Modificare intere serie di prove e tenere tutti i contatti esterni in un solo posto: due nuove funzioni per la vita del coro

Negli ultimi mesi due domande sono tornate particolarmente spesso dai cori: «Perché devo aprire a mano ogni singola occorrenza della mia serie di prove quando cambia la sede?» e «Dove tengo i dati di contatto del nostro sponsor, della nostra banca, dell'ufficio cultura del comune e del trombettista che ingaggiamo ogni Natale — senza ficcarli a forza nella lista dei membri?». Entrambe hanno ora una risposta seria nella release produttiva. Questo articolo spiega cosa è cambiato e come usare le nuove funzioni nella vita di tutti i giorni.

Serie di prove ora modificabili come un tutto

Finora potevi creare una prova ricorrente come serie, ma una volta posata nel tuo calendario, le singole occorrenze erano indipendenti l'una dall'altra. Se volevi cambiare la sede da luglio in poi, dovevi aprire ogni evento a mano e riscrivere il campo della sede. Annullare tutte le prove di una serie significava cancellarle una per una. Con la nuova release è finita. Quando modifichi o elimini un evento che appartiene a una serie, Chorilo ti pone una breve domanda: la modifica deve valere solo per questo evento, per questo e tutti i futuri, o per ogni evento della serie?

Le tre opzioni coprono direttamente i casi tipici. «Solo questo evento» è la valvola per «martedì prossimo ci spostiamo eccezionalmente nella sala parrocchiale perché la sala principale è doppia prenotata» — le altre prove restano intatte. «Questo e tutti i futuri» è la scelta giusta per cambiamenti permanenti: nuova sede fissa, nuovo orario d'inizio, nuova nota per i partecipanti. «Tutti gli eventi della serie» è per le correzioni retroattive che devono ridipingere l'intera serie — un refuso nel titolo, un'etichetta sbagliata, una partitura che sarebbe sempre dovuta essere allegata.

L'interessante è l'orario. Se sposti una prova dalle 19:30 alle 20:00 e scegli «tutti gli eventi», Chorilo di proposito non incolla ogni prova alle 20:00 ma sposta ogni prova esattamente della mezz'ora di cui hai spostato questa. Se una singola occorrenza nella serie aveva un orario speciale (per esempio la generale che inizia sempre prima), mantiene il proprio scarto rispetto alle altre. I casi particolari non vengono schiacciati — la logica propria della tua serie resta intatta.

L'eliminazione segue lo stesso schema. Dall'icona cestino sulla pagina di dettaglio di un evento puoi rimuovere solo questo evento, togliere dal calendario tutto da oggi in poi o dissolvere pulitamente l'intera serie. Eventi che hai già cancellato in passato non ritornano e le date che hai escluso volutamente alla creazione della serie (settimane di vacanza ad esempio) restano come le hai impostate.

Il nuovo selettore sta sul web sulle pagine di modifica ed eliminazione di un evento e nell'app sulle schermate corrispondenti. Per eventi singoli — concerto, assemblea, workshop occasionale — non cambia nulla: il vecchio comportamento di modifica ed eliminazione resta invariato.

Le pagine di aiuto sugli eventi sono aggiornate e l'assistente IA integrato in Chorilo conosce le nuove opzioni e le spiega quando un membro lo chiede.

Tutti i contatti esterni in un solo posto

Organizzatori di concerti, sponsor, banche, broker assicurativi, ospiti d'onore, il solista che ingaggi una volta l'anno, la tipografia, l'ufficio cultura del comune — ogni coro ha un mucchio di contatti che non vanno nella lista dei membri ma compaiono continuamente nella vita quotidiana. Finora questi dati vivevano in fogli di calcolo, note condivise o, nel migliore dei casi, nell'agenda personale di un solo membro del consiglio. Con la nuova sezione Contatti hanno finalmente un posto stabile — pulitamente separati per coro e visibili a chi ne ha il diritto.

Creazione, import, vCard ed etichette

Un contatto si crea direttamente dall'elenco con «Nuovo contatto»: nome, e-mail, telefono, indirizzo, IBAN, BIC, codice fiscale, note libere. Se hai già un elenco Excel di indirizzi, lo passi nella procedura di import. Chorilo ti dà un modello scaricabile, ricarichi il file compilato e poi vedi un'anteprima: quali righe verrebbero aggiunte e quali Chorilo sospetta come duplicati di contatti esistenti — il confronto avviene per e-mail e IBAN. Riga per riga decidi: saltare, aggiungere come nuovo o fondere con la voce esistente. L'import parte solo dopo conferma e parte in un colpo solo: o entrano tutte le righe o nessuna. Un import interrotto a metà non lascia record a metà.

Ogni singolo contatto si scarica come vCard per finire direttamente nella rubrica del telefono. Gli export più grandi (Excel o CSV dell'intero elenco) non sono un pulsante sulla pagina Contatti — come per gli altri report, vivono nell'area centrale dei report del coro. Così la pagina Contatti resta tranquilla.

