Uvoz članov: Od Excelove tabele do popolnega seznama članov

Prehod po enostavni poti

Mnogi zbori že leta upravljajo podatke o članih v Excelovih tabelah ali drugih programih. Misel, da bi vse te podatke ročno vnesli v nov sistem, je razumljivo odbijajoča. Točno tu nastopi naša nova funkcija uvoza. Svoje obstoječe sezname članov lahko uvozite neposredno iz datotek CSV ali Excel in si tako prihranite ure mučnega tipkanja.

Funkcijo najdete v upravljanju članov vašega ansambla. En klik na nov gumb za uvoz odpre pregleden čarovnik, ki vas vodi skozi celoten postopek. Pri tem smo posebno pozornost namenili temu, da tudi uporabniki brez tehničnega predznanja brez težav pridejo do cilja.

Prilagodljivi formati datotek

Bodisi CSV, XLS ali sodobni format XLSX: funkcija uvoza razume vse. Lahko torej neposredno uporabite izvozno datoteko iz vašega dosedanjega sistema, ne da bi jo morali predhodno pretvoriti. Tudi posebni znaki in naglasi so pravilno prepoznani, tudi če je bila vaša datoteka CSV shranjena v starejšem naboru znakov. Sistem samodejno prepozna uporabljeno kodiranje in se ustrezno prilagodi.

Če še nimate seznama članov ali niste prepričani, kako naj bo datoteka strukturirana, lahko neposredno v dialogu za uvoz prenesete vzorčno datoteko. Ta predloga vsebuje najpomembnejša polja z vzorčnimi podatki in lahko služi kot izhodišče za vaš lastni seznam.

Inteligentno prepoznavanje stolpcev

Jedro funkcije uvoza je samodejno prepoznavanje stolpcev. Ko naložite datoteko, sistem analizira glave stolpcev in jih poskuša preslikati v ustrezna polja v Chorilu. Stolpec z naslovom »E-pošta« ali »Email« se samodejno dodeli polju za e-pošto, »Ime« ali »First Name« imenu in tako naprej. To deluje tako s slovenskimi kot angleškim oznakami.

Seveda lahko samodejno dodelitev kadar koli prilagodite. V pregledu za vsak stolpec vaše datoteke vidite vzorčno vrednost iz prve vrstice podatkov, tako da natančno veste, kateri podatki se skrivajo za njim. S pomočjo spustnega menija nato izberete ustrezno ciljno polje ali določite, da naj se stolpec prezre.

Prilagodljiva dodelitev glasov

Posebej praktično je prepoznavanje glasov. Če vaš seznam članov vsebuje stolpec z glasovi, jih lahko navedete s polnim imenom ali okrajšavo. »Sopran 1« deluje enako dobro kot »S1«, »Bas« je prepoznan prav tako kot »B«. Sistem vnose primerja z glasovi, določenimi v vašem ansamblu, in člane samodejno pravilno dodeli.

Če glasu ni mogoče nedvoumno dodeliti, na primer ker se oznaka v vaši datoteki razlikuje od določenih glasov, polje ostane prazno in dodelitev lahko opravite ročno pozneje. Tako se nobeni podatki ne izgubijo in ohranite popoln nadzor.

Datumski formati so razumljeni

Pogosta težava pri uvozu podatkov so različni datumski formati. V Sloveniji pišemo »10.12.2025«, v drugih državah je pogost »12/10/2025« ali »2025-12-10«. Funkcija uvoza samodejno prepozna vse te formate in jih pretvori v pravilno obliko. Bodisi rojstni dan, datum vstopa ali obletnica: podatke lahko vnesete tako, kot so prikazani v vaši izvorni datoteki, Chorilo pa poskrbi za ostalo.

Tudi Excelovi specifični datumski formati, kjer je datum interno shranjen kot število, so pravilno interpretirani. Torej vam ni treba skrbeti, kako Excel interno shranjuje vaše podatke.

Predogled pred uvozom

Preden se podatki dejansko uvozijo, vam sistem prikaže podroben predogled. Vidite natančno, kateri člani bodo ustvarjeni, katera polja so izpolnjena in ali obstajajo kakšne težave. Vrstice z manjkajočimi obveznimi polji ali neveljavnimi e-poštnimi naslovi so označene in jih ni mogoče uvoziti. To zagotavlja, da v vaš sistem pridejo le čisti podatki.

Predogled prikaže tudi povzetek: koliko vrstic je veljavnih, koliko neveljavnih in katere napake so bile najdene. Pri večjih seznamih so prikazani prvi vnosi, tako da dobite vtis o kakovosti podatkov, ne da bi bili preplavljeni s stotinami vrstic.

Obstoječi člani so prepoznani

Kaj se zgodi, če član iz vaše uvozne datoteke že obstaja v Chorilu? Sistem to prepozna prek e-poštnega naslova in te vnose samodejno preskoči. Tako lahko brez skrbi uvozite celoten seznam članov, tudi če so bili nekateri že ročno dodani. Dvojniki so preprečeni in vaši obstoječi podatki ostanejo nespremenjeni.

Po uvozu prejmete povzetek, ki natančno prikaže, koliko članov je bilo na novo ustvarjenih in koliko preskočenih. Tako ohranite pregled in natančno veste, kaj se je zgodilo.

Vabila se pošljejo samodejno

Za vsakega na novo ustvarjenega člana se samodejno ustvari uporabniški račun in pošlje e-poštno vabilo. Novi člani prejmejo svoje prijavne podatke in se lahko takoj prijavijo v Chorilo. Torej vam ni treba vsakega posebej vabiti, temveč lahko z enim samim uvozom vključite celoten zbor.

Vabilna e-poštna sporočila vsebujejo vse pomembne informacije za začetek in so poslana v jeziku, nastavljenem v vašem sistemu. Tako se novi člani od začetka počutijo dobrodošle in dobro obveščene.

Vsa pomembna polja so podprta

Funkcija uvoza podpira vsa polja, ki jih lahko izpolnite tudi pri ročnem ustvarjanju članov. Poleg osnovnih podatkov, kot sta ime in e-poštni naslov, lahko uvozite tudi naslovne podatke, telefonske številke, bančne podatke za SEPA direktne obremenitve in osebne opombe. Funkcijo ansambla in vlogo v sistemu je prav tako mogoče nastaviti neposredno prek uvoza.

Vsa polja ne rabijo biti izpolnjena. Obvezen je le e-poštni naslov, saj je potreben za prijavo. Vsa ostala polja so neobvezna in jih je mogoče dodati pozneje. Tako lahko začnete z minimalnim seznamom članov in podrobnosti postopoma dopolnjujete.

Orodje za vsakdanjo uporabo

Funkcija uvoza ni namenjena le za enkratni prehod. Koristna je lahko tudi pri tekočem delovanju, na primer ko je treba po akciji za pridobivanje članov naenkrat sprejeti veliko novih pevcev. Namesto da vsakega ustvarjate posamično, podatke zberete v preglednici in jih z le nekaj kliki uvozite.

Funkcijo smo zasnovali tako, da je primerna tako za velik začetni uvoz kot za manjše, redne dodatke. Čarovnik vas vsakič zanesljivo vodi skozi postopek, ne glede na to, ali uvažate dva ali dvesto članov.