Importera Medlemmar: Från Excel-kalkylblad till Komplett Medlemslista

Bytet gjort enkelt

Många körer har hanterat sina medlemsdata i Excel-kalkylblad eller andra program i åratal. Tanken på att manuellt mata in all denna data i ett nytt system är förståeligt avskräckande. Det är precis här vår nya importfunktion kommer in. Du kan importera dina befintliga medlemslistor direkt från CSV- eller Excel-filer och spara dig timmar av tråkigt skrivande.

Du hittar funktionen i din ensembles medlemshantering. Ett klick på den nya importknappen öppnar en tydlig guide som leder dig genom hela processen. Vi har lagt särskild vikt vid att säkerställa att även användare utan teknisk kunskap enkelt kan nå sitt mål.

Flexibla filformat

Oavsett om det är CSV, XLS eller det moderna XLSX-formatet: importfunktionen förstår dem alla. Du kan använda exportfilen från ditt tidigare system direkt utan att behöva konvertera den först. Specialtecken och accenter känns också igen korrekt, även om din CSV-fil sparades i en äldre teckenuppsättning. Systemet upptäcker automatiskt den använda kodningen och anpassar sig därefter.

Om du inte har en medlemslista ännu eller är osäker på hur filen ska struktureras kan du ladda ner en exempelfil direkt i importdialogen. Denna mall innehåller de viktigaste fälten med exempeldata och kan fungera som utgångspunkt för din egen lista.

Intelligent kolumndetektering

Hjärtat i importfunktionen är automatisk kolumndetektering. När du laddar upp en fil analyserar systemet kolumnrubrikerna och försöker matcha dem med lämpliga fält i Chorilo. En kolumn med rubriken "E-post" eller "Email" tilldelas automatiskt till e-postfältet, "Förnamn" eller "First Name" till förnamnet, och så vidare. Detta fungerar med både svenska och engelska etiketter.

Naturligtvis kan du justera den automatiska tilldelningen när som helst. I översikten ser du ett exempelvärde från den första dataraden för varje kolumn i din fil, så du vet exakt vilka data som finns bakom. Med hjälp av en rullgardinsmeny väljer du sedan lämpligt målfält eller bestämmer att en kolumn ska ignoreras.

Flexibel stämtilldelning

Särskilt praktiskt är igenkänningen av stämmor. Om din medlemslista innehåller en kolumn med röster kan du ange dem med antingen det fullständiga namnet eller förkortningen. "Sopran 1" fungerar lika bra som "S1", "Bas" känns igen precis som "B". Systemet matchar posterna med de stämmor som definierats i din ensemble och tilldelar automatiskt medlemmar korrekt.

Om en stämma inte kan tilldelas tydligt, till exempel för att beteckningen i din fil skiljer sig från de definierade stämmorna, förblir fältet tomt och du kan göra tilldelningen manuellt senare. På så sätt går inga data förlorade och du behåller full kontroll.

Datumformat förstås

Ett vanligt problem med dataimporter är olika datumformat. I Sverige skriver vi "2025-12-10", i andra länder är "10.12.2025" eller "12/10/2025" vanligt. Importfunktionen känner automatiskt igen alla dessa format och konverterar dem till rätt format. Oavsett om det är födelsedag, inträdesdag eller bröllopsdag: du kan mata in data som de visas i din källfil, och Chorilo tar hand om resten.

Excel-specifika datumformat, där datumet lagras internt som ett nummer, tolkas också korrekt. Så du behöver inte oroa dig för hur Excel lagrar dina data internt.

Förhandsgranskning före import

Innan data faktiskt importeras visar systemet dig en detaljerad förhandsgranskning. Du ser exakt vilka medlemmar som kommer att skapas, vilka fält som är ifyllda och om det finns några problem. Rader med saknade obligatoriska fält eller ogiltiga e-postadresser markeras och kan inte importeras. Detta säkerställer att endast ren data kommer in i ditt system.

Förhandsgranskningen visar också en sammanfattning: hur många rader som är giltiga, hur många som är ogiltiga och vilka fel som hittades. För större listor visas de första posterna så att du kan få ett intryck av datakvaliteten utan att bli överväldigad av hundratals rader.

Befintliga medlemmar känns igen

Vad händer om en medlem från din importfil redan finns i Chorilo? Systemet känner igen detta via e-postadressen och hoppar automatiskt över dessa poster. Så du kan tryggt importera en komplett medlemslista, även om vissa personer redan har lagts till manuellt. Dubbletter undviks och dina befintliga data förblir oförändrade.

Efter importen får du en sammanfattning som exakt visar hur många medlemmar som skapades nyligen och hur många som hoppades över. På så sätt behåller du överblicken och vet exakt vad som hände.

Inbjudningar skickas automatiskt

För varje nyskapad medlem skapas automatiskt ett användarkonto och ett inbjudningsmail skickas. De nya medlemmarna får sina inloggningsuppgifter och kan omedelbart logga in på Chorilo. Så du behöver inte bjuda in var och en individuellt utan kan onboarda hela din kör med en enda import.

Inbjudningsmejlen innehåller all viktig information för att komma igång och skickas på det språk som är inställt i ditt system. På så sätt känner sig nya medlemmar välkomna och välinformerade från början.

Alla viktiga fält stöds

Importfunktionen stöder alla fält som du också kan fylla i när du skapar medlemmar manuellt. Förutom grunddata som namn och e-postadress kan du också importera adressdata, telefonnummer, bankuppgifter för SEPA-autogiro och personliga anteckningar. Ensemblefunktionen och rollen i systemet kan också ställas in direkt via import.

Inte alla fält behöver vara ifyllda. Endast e-postadressen är obligatorisk, eftersom den behövs för inloggning. Alla andra fält är valfria och kan läggas till senare. På så sätt kan du börja med en minimal medlemslista och komplettera detaljerna gradvis.

Ett verktyg för dagligt bruk

Importfunktionen är inte bara avsedd för ett engångsbyte. Den kan också vara användbar i pågående verksamhet, till exempel när många nya sångare ska tas in på en gång efter en medlemsvärvning. Istället för att skapa var och en individuellt samlar du in data i ett kalkylblad och importerar dem med bara några klick.

Vi har utformat funktionen så att den är lämplig både för den stora initiala importen och för mindre, regelbundna tillägg. Guiden leder dig pålitligt genom processen varje gång, oavsett om du importerar två eller tvåhundra medlemmar.