden herkend

Wat gebeurt er als een lid uit uw importbestand al in Chorilo bestaat? Het systeem herkent dit aan het e-mailadres en slaat deze vermeldingen automatisch over. U kunt dus zonder zorgen een volledige ledenlijst importeren, ook als sommige personen al handmatig zijn aangemaakt. Duplicaten worden vermeden en uw bestaande gegevens blijven ongewijzigd.

Na de import ontvangt u een samenvatting die precies uiteenzet hoeveel leden nieuw zijn aangemaakt en hoeveel zijn overgeslagen. Zo behoudt u het overzicht en weet u precies wat er is gebeurd.

Uitnodigingen worden automatisch verstuurd

Voor elk nieuw aangemaakt lid wordt automatisch een gebruikersaccount aangemaakt en een uitnodigingsmail verstuurd. De nieuwe leden ontvangen hun inloggegevens en kunnen zich direct bij Chorilo aanmelden. U hoeft dus niet iedereen afzonderlijk uit te nodigen, maar kunt met één import uw hele koor onboarden.

De uitnodigingsmails bevatten alle belangrijke informatie om te starten en worden verstuurd in de taal die in uw systeem is ingesteld. Zo voelen nieuwe leden zich vanaf het begin welkom en goed geïnformeerd.

Alle belangrijke velden worden ondersteund

De importfunctie ondersteunt alle velden die u ook bij het handmatig aanmaken van leden kunt invullen. Naast de basisgegevens zoals naam en e-mailadres kunt u ook adresgegevens, telefoonnummers, bankverbindingen voor SEPA-incasso's en persoonlijke notities importeren. Ook de verenigingsfunctie en de rol in het systeem kunnen direct via de import worden vastgelegd.

Niet elk veld hoeft te zijn ingevuld. Verplicht is alleen het e-mailadres, aangezien dit voor de aanmelding nodig is. Alle andere velden zijn optioneel en kunnen later worden aangevuld. Zo kunt u ook met een minimale ledenlijst starten en de details geleidelijk aanvullen.

Een hulpmiddel voor het dagelijks gebruik

De importfunctie is niet alleen bedoeld voor de eenmalige overstap. Ook in de lopende bedrijfsvoering kan hij nuttig zijn, bijvoorbeeld wanneer na een ledenwervingsactie veel nieuwe zangers en zangeressen tegelijk moeten worden opgenomen. In plaats van iedereen afzonderlijk aan te maken, verzamelt u de gegevens in een tabel en importeert u ze met een paar klikken.

We hebben de functie zo ontworpen dat hij zowel voor de grote eerste import als voor kleinere, regelmatige aanvullingen geschikt is. De assistent leidt u elke keer betrouwbaar door het proces, of u nu twee of tweehonderd leden importeert.