Ganze Probenreihen bearbeiten und alle externen Kontakte an einem Ort: Zwei neue Funktionen für den Chor-Alltag

Zwei Fragen sind in den letzten Monaten besonders häufig aus den Chören zurückgekommen: »Warum muss ich jeden einzelnen Termin meiner Probenreihe einzeln aufmachen, wenn sich der Ort ändert?« und »Wo lege ich die Kontaktdaten unseres Sponsors, unserer Bank, des städtischen Kulturamts und des Trompeters ab, den wir jedes Weihnachten engagieren – ohne sie in die Mitgliederliste zu pressen?« Beide haben mit dem produktiven Release jetzt eine ordentliche Antwort. Dieser Beitrag erklärt, was sich verändert hat und wie Du die neuen Funktionen im Alltag nutzt.

Probenreihen jetzt als Ganzes bearbeiten

Bisher konntest Du eine wiederkehrende Probe zwar als Serie anlegen, sobald sie aber in Deinem Kalender stand, waren die einzelnen Termine voneinander unabhängig. Wolltest Du den Probenort ab Juli wechseln, musstest Du jeden Termin von Hand aufmachen und das Feld »Ort« neu eintragen. Wolltest Du alle Proben einer Reihe absagen, hieß das: einen nach dem anderen löschen. Mit dem neuen Release ist das endgültig vorbei. Beim Bearbeiten oder Löschen eines Termins, der zu einer Probenreihe gehört, fragt Chorilo Dich kurz: Soll die Änderung nur für diesen einen Termin gelten, für diesen und alle künftigen oder für jeden Termin der Serie?

Die drei Auswahlmöglichkeiten decken die typischen Fälle direkt ab. »Nur dieser Termin« ist der Notnagel für »Nächsten Dienstag verlegen wir ausnahmsweise in den Gemeindesaal, weil die Hauptaula doppelt belegt ist« – die anderen Proben bleiben unangetastet. »Dieser und alle künftigen« ist die richtige Wahl für dauerhafte Änderungen: ein neuer fester Ort, eine andere Anfangszeit, eine neue Notiz für die Teilnehmer. »Alle Termine der Reihe« passt für Korrekturen, die rückwirkend für die ganze Serie gelten sollen, etwa ein Tippfehler im Titel, ein falsches Schlagwort oder ein Notenstück, das eigentlich immer dranhängen sollte.

Spannend wird es bei der Uhrzeit. Verlegst Du eine Probe von 19:30 auf 20:00 und wählst »alle Termine«, dann schiebt Chorilo bewusst nicht jede Probe stur auf 20:00, sondern um genau die halbe Stunde nach hinten, um die Du diesen Termin verschoben hast. Hatte ein einzelner Termin in der Reihe eine Sonderzeit (zum Beispiel die Generalprobe, die immer früher beginnt), bleibt sein eigener Abstand zum Rest erhalten. So wandern Sonderfälle nicht versehentlich plattgebügelt mit – die individuelle Logik Deiner Reihe bleibt heil.

Das Löschen funktioniert nach demselben Schema. Über das Mülleimer-Symbol auf der Termindetailseite kannst Du nur diesen einen Termin entfernen, alles ab heute aus dem Kalender nehmen oder die komplette Reihe sauber auflösen. Termine, die schon früher gelöscht waren, kommen dabei nicht zurück, und Probendaten, die Du beim Anlegen der Reihe bewusst ausgespart hast (z.B. Ferienwochen), bleiben so wie sie waren.

Die neue Auswahl gibt es im Web auf der Bearbeiten- und Löschen-Seite eines Termins und in der App auf den entsprechenden Bildschirmen. Bei einmaligen Terminen – Konzert, Mitgliederversammlung, einzelner Workshop – passiert übrigens nichts Neues: die alte Bearbeiten- und Löschen-Logik bleibt unverändert.

Die Hilfeseiten zu Terminen sind aktualisiert, und der eingebaute KI-Bot in Chorilo kennt die neuen Auswahlmöglichkeiten und erklärt sie, wenn Du ihn danach fragst.

Externe Kontakte an einem Ort

Konzertveranstalter, Sponsoren, Banken, Versicherungsmakler, Ehrengäste, der Solist, den Du einmal im Jahr buchst, die Druckerei, das Kulturamt im Rathaus – jeder Chor hat einen Stapel an Kontakten, die nicht zur Mitgliederliste gehören, im Alltag aber ständig auftauchen. Bis jetzt landeten diese Daten oft in Excel-Tabellen, geteilten Notizen oder bestenfalls im Adressbuch eines einzelnen Vorstands. Mit dem neuen Kontakte-Bereich bekommen sie endlich einen festen Platz – pro Chor sauber getrennt und für berechtigte Mitglieder einsehbar.

Anlegen, Importieren, vCard und Tags

Einen Kontakt legst Du direkt aus der Liste über »Neuer Kontakt« an: Name, E-Mail, Telefon, Anschrift, IBAN, BIC, Steuernummer, freie Notiz. Wer schon eine Excel-Liste mit Adressen hat, lädt sie über den Import-Assistenten hoch. Du bekommst eine herunterladbare Vorlage, kannst die ausgefüllte Datei wieder hochladen und siehst dann in einer Vorschau, welche Einträge angelegt würden und welche Chorilo als Dubletten Deiner bestehenden Kontakte erkennt – verglichen wird über E-Mail-Adresse und IBAN. Pro Zeile entscheidest Du, ob übersprungen, neu angelegt oder mit dem bestehenden Eintrag zusammengeführt werden soll. Erst wenn Du den Import bestätigst, läuft er los, und zwar in einem Rutsch: entweder alle Zeilen kommen rein oder keine. Ein halb abgebrochener Import lässt also keine halben Datensätze zurück.

