Modifier toute une série de répétitions et garder tous les contacts externes au même endroit : deux nouvelles fonctions pour la vie du chœur

Deux questions sont revenues particulièrement souvent des chorales ces derniers mois : « Pourquoi dois-je ouvrir à la main chaque occurrence de ma série de répétitions quand le lieu change ? » et « Où puis-je conserver les coordonnées de notre sponsor, de notre banque, du service culturel de la ville et du trompettiste que nous engageons chaque Noël — sans les forcer dans la liste des membres ? » Les deux ont désormais une vraie réponse dans la version productive. Cet article explique ce qui a changé et comment utiliser les nouvelles fonctions au quotidien.

Modifier une série de répétitions dans son ensemble

Jusqu'ici, vous pouviez créer une répétition récurrente sous forme de série, mais une fois posée dans votre calendrier, les occurrences étaient indépendantes les unes des autres. Pour changer le lieu à partir de juillet, il fallait ouvrir chaque événement à la main et ressaisir le lieu. Annuler toutes les répétitions d'une série signifiait les supprimer une par une. Avec la nouvelle version, c'est terminé. Quand vous modifiez ou supprimez un événement appartenant à une série, Chorilo vous pose une courte question : la modification doit-elle s'appliquer à cet événement seulement, à celui-ci et à toutes les occurrences futures, ou à chaque événement de la série ?

Les trois options couvrent directement les cas courants. « Cet événement seulement » est la soupape pour « mardi prochain, on se déplace exceptionnellement à la salle paroissiale parce que la grande salle est doublement réservée » — les autres répétitions ne bougent pas. « Celui-ci et tous les suivants » convient aux changements permanents : nouveau lieu fixe, nouvelle heure de début, nouvelle note pour les participants. « Tous les événements de la série » sert aux corrections rétroactives qui doivent repeindre toute la série — une faute de frappe dans le titre, une étiquette erronée, une partition oubliée qui aurait dû être attachée depuis le début.

L'horaire est le point intéressant. Si vous décalez une répétition de 19h30 à 20h00 et choisissez « tous les événements », Chorilo ne plaque volontairement pas chaque répétition sur 20h00 : il décale chaque répétition exactement de la demi-heure dont vous avez bougé celle-ci. Si une occurrence avait un horaire spécial (par exemple la générale qui commence toujours plus tôt), elle garde son décalage propre par rapport aux autres. Les cas particuliers ne sont pas écrasés — la logique propre de votre série reste intacte.

La suppression suit le même schéma. Depuis l'icône corbeille sur la fiche d'un événement, vous pouvez retirer cet événement seul, sortir tout à partir de cette date du calendrier ou dissoudre proprement toute la série. Les événements supprimés plus tôt ne ressuscitent pas, et les dates que vous aviez sciemment écartées lors de la création de la série (semaines de vacances par exemple) restent telles que vous les aviez fixées.

Le nouveau sélecteur se trouve sur le web sur les pages modifier et supprimer d'un événement et dans l'application sur les écrans correspondants. Pour un événement unique — concert, assemblée générale, atelier ponctuel — rien ne change : l'ancien comportement de modification et de suppression reste tel quel.

Les pages d'aide sur les événements ont été mises à jour, et l'assistant IA intégré à Chorilo connaît les nouvelles options et les expliquera dès qu'un membre le lui demandera.

Tous les contacts externes au même endroit

Organisateurs de concert, sponsors, banques, courtiers d'assurance, invités d'honneur, le soliste que vous engagez une fois par an, l'imprimeur, le service culturel à la mairie — chaque chorale a une pile de contacts qui n'ont pas leur place dans la liste des membres mais qui reviennent sans cesse dans la vie quotidienne. Jusqu'ici, ces données vivaient dans des tableurs, des notes partagées ou, au mieux, dans l'agenda d'un seul membre du bureau. Avec la nouvelle rubrique Contacts, elles ont enfin une place stable — séparées proprement par chorale et visibles pour les personnes autorisées.

Création, import, vCard et étiquettes

Vous créez un contact directement depuis la liste via « Nouveau contact » : nom, e-mail, téléphone, adresse, IBAN, BIC, numéro fiscal, notes libres. Si vous avez déjà une liste Excel d'adresses, vous la passez par l'assistant d'import. Chorilo fournit un modèle à télécharger, vous renvoyez le fichier rempli et vous voyez ensuite un aperçu : quelles lignes seraient ajoutées et lesquelles Chorilo soupçonne d'être des doublons de contacts existants — la comparaison se fait par e-mail et par IBAN. Ligne par ligne vous décidez : ignorer, ajouter comme nouveau ou fusionner avec l'entrée existante. L'import ne tourne vraiment qu'après confirmation, et il tourne d'un seul coup : soit toutes les lignes entrent, soit aucune. Un import à moitié interrompu ne laisse pas de fiches à moitié faites.

Un contact individuel se télécharge en vCard pour atterrir directement dans le carnet d'adresses du téléphone. Les exports plus volumineux (Excel ou CSV de toute la liste) ne sont pas un bouton de la page Contacts — comme pour les autres rapports, ils vivent dans la zone Rapports centrale de la chorale. La page Contacts reste ainsi tranquille.

