Importare membri: Dal foglio Excel alla lista completa dei membri

Il passaggio reso semplice

Molti cori gestiscono i dati dei propri membri in fogli Excel o altri programmi da anni. Il pensiero di inserire manualmente tutti questi dati in un nuovo sistema è comprensibilmente scoraggiante. È proprio qui che entra in gioco la nostra nuova funzione di importazione. Potete importare le vostre liste di membri esistenti direttamente da file CSV o Excel, risparmiandovi ore di noioso lavoro di digitazione.

Trovate la funzione nella gestione dei membri del vostro ensemble. Un clic sul nuovo pulsante di importazione apre una procedura guidata chiara che vi accompagna attraverso l'intero processo. Abbiamo posto particolare attenzione affinché anche gli utenti senza conoscenze tecniche possano raggiungere facilmente l'obiettivo.

Formati di file flessibili

Che sia CSV, XLS o il moderno formato XLSX: la funzione di importazione li comprende tutti. Potete quindi utilizzare direttamente il file di esportazione dal vostro sistema precedente senza doverlo convertire prima. Anche i caratteri speciali e gli accenti vengono riconosciuti correttamente, anche se il vostro file CSV è stato salvato in una codifica più vecchia. Il sistema rileva automaticamente la codifica utilizzata e si adatta di conseguenza.

Se non avete ancora una lista di membri o non siete sicuri di come strutturare il file, potete scaricare un file di esempio direttamente nella finestra di importazione. Questo modello contiene i campi più importanti con dati di esempio e può servire come punto di partenza per la vostra lista.

Rilevamento intelligente delle colonne

Il cuore della funzione di importazione è il rilevamento automatico delle colonne. Quando caricate un file, il sistema analizza le intestazioni delle colonne e cerca di abbinarle ai campi appropriati in Chorilo. Una colonna con l'intestazione "E-mail" o "Email" viene automaticamente assegnata al campo email, "Nome" o "First Name" al nome, e così via. Questo funziona sia con etichette italiane che inglesi.

Naturalmente potete regolare l'assegnazione automatica in qualsiasi momento. Nella panoramica vedete un valore di esempio dalla prima riga di dati per ogni colonna del vostro file, così sapete esattamente quali dati si nascondono dietro. Tramite un menu a tendina selezionate poi il campo di destinazione appropriato o stabilite che una colonna debba essere ignorata.

Assegnazione flessibile delle voci

Particolarmente pratico è il riconoscimento delle voci. Se la vostra lista di membri contiene una colonna con le voci, potete indicarle con il nome completo o l'abbreviazione. "Soprano 1" funziona tanto bene quanto "S1", "Basso" viene riconosciuto proprio come "B". Il sistema abbina le voci a quelle definite nel vostro ensemble e assegna automaticamente i membri correttamente.

Se una voce non può essere assegnata in modo univoco, ad esempio perché la denominazione nel vostro file differisce dalle voci definite, il campo rimane vuoto e potete effettuare l'assegnazione manualmente in seguito. In questo modo nessun dato va perso e mantenete il pieno controllo.

I formati delle date sono compresi

Un problema comune con le importazioni di dati sono i diversi formati delle date. In Italia scriviamo "10/12/2025", in altri paesi è comune "12/10/2025" o "2025-12-10". La funzione di importazione riconosce automaticamente tutti questi formati e li converte nel formato corretto. Che sia data di nascita, data di ingresso o anniversario: potete inserire i dati così come appaiono nel vostro file sorgente, e Chorilo si occupa del resto.

Anche i formati di data specifici di Excel, dove la data è memorizzata internamente come numero, vengono interpretati correttamente. Quindi non dovete preoccuparvi di come Excel memorizza internamente i vostri dati.

Anteprima prima dell'importazione

Prima che i dati vengano effettivamente importati, il sistema vi mostra un'anteprima dettagliata. Vedete esattamente quali membri verranno creati, quali campi sono compilati e se ci sono problemi. Le righe con campi obbligatori mancanti o indirizzi email non validi vengono evidenziate e non possono essere importate. Questo garantisce che nel vostro sistema entrino solo dati puliti.

L'anteprima mostra anche un riepilogo: quante righe sono valide, quante non valide e quali errori sono stati trovati. Per liste più grandi vengono mostrate le prime voci, così potete farvi un'idea della qualità dei dati senza essere sommersi da centinaia di righe.

I membri esistenti vengono riconosciuti

Cosa succede se un membro dal vostro file di importazione esiste già in Chorilo? Il sistema lo riconosce tramite l'indirizzo email e salta automaticamente queste voci. Potete quindi importare tranquillamente una lista completa di membri, anche se alcune persone sono già state aggiunte manualmente. I duplicati vengono evitati e i vostri dati esistenti rimangono invariati.

Dopo l'importazione ricevete un riepilogo che mostra esattamente quanti membri sono stati creati ex novo e quanti sono stati saltati. In questo modo mantenete il controllo e sapete esattamente cosa è successo.

Gli inviti vengono inviati automaticamente

Per ogni membro appena creato viene automaticamente creato un account utente e inviata un'email di invito. I nuovi membri ricevono le loro credenziali di accesso e possono accedere immediatamente a Chorilo. Quindi non dovete invitare ognuno individualmente, ma potete integrare l'intero coro con una sola importazione.

Le email di invito contengono tutte le informazioni importanti per iniziare e vengono inviate nella lingua configurata nel vostro sistema. In questo modo i nuovi membri si sentono benvenuti e ben informati fin dall'inizio.

Tutti i campi importanti sono supportati

La funzione di importazione supporta tutti i campi che potete compilare anche quando create i membri manualmente. Oltre ai dati di base come nome e indirizzo email, potete importare anche dati di indirizzo, numeri di telefono, dati bancari per addebiti diretti SEPA e note personali. La funzione dell'ensemble e il ruolo nel sistema possono essere impostati direttamente tramite l'importazione.

Non tutti i campi devono essere compilati. Solo l'indirizzo email è obbligatorio, poiché è necessario per l'accesso. Tutti gli altri campi sono facoltativi e possono essere aggiunti in seguito. In questo modo potete iniziare con una lista minima di membri e completare i dettagli gradualmente.

Uno strumento per l'uso quotidiano

La funzione di importazione non è pensata solo per un passaggio una tantum. Può essere utile anche nelle operazioni quotidiane, ad esempio quando molti nuovi cantanti devono essere ammessi contemporaneamente dopo una campagna di reclutamento. Invece di creare ognuno individualmente, raccogliete i dati in un foglio di calcolo e li importate con pochi clic.

Abbiamo progettato la funzione in modo che sia adatta sia per la grande importazione iniziale che per aggiunte più piccole e regolari. La procedura guidata vi accompagna in modo affidabile attraverso il processo ogni volta, che stiate importando due o duecento membri.