Importar Miembros: De la Hoja de Cálculo Excel a la Lista Completa de Miembros

El cambio simplificado

Muchos coros han estado gestionando sus datos de miembros en hojas de cálculo Excel u otros programas durante años. El pensamiento de ingresar manualmente todos estos datos en un nuevo sistema es comprensiblemente desalentador. Aquí es exactamente donde entra nuestra nueva función de importación. Puede importar sus listas de miembros existentes directamente desde archivos CSV o Excel, ahorrándose horas de tediosa escritura.

Encontrará la función en la gestión de miembros de su ensemble. Un clic en el nuevo botón de importación abre un asistente claro que le guía a través de todo el proceso. Hemos puesto especial énfasis en asegurar que incluso los usuarios sin conocimientos técnicos puedan alcanzar su objetivo fácilmente.

Formatos de archivo flexibles

Ya sea CSV, XLS o el moderno formato XLSX: la función de importación los entiende todos. Puede usar el archivo de exportación de su sistema anterior directamente sin tener que convertirlo primero. Los caracteres especiales y acentos también se reconocen correctamente, incluso si su archivo CSV se guardó en un conjunto de caracteres más antiguo. El sistema detecta automáticamente la codificación utilizada y se adapta en consecuencia.

Si aún no tiene una lista de miembros o no está seguro de cómo debe estructurarse el archivo, puede descargar un archivo de ejemplo directamente en el diálogo de importación. Esta plantilla contiene los campos más importantes con datos de ejemplo y puede servir como punto de partida para su propia lista.

Detección inteligente de columnas

El corazón de la función de importación es la detección automática de columnas. Cuando sube un archivo, el sistema analiza los encabezados de columna e intenta hacerlos coincidir con los campos apropiados en Chorilo. Una columna con el encabezado "E-Mail" o "Email" se asigna automáticamente al campo de correo electrónico, "Nombre" o "First Name" al nombre, y así sucesivamente. Esto funciona tanto con etiquetas en español como en inglés.

Por supuesto, puede ajustar la asignación automática en cualquier momento. En la vista general, ve un valor de ejemplo de la primera fila de datos para cada columna de su archivo, para que sepa exactamente qué datos hay detrás. Usando un menú desplegable, selecciona el campo de destino apropiado o decide que una columna debe ignorarse.

Asignación flexible de secciones de voz

Particularmente práctica es la detección de secciones de voz. Si su lista de miembros contiene una columna con voces, puede especificarlas con el nombre completo o la abreviatura. "Soprano 1" funciona igual que "S1", "Bajo" se reconoce igual que "B". El sistema hace coincidir las entradas con las secciones de voz definidas en su ensemble y asigna automáticamente a los miembros correctamente.

Si una voz no puede asignarse claramente, por ejemplo porque la designación en su archivo difiere de las secciones de voz definidas, el campo permanece vacío y puede hacer la asignación manualmente más tarde. De esta manera, no se pierden datos y usted mantiene el control total.

Los formatos de fecha se entienden

Un problema común con las importaciones de datos son los diferentes formatos de fecha. En España escribimos "10/12/2025", en otros países "2025-12-10" o "12-10-2025" es común. La función de importación reconoce automáticamente todos estos formatos y los convierte al formato correcto. Ya sea cumpleaños, fecha de ingreso o aniversario de boda: puede ingresar los datos tal como aparecen en su archivo fuente, y Chorilo se encarga del resto.

Los formatos de fecha específicos de Excel, donde la fecha se almacena internamente como un número, también se interpretan correctamente. Así que no tiene que preocuparse por cómo Excel almacena sus datos internamente.

Vista previa antes de la importación

Antes de que los datos se importen realmente, el sistema le muestra una vista previa detallada. Ve exactamente qué miembros se crearán, qué campos están llenos y si hay algún problema. Las filas con campos obligatorios faltantes o direcciones de correo electrónico inválidas se marcan y no pueden importarse. Esto asegura que solo datos limpios entren en su sistema.

La vista previa también muestra un resumen: cuántas filas son válidas, cuántas son inválidas y qué errores se encontraron. Para listas más grandes, se muestran las primeras entradas para que pueda tener una impresión de la calidad de los datos sin sentirse abrumado por cientos de filas.

Los miembros existentes se reconocen

¿Qué sucede si un miembro de su archivo de importación ya existe en Chorilo? El sistema lo reconoce por la dirección de correo electrónico y omite automáticamente estas entradas. Así que puede importar con seguridad una lista completa de miembros, incluso si algunas personas ya se han agregado manualmente. Se evitan duplicados y sus datos existentes permanecen sin cambios.

Después de la importación, recibe un resumen que desglosa exactamente cuántos miembros se crearon nuevamente y cuántos se omitieron. De esta manera, mantiene el control y sabe exactamente qué sucedió.

Las invitaciones se envían automáticamente

Para cada miembro recién creado, se crea automáticamente una cuenta de usuario y se envía un correo electrónico de invitación. Los nuevos miembros reciben sus credenciales de inicio de sesión y pueden iniciar sesión inmediatamente en Chorilo. Así que no tiene que invitar a cada uno individualmente, sino que puede incorporar a todo su coro con una sola importación.

Los correos electrónicos de invitación contienen toda la información importante para comenzar y se envían en el idioma configurado en su sistema. De esta manera, los nuevos miembros se sienten bienvenidos y bien informados desde el principio.

Todos los campos importantes son compatibles

La función de importación admite todos los campos que también puede completar al crear miembros manualmente. Además de los datos básicos como nombre y dirección de correo electrónico, también puede importar datos de dirección, números de teléfono, datos bancarios para débitos directos SEPA y notas personales. La función del ensemble y el rol en el sistema también se pueden establecer directamente a través de la importación.

No todos los campos necesitan estar llenos. Solo la dirección de correo electrónico es obligatoria, ya que se necesita para iniciar sesión. Todos los demás campos son opcionales y se pueden agregar más tarde. De esta manera, puede comenzar con una lista mínima de miembros y completar los detalles gradualmente.

Una herramienta para el uso diario

La función de importación no está destinada solo para un cambio único. También puede ser útil en operaciones continuas, por ejemplo cuando se van a admitir muchos nuevos cantantes a la vez después de una campaña de membresía. En lugar de crear cada uno individualmente, recopila los datos en una hoja de cálculo y los importa con solo unos pocos clics.

Hemos diseñado la función para que sea adecuada tanto para la gran importación inicial como para adiciones más pequeñas y regulares. El asistente le guía de manera confiable a través del proceso cada vez, ya sea que esté importando dos o doscientos miembros.