Hele repetitiereeksen bewerken en alle externe contacten op één plek: twee nieuwe functies voor de koor-alledag

Twee vragen kwamen de afgelopen maanden bijzonder vaak terug uit de koren: »Waarom moet ik elke afzonderlijke afspraak van mijn repetitiereeks met de hand openen als de locatie verandert?« en »Waar bewaar ik de contactgegevens van onze sponsor, onze bank, de afdeling cultuur van de gemeente en de trompettist die we elke kerst inhuren — zonder ze in de ledenlijst te persen?« Beide hebben in de productieve release nu een nette oplossing. Dit bericht legt uit wat veranderd is en hoe je de nieuwe functies in de praktijk gebruikt.

Repetitiereeksen nu in zijn geheel bewerken

Tot nu toe kon je een terugkerende repetitie wel als reeks aanleggen, maar zodra ze in je kalender stond, waren de afzonderlijke afspraken onafhankelijk van elkaar. Wilde je vanaf juli de repetitielocatie wijzigen, dan moest je elke afspraak met de hand openen en het locatieveld opnieuw invullen. Wilde je alle repetities van een reeks afzeggen, dan betekende dat: één voor één verwijderen. Met de nieuwe release is dat definitief voorbij. Bij het bewerken of verwijderen van een afspraak die bij een reeks hoort, stelt Chorilo een korte vraag: moet de wijziging alleen voor deze afspraak gelden, voor deze en alle toekomstige of voor elke afspraak van de reeks?

De drie opties dekken de typische gevallen direct. »Alleen deze afspraak« is de veiligheidsklep voor »volgende dinsdag verplaatsen we uitzonderlijk naar de gemeentezaal omdat de hoofdzaal dubbel geboekt is« — de andere repetities blijven ongemoeid. »Deze en alle toekomstige« is de juiste keuze voor blijvende wijzigingen: een nieuwe vaste locatie, een andere begintijd, een nieuwe notitie voor de deelnemers. »Alle afspraken van de reeks« past bij correcties die met terugwerkende kracht voor de hele reeks moeten gelden, zoals een typefout in de titel, een verkeerd label of een muziekstuk dat eigenlijk altijd had moeten hangen.

Boeiend wordt het bij de tijd. Verzet je één repetitie van 19:30 naar 20:00 en kies je »alle afspraken«, dan plaatst Chorilo bewust niet elke repetitie op 20:00, maar schuift elke repetitie precies een half uur naar achter — net zoveel als je deze ene hebt verschoven. Had een afspraak in de reeks een afwijkende tijd (bijvoorbeeld de generale repetitie die altijd vroeger begint), dan blijft die eigen afstand ten opzichte van de rest behouden. Uitzonderingen worden niet platgewalst — de eigen logica van je reeks blijft intact.

Verwijderen werkt volgens hetzelfde schema. Via het prullenbak-pictogram op de detailpagina van een afspraak kun je alleen deze ene afspraak weghalen, alles vanaf vandaag uit de kalender halen of de hele reeks netjes opheffen. Afspraken die je eerder al hebt verwijderd, komen niet terug, en data die je bij het aanmaken van de reeks bewust hebt overgeslagen (bijvoorbeeld vakantieweken), blijven zoals ze waren.

De nieuwe keuze staat in het web op de bewerk- en verwijderpagina van een afspraak en in de app op de bijbehorende schermen. Bij eenmalige afspraken — concert, ledenvergadering, losse workshop — verandert er niets: de oude bewerk- en verwijderlogica blijft ongewijzigd.

De hulppagina's over afspraken zijn bijgewerkt, en de ingebouwde AI-assistent in Chorilo kent de nieuwe opties en zal ze uitleggen zodra een lid ernaar vraagt.

Alle externe contacten op één plek

Concertorganisatoren, sponsors, banken, verzekeringsmakelaars, ereGasten, de solist die je één keer per jaar boekt, de drukkerij, de afdeling cultuur op het gemeentehuis — elk koor heeft een stapel contacten die niet in de ledenlijst thuishoren, maar in het dagelijks reilen en zeilen voortdurend opduiken. Tot nu toe leefde die data in spreadsheets, gedeelde notities of in het beste geval in het adresboek van één bestuurslid. Met het nieuwe onderdeel Contacten krijgen ze eindelijk een vaste plek — netjes per koor gescheiden en zichtbaar voor wie er toegang toe heeft.

Aanmaken, importeren, vCard en tags

Een contact maak je direct vanuit de lijst aan via »Nieuw contact«: naam, e-mail, telefoon, adres, IBAN, BIC, btw-nummer, vrije notities. Heb je al een Excel-lijst met adressen, dan voer je die door de import-wizard. Chorilo geeft je een downloadbare sjabloon, je uploadt het ingevulde bestand en je ziet daarna een voorvertoning: welke regels zouden worden toegevoegd en welke regels Chorilo vermoedt als dubbels van bestaande contacten — de vergelijking loopt via e-mailadres en IBAN. Per regel beslis je: overslaan, nieuw toevoegen of samenvoegen met de bestaande vermelding. Pas na bevestiging draait de import echt, en dan ineens: óf alle regels komen erin, óf geen. Een halfvoltooide import laat geen half afgemaakte records achter.

Elk afzonderlijk contact download je als vCard om direct in het adresboek van de telefoon te plaatsen. Grotere exports (Excel of CSV van de hele lijst) staan niet als knop op de contactpagina — zoals bij de andere rapporten leven ze in het centrale rapportgedeelte van het koor. Zo blijft de contactpagina rustig.