Jeder einzelne Kontakt lässt sich als vCard herunterladen und direkt ins Adressbuch des Telefons übernehmen. Größere Exporte (Excel, CSV der ganzen Liste) findest Du nicht als Knopf auf der Kontakte-Seite, sondern – wie bei den anderen Auswertungen auch – zentral im Report-Bereich des Chores. So bleibt die Übersicht auf der Kontakte-Seite ruhig.

Du beschriftest die Kontakte mit Tags und filterst die Liste danach. Chorilo bringt eine Handvoll sinnvoller Standard-Tags mit – Konzertveranstalter, Sponsor, Bank, Versicherung, Ehrengast, Gastmusiker, Druckerei, Hallenbetreiber und einen allgemeinen Sammel-Tag für sonstige Externe –, die Du in den Einstellungen umbenennen, umfärben oder durch eigene ergänzen kannst. Jeder Kontakt darf so viele Tags tragen, wie sinnvoll ist: Die Bank, die gleichzeitig das Sommerkonzert sponsert, ist eben beides und taucht unter beiden Filtern auf.

Verknüpft mit Kassenbuch und Terminen

Richtig nützlich wird das Adressbuch dort, wo es den Rest von Chorilo berührt. Im Kassenbuch hat das Rechnungsformular oben einen Kontakt-Auswähler: Du wählst den Empfänger aus dem Adressbuch und Name, Anschrift, Steuernummer und E-Mail wandern automatisch in die Kundendaten der Rechnung. Sobald Du die Rechnung speicherst, merkt sich Chorilo, dass dieser Kontakt der Rechnungsempfänger war – Du siehst die Rechnung beim nächsten Öffnen direkt in seiner Historie. Bei Kassenbuch-Buchungen funktioniert es genauso: Beim Tippen im Gegenpartei-Feld werden passende Kontakte vorgeschlagen, die Auswahl füllt IBAN und Kontoinhaber automatisch ein, und die fertige Buchung hängt sich als Spende oder Auszahlung an den Kontakt. Du kannst eine Verknüpfung auch nachträglich von Hand setzen.

Auf der Detailseite eines Termins gibt es einen neuen Bereich »Externe Gäste«. Hier verknüpfst Du Ehrengäste und Gastmusiker mit dem Konzert und vergibst optional eine Rolle – »Solo-Trompete«, »Schirmherr«, »Grußwort: Kulturdezernent«. Externe Gäste tauchen anschließend im Programm-Entwurf für den Druck auf und, wenn der Termin veröffentlicht ist, auf der öffentlichen Webseite des Chores.

Spendenquittung direkt aus dem Kontakt

Ein häufig geäußerter Wunsch deutscher gemeinnütziger Chöre war, Spendenquittungen direkt aus dem Kontakt eines Spenders zu erzeugen. Genau das geht jetzt: Auf der Detailseite eines Kontakts findest Du die Aktion »Spendenquittung«. Sie öffnet eine Übersicht aller Kassenbuch-Buchungen, die zu diesem Kontakt im gewählten Jahr passen und noch zu keiner Quittung gehören. Du hakst die einzubeziehenden an, und Chorilo erzeugt die Quittung in der Vorlage Deines Chores – die Adresse des Spenders kommt dabei direkt aus dem Kontakt, sodass kein Tippfehler und keine veraltete Anschrift aus einer alten Rechnung einfließen kann.

Berechtigungen, Sicherheits-Protokoll und DSGVO

Wer im Chor die Kontakte sehen, anlegen oder löschen darf, regelst Du wie immer über das Berechtigungssystem. Es gibt eigene Berechtigungen für Sehen, Bearbeiten, Löschen, Importieren, Exportieren und für Auskunfts-Anfragen nach DSGVO. Bei der Aktualisierung werden die Rechte in die bestehenden Berechtigungs-Gruppen Deines Chores in einer sinnvollen Standardverteilung ergänzt – Du musst nichts neu konfigurieren. Der Menüpunkt »Kontakte« sitzt im Verwaltungsbereich des Ensembles zwischen Kassenbuch und öffentlicher Webseite und ist für Mitglieder ohne Leserecht gar nicht sichtbar.

Jede Aktion – Anlegen, Ändern, Löschen, Import, Export, DSGVO-Auskunft – wird im Sicherheits-Protokoll Deines Chores festgehalten. Wer Admin-Zugriff hat, kann später nachvollziehen, wer wann welchen Kontakt angefasst hat. Das ist gleichzeitig die Grundlage für die pflichtmäßigen Aufzeichnungen über Verarbeitungstätigkeiten, die die DSGVO von Vereinen verlangt.

Apropos: Wenn eine Person, deren Daten Ihr in der Kontakte-Liste habt, eine Auskunft nach Artikel 15 DSGVO verlangt, gibt es auf der Detailseite einen Ein-Klick-Knopf, der alles über diese Person bündelt – den Kontakt selbst, jede verknüpfte Rechnung, jede Buchung, jeden Termin, jeden Eintrag im Sicherheits-Protokoll – und in eine Datei packt, die Ihr herausgeben könnt. Die Auskunft wird selbst protokolliert, sodass Ihr belegen könnt, dass Ihr innