Editar series completas de ensayos y tener todos los contactos externos en un solo sitio: dos nuevas funciones para la vida del coro

Dos preguntas se han repetido especialmente entre los coros en los últimos meses: «¿Por qué tengo que abrir a mano cada ocurrencia de mi serie de ensayos cuando cambia el lugar?» y «¿Dónde guardo los datos de contacto de nuestro patrocinador, nuestro banco, la concejalía de cultura y el trompetista al que contratamos cada Navidad — sin meterlos a la fuerza en la lista de miembros?». Las dos tienen ahora una respuesta seria en la versión productiva. Esta entrada explica qué ha cambiado y cómo usar las nuevas funciones en el día a día.

Editar series de ensayos en su conjunto

Hasta ahora podías crear un ensayo recurrente como serie, pero una vez en el calendario, las ocurrencias eran independientes entre sí. Si querías cambiar el lugar a partir de julio, tenías que abrir cada evento a mano y reescribir el campo del lugar. Cancelar todos los ensayos de una serie significaba borrarlos uno por uno. Con la nueva versión eso se acabó. Al editar o eliminar un evento perteneciente a una serie, Chorilo te hace una pregunta corta: ¿el cambio debe aplicarse solo a este evento, a este y a todos los futuros, o a cada evento de la serie?

Las tres opciones cubren directamente los casos típicos. «Solo este evento» es la válvula para «el próximo martes nos mudamos excepcionalmente a la sala parroquial porque la sala principal está doble reservada» — los demás ensayos no se tocan. «Este y todos los futuros» es la elección correcta para cambios permanentes: un nuevo lugar fijo, otra hora de inicio, una nueva nota para los participantes. «Todos los eventos de la serie» encaja en correcciones retroactivas que deben repintar toda la serie — una errata en el título, una etiqueta equivocada, una partitura que siempre debería haber estado adjunta.

Lo interesante es la hora. Si mueves un ensayo de 19:30 a 20:00 y eliges «todos los eventos», Chorilo a propósito no pega cada ensayo a las 20:00, sino que desplaza cada ensayo exactamente la media hora que has movido este. Si un evento de la serie tenía una hora especial (por ejemplo el ensayo general que siempre empieza antes), conserva su propio desfase respecto a los demás. Los casos especiales no se aplanan — la lógica propia de tu serie queda intacta.

Eliminar funciona con el mismo esquema. Desde el icono de papelera en la página de detalle de un evento puedes quitar solo este evento, sacar del calendario todo desde hoy o disolver limpiamente toda la serie. Los eventos que ya hayas borrado no vuelven, y las fechas que dejaste fuera al crear la serie (semanas de vacaciones, por ejemplo) siguen como las pusiste.

El nuevo selector aparece en la web en las páginas de edición y eliminación de un evento y en la app en las pantallas correspondientes. Para eventos únicos — concierto, asamblea general, taller suelto — no cambia nada: el viejo comportamiento de edición y eliminación se mantiene.

Las páginas de ayuda sobre eventos se actualizaron y el asistente de IA integrado en Chorilo conoce las nuevas opciones y las explicará cuando un miembro lo pregunte.

Todos los contactos externos en un solo sitio

Promotores de conciertos, patrocinadores, bancos, corredores de seguros, invitados de honor, el solista al que contratas una vez al año, la imprenta, la concejalía de cultura — cada coro tiene un montón de contactos que no encajan en la lista de miembros pero aparecen sin parar en el día a día. Hasta ahora esos datos vivían en hojas de cálculo, notas compartidas o, en el mejor de los casos, en la agenda personal de un miembro de la junta. Con el nuevo apartado Contactos tienen por fin un sitio fijo — separados limpiamente por coro y visibles para quien tenga permiso.

Crear, importar, vCard y etiquetas

Un contacto se crea directamente desde la lista vía «Nuevo contacto»: nombre, e-mail, teléfono, dirección, IBAN, BIC, número fiscal, notas libres. Si ya tienes una lista en Excel con direcciones, la pasas por el asistente de importación. Chorilo te da una plantilla descargable, subes el archivo cumplimentado y luego ves una vista previa: qué filas se añadirían y cuáles sospecha Chorilo que son duplicadas de contactos existentes — la comparación se hace por e-mail e IBAN. Fila a fila decides: saltar, añadir como nueva o fusionar con la entrada existente. La importación solo corre tras la confirmación, y corre de una vez: o entran todas las filas o ninguna. Una importación interrumpida no deja registros a medias.

Cada contacto individual se descarga como vCard para volcarlo directamente en la agenda del teléfono. Las exportaciones más grandes (Excel o CSV de toda la lista) no son un botón en la página de contactos — como los demás reportes, viven en el área central de reportes del coro. Así la página de contactos se mantiene tranquila.