Je labelt contacten met tags en filtert de lijst daarop. Chorilo levert een handvol zinvolle standaard-tags mee — concertorganisator, sponsor, bank, verzekering, eregast, gastmusicus, drukkerij, zaalbeheerder en een algemene categorie voor overige externe contacten — die je in de instellingen kunt hernoemen, herkleuren of aanvullen met eigen tags. Een contact mag zoveel tags dragen als logisch is: de bank die ook het zomerconcert sponsort, is gewoon beide en duikt onder beide filters op.

Gekoppeld aan het kasboek en aan afspraken

Echt nuttig wordt het adresboek daar waar het de rest van Chorilo raakt. In het kasboek heeft het factuurformulier bovenaan een contact-kiezer: je kiest de ontvanger uit het adresboek en naam, adres, btw-nummer en e-mail vullen zich automatisch in de klantgegevens van de factuur. Zodra je de factuur opslaat, onthoudt Chorilo dat dit contact de factuurontvanger was — je ziet de factuur de volgende keer dat je het contact opent direct in zijn historie. Kasboekboekingen werken hetzelfde: typen in het tegenpartij-veld stelt passende contacten voor, een keuze vult IBAN en rekeninghouder automatisch in en de afgeronde boeking hangt zich aan het contact als donatie of betaling. Achteraf handmatig koppelen kan ook.

Op de detailpagina van een afspraak is er een nieuw gedeelte »Externe gasten«. Hier koppel je ereGasten en gastmusici aan het concert en geef je optioneel een rol mee — »solo-trompet«, »beschermheer«, »welkomstwoord: cultuurwethouder«. Externe gasten verschijnen vervolgens in het programma-concept voor de druk en, als de afspraak gepubliceerd is, op de openbare website van het koor.

Donatiebewijzen rechtstreeks vanuit het contact

Een veelgehoorde wens van non-profit koren was om donatiebewijzen rechtstreeks vanuit de fiche van een donor te maken. Dat kan nu: op de detailpagina van een contact vind je de actie »Donatiebewijs«. Ze opent een overzicht van alle kasboekboekingen die bij dit contact in het gekozen jaar passen en nog niet door een bewijs zijn afgedekt. Je vinkt de op te nemen aan en Chorilo maakt het bewijs in het sjabloon van je koor — het adres van de donor komt rechtstreeks uit het contact, dus geen typefouten of verouderd adres uit een oude factuur.

Rechten, beveiligingslogboek en AVG

Wie in het koor de contacten mag zien, aanmaken of verwijderen, regel je via het bestaande rechtensysteem. Er zijn aparte rechten voor zien, bewerken, verwijderen, importeren, exporteren en voor inzage-aanvragen volgens AVG. De update zet ze in de bestaande rechtengroepen van je koor in een zinvolle standaardverdeling — je hoeft niets opnieuw te configureren. Het menupunt »Contacten« staat in het beheergedeelte van het ensemble, tussen Kasboek en Openbare website, en is voor leden zonder leesrecht onzichtbaar.

Elke actie — aanmaken, wijzigen, verwijderen, importeren, exporteren, AVG-inzage — wordt in het beveiligingslogboek van je koor vastgelegd. Wie adminrechten heeft, kan later achterhalen wie wanneer welk contact heeft aangeraakt. Dat is meteen de basis voor de verplichte registers van verwerkingsactiviteiten die de AVG van verenigingen vraagt.

Daarover gesproken: als een persoon waarvan jullie data in de contactenlijst bewaren een inzageverzoek volgens artikel 15 AVG doet, biedt de detailpagina een één-klik-knop die alles over die persoon bundelt — het contact zelf, elke gekoppelde factuur, boeking en afspraak, elke vermelding in het beveiligingslogboek — in een bestand dat jullie kunnen overhandigen. De inzage-actie wordt zelf gelogd, zodat jullie kunnen aantonen dat jullie binnen de wettelijke termijn hebben gereageerd.

Helpgedeelte uitgebreid

Beide functies komen met volledige documentatie. Het helpgedeelte heeft een nieuw hoofdstuk »Contacten« met tien onderwerpen — overzicht, aanmaken, bewerken, archiveren, tags, importeren, exporteren, donatiebewijs, externe gasten bij afspraken, AVG. De afspraken-hulppagina's zijn met de nieuwe keuze uitgebreid. De AI-assistent in Chorilo citeert de passende hulppagina's wanneer leden ernaar vragen.

Waarom deze twee samen

Op het eerste gezicht hebben het bewerken van repetitiereeksen en een adresboek weinig met elkaar te maken. In de praktijk horen ze bij dezelfde rijpheidsstap. Chorilo wordt steeds vaker het enige hulpmiddel waarmee een koor zijn administratie voert — dus moet het netjes omgaan met de werkelijkheid van terugkerende planning die voortdurend kleine correcties vraagt, en met de vele mensen buiten het ledenbestand die voortdurend in facturen, afspraken en bankafschriften opduiken. De twee nieuwe functies halen twee van de meest voorkomende redenen weg waarom een bestuur of penningmeester nog naar Excel of gedeelde lijsten zou grijpen. Beide zijn live in de productieve release, kosten geen extra licentie binnen het abonnement en respecteren de rollen die je koor al heeft ingesteld. Het nieuwe menupunt »Contacten« vind je in elk ensemble waarvoor je rechten hebt, en de reekskeuze verschijnt vanzelf de volgende keer dat je een repetitie van een reeks bewerkt of verwijdert.