Vous étiquetez les contacts et filtrez la liste à partir des étiquettes. Chorilo arrive avec une poignée d'étiquettes par défaut raisonnables — organisateur de concert, sponsor, banque, assurance, invité d'honneur, musicien invité, imprimerie, exploitant de salle et un fourre-tout générique pour les autres externes — que vous pouvez renommer, recolorer ou compléter dans les réglages. Un contact peut porter autant d'étiquettes qu'il faut : la banque qui sponsorise aussi le concert d'été est simplement les deux et apparaît sous l'un comme l'autre filtre.

Lié à la caisse et aux événements

Le carnet d'adresses devient vraiment utile là où il touche au reste de Chorilo. Dans la caisse, le formulaire de facture a un sélecteur de contact en haut : vous choisissez le destinataire dans le carnet et le nom, l'adresse, le numéro fiscal et l'e-mail se remplissent automatiquement dans les données client de la facture. Dès l'enregistrement, Chorilo retient que ce contact était le destinataire — vous le revoyez dans son historique à la prochaine ouverture. Les écritures de caisse fonctionnent pareil : taper dans le champ contrepartie suggère des contacts correspondants, en choisir un remplit l'IBAN et le titulaire, et l'écriture finalisée s'accroche au contact comme don ou paiement. Vous pouvez aussi lier manuellement après coup.

Sur la fiche d'un événement, il y a une nouvelle rubrique « Invités externes ». Vous y rattachez les invités d'honneur et les musiciens invités au concert avec un libellé de rôle optionnel — « trompette solo », « parrain », « allocution : adjoint à la culture ». Les invités externes apparaissent ensuite dans le brouillon imprimé du programme et, si l'événement est publié, sur le site public de la chorale.

Reçus de don directement depuis le contact

Une demande fréquente des chorales à but non lucratif a été d'émettre les reçus de don directement depuis la fiche d'un donateur. C'est désormais possible : sur la fiche d'un contact, vous trouvez l'action « Reçu de don ». Elle ouvre un aperçu de toutes les écritures de caisse liées à ce contact pour l'année choisie qui ne sont pas encore couvertes par un reçu. Vous cochez celles à inclure, et Chorilo génère le reçu dans le modèle de votre chorale — l'adresse du donateur vient directement du contact, donc aucun risque de faute de frappe ni d'adresse périmée tirée d'une vieille facture.

Droits, journal de sécurité et RGPD

Qui dans la chorale peut voir, ajouter ou supprimer des contacts se règle dans le système d'autorisations existant. Il y a des autorisations distinctes pour voir, modifier, supprimer, importer, exporter et traiter les demandes RGPD. La mise à jour les ajoute aux groupes d'autorisations existants de votre chorale selon une répartition par défaut raisonnable — vous n'avez rien à reconfigurer. L'entrée de menu « Contacts » se trouve dans l'espace d'administration de l'ensemble, entre Caisse et Site public, et reste invisible pour les membres sans droit de lecture.

Chaque action — création, modification, suppression, import, export, accès RGPD — est inscrite dans le journal de sécurité de votre chorale. Toute personne avec un accès admin peut ensuite retracer qui a touché à quel contact et quand. C'est en même temps la base des registres des activités de traitement que le RGPD impose aux associations.

À ce propos : si une personne dont vous conservez les données dans la liste demande l'accès au titre de l'article 15 du RGPD, la fiche propose un bouton en un clic qui rassemble tout ce que vous avez sur cette personne — le contact lui-même, chaque facture, écriture et événement liés, chaque entrée du journal de sécurité — dans un fichier que vous pouvez remettre. La demande d'accès est elle-même journalisée, ce qui vous permet de prouver que vous avez réagi dans le délai légal.

Aide enrichie

Les deux fonctions arrivent avec une documentation complète. La section Aide a un nouveau chapitre « Contacts » avec dix sujets — vue d'ensemble, création, modification, archivage, étiquettes, import, export, reçu de don, invités externes d'événements, RGPD. Les guides des événements ont été enrichis du nouveau sélecteur. L'assistant IA dans Chorilo cite les pages d'aide pertinentes quand un membre le lui demande.

Pourquoi ces deux ensemble

À première vue, modifier des séries de répétitions et un carnet d'adresses ont peu à voir l'un avec l'autre. En pratique, ils appartiennent au même palier de maturité. Chorilo devient de plus en plus le seul outil qu'une chorale utilise pour son administration — il doit donc gérer proprement la réalité d'une planification récurrente qui demande constamment de petites corrections, et les nombreuses personnes hors de la communauté qui reviennent sans cesse dans les factures, événements et relevés bancaires. Les deux nouvelles fonctions retirent deux des raisons les plus fréquentes pour lesquelles un bureau ou un trésorier irait encore chercher Excel ou des listes partagées. Les deux sont en ligne dans la version productive, ne coûtent aucune licence supplémentaire et respectent les rôles déjà mis en place. Vous trouverez l'entrée « Contacts » dans tout ensemble pour lequel vous êtes autorisé, et le sélecteur de portée de série apparaîtra de lui-même la prochaine fois que vous modifierez ou supprimerez une répétition d'une série.