Etichetti i contatti con tag e filtri l'elenco. Chorilo arriva con una manciata di tag predefiniti sensati — organizzatore di concerti, sponsor, banca, assicurazione, ospite d'onore, musicista ospite, tipografia, gestore di sala e un generico raccoglitore per altri esterni — che puoi rinominare, ricolorare o ampliare nelle impostazioni. Un contatto può portare tutti i tag che ha senso: la banca che sponsorizza anche il concerto estivo è semplicemente entrambi e compare sotto l'uno o l'altro filtro.

Collegato alla prima nota e agli eventi

La rubrica diventa davvero utile dove tocca il resto di Chorilo. Nella prima nota, il modulo fattura ha un selettore di contatto in cima: scegli il destinatario dalla rubrica e nome, indirizzo, codice fiscale ed e-mail si compilano automaticamente nei dati cliente della fattura. Appena salvi la fattura, Chorilo ricorda che questo contatto era il destinatario — vedrai la fattura nella sua cronologia alla prossima apertura. Le registrazioni di prima nota funzionano allo stesso modo: scrivere nel campo controparte suggerisce contatti corrispondenti, scegliere uno compila automaticamente IBAN e intestatario e la registrazione finita si aggancia al contatto come donazione o pagamento. Puoi anche collegare manualmente a posteriori.

Sulla pagina di dettaglio di un evento c'è una nuova sezione «Ospiti esterni». Da qui colleghi ospiti d'onore e musicisti ospiti al concerto e dai loro facoltativamente un ruolo — «tromba solista», «patrono», «saluto: assessore alla cultura». Gli ospiti esterni compaiono poi nella bozza stampata del programma e, se l'evento è pubblicato, sul sito pubblico del coro.

Ricevute di donazione direttamente dal contatto

Una richiesta frequente dei cori non profit è stata emettere ricevute di donazione direttamente dalla scheda di un donatore. Ora è possibile: sulla pagina di dettaglio di un contatto trovi l'azione «Ricevuta di donazione». Apre una panoramica di tutte le registrazioni di prima nota legate a questo contatto nell'anno scelto e non ancora coperte da una ricevuta. Spunti quelle da includere e Chorilo genera la ricevuta nel modello del tuo coro — l'indirizzo del donatore viene direttamente dal contatto, quindi nessun rischio di refusi o di indirizzo obsoleto preso da una vecchia fattura.

Permessi, log di sicurezza e GDPR

Chi nel coro può vedere, aggiungere o cancellare i contatti si regola con il sistema di permessi esistente. Ci sono permessi separati per vedere, modificare, cancellare, importare, esportare e gestire le richieste di accesso GDPR. L'aggiornamento li inserisce nei gruppi di permessi esistenti del tuo coro in una ripartizione predefinita sensata — non devi riconfigurare nulla. La voce di menu «Contatti» si trova nell'area amministrativa dell'ensemble, tra Prima nota e Sito pubblico, ed è invisibile ai membri senza diritto di lettura.

Ogni azione — creazione, modifica, cancellazione, import, export, accesso GDPR — viene scritta nel log di sicurezza del tuo coro. Chi ha accesso amministrativo può poi ricostruire chi ha toccato quale contatto e quando. È al contempo la base per i registri obbligatori delle attività di trattamento che il GDPR impone alle associazioni.

A proposito: se una persona di cui custodite dati nella lista contatti chiede l'accesso ai sensi dell'articolo 15 GDPR, la pagina di dettaglio offre un pulsante con un clic che raccoglie tutto su quella persona — il contatto stesso, ogni fattura, registrazione ed evento collegati, ogni voce del log di sicurezza — in un file che potete consegnare. L'azione di accesso stessa è loggata così potete dimostrare di aver risposto entro la scadenza di legge.

Sezione aiuto ampliata

Entrambe le funzioni arrivano con documentazione completa. La sezione aiuto ha un nuovo capitolo «Contatti» con dieci argomenti — panoramica, crea, modifica, archivia, etichette, importa, esporta, ricevuta di donazione, ospiti esterni di evento, GDPR. Le guide degli eventi sono ampliate con il nuovo selettore. L'assistente IA in Chorilo cita le pagine di aiuto pertinenti quando i membri chiedono.

Perché proprio queste due insieme

A prima vista, modificare serie di prove e una rubrica hanno poco a che fare l'uno con l'altro. In pratica appartengono allo stesso passo di maturità. Chorilo diventa sempre più l'unico strumento con cui un coro gestisce la propria amministrazione — quindi deve cavarsela pulitamente con la realtà di una pianificazione ricorrente che chiede continuamente piccole correzioni e con le tante persone fuori dai membri che compaiono di continuo in fatture, eventi ed estratti conto. Le due nuove funzioni tolgono due dei motivi più comuni per cui un consiglio o un tesoriere ricorrerebbe ancora a Excel o a fogli condivisi. Entrambe sono live nella release produttiva, non costano alcuna licenza aggiuntiva nell'abbonamento e rispettano i ruoli che il tuo coro ha già configurato. La nuova voce di menu «Contatti» la trovi in ogni ensemble per cui hai i diritti, e il selettore di serie compare da solo la prossima volta che modifichi o elimini una prova di una serie.