Etiquetas los contactos con tags y filtras la lista por ellos. Chorilo trae un puñado de etiquetas predeterminadas razonables — promotor de conciertos, patrocinador, banco, seguro, invitado de honor, músico invitado, imprenta, operador de sala y un cajón general para otros externos — que puedes renombrar, recolorear o ampliar en los ajustes. Un contacto puede llevar tantas etiquetas como tenga sentido: el banco que también patrocina el concierto de verano es simplemente ambos y aparece bajo cualquiera de los dos filtros.

Vinculado al libro de caja y a los eventos

La agenda se vuelve realmente útil donde toca al resto de Chorilo. En el libro de caja, el formulario de factura tiene un selector de contacto arriba: eliges al receptor de la agenda y nombre, dirección, número fiscal y e-mail se rellenan automáticamente en los datos de cliente de la factura. En cuanto guardas la factura, Chorilo recuerda que este contacto fue el receptor — verás la factura en su historial la próxima vez que lo abras. Las anotaciones de caja funcionan igual: al escribir en el campo de contraparte se sugieren contactos coincidentes, elegir uno rellena IBAN y titular automáticamente, y la anotación terminada se cuelga del contacto como donación o pago. También puedes vincular manualmente a posteriori.

En la página de detalle de un evento hay una nueva sección «Invitados externos». Desde aquí vinculas invitados de honor y músicos invitados al concierto y opcionalmente les das un rol — «trompeta solista», «padrino», «discurso de bienvenida: concejal de cultura». Los invitados externos aparecen luego en el borrador impreso del programa y, si el evento está publicado, en la página pública del coro.

Recibos de donación directamente desde el contacto

Una petición frecuente de coros sin ánimo de lucro ha sido emitir recibos de donación directamente desde la ficha de un donante. Ahora es posible: en la página de detalle de un contacto encuentras la acción «Recibo de donación». Abre un resumen de todas las anotaciones de caja asociadas a este contacto en el año elegido que aún no estén cubiertas por un recibo. Marcas las que incluir y Chorilo genera el recibo en la plantilla de tu coro — la dirección del donante viene directamente del contacto, así que no hay riesgo de erratas ni de direcciones desfasadas tomadas de una vieja factura.

Permisos, registro de seguridad y RGPD

Quién en el coro puede ver, añadir o borrar contactos se regula con el sistema de permisos existente. Hay permisos separados para ver, editar, borrar, importar, exportar y tramitar solicitudes de RGPD. La actualización los añade a los grupos de permisos existentes de tu coro en un reparto predeterminado razonable — no tienes que reconfigurar nada. La entrada de menú «Contactos» se encuentra en el área de administración del conjunto, entre Libro de caja y Sitio público, y es invisible para los miembros sin derecho de lectura.

Cada acción — crear, modificar, borrar, importar, exportar, acceso RGPD — queda escrita en el registro de seguridad de tu coro. Quien tenga acceso de administrador puede luego rastrear quién tocó qué contacto y cuándo. Eso es a la vez la base de los registros obligatorios de actividades de tratamiento que el RGPD exige a las asociaciones.

A propósito: si una persona cuyos datos guardáis en la lista pide acceso conforme al artículo 15 del RGPD, la página de detalle ofrece un botón de un clic que agrupa todo lo que tenéis sobre esa persona — el contacto en sí, cada factura, anotación y evento vinculados, cada entrada del registro de seguridad — en un archivo que podéis entregar. La propia acción de acceso queda registrada para que podáis demostrar que reaccionasteis dentro del plazo legal.

Sección de ayuda ampliada

Ambas funciones vienen con documentación completa. La sección de ayuda tiene un nuevo capítulo «Contactos» con diez temas — vista general, crear, editar, archivar, etiquetas, importar, exportar, recibo de donación, invitados externos en eventos, RGPD. Las guías de eventos se ampliaron con el nuevo selector. El asistente de IA en Chorilo cita las páginas de ayuda pertinentes cuando los miembros preguntan.

Por qué estas dos juntas

A primera vista, editar series de ensayos y una agenda tienen poco que ver. En la práctica pertenecen al mismo paso de madurez. Chorilo se está convirtiendo cada vez más en la única herramienta con la que un coro lleva su administración — por eso tiene que gestionar limpiamente la realidad de la planificación recurrente que necesita constantes pequeños ajustes, y a las muchas personas fuera de la membresía que aparecen sin parar en facturas, eventos y extractos bancarios. Las dos nuevas funciones eliminan dos de los motivos más comunes por los que una junta o un tesorero seguirían acudiendo a Excel o a listas compartidas. Ambas están vivas en la versión productiva, no cuestan ninguna licencia adicional dentro de la suscripción y respetan los roles que tu coro ya tiene configurados. La nueva entrada «Contactos» la encuentras en cada conjunto para el que tengas permiso, y el selector de serie aparecerá por sí solo la próxima vez que edites o elimines un ensayo de una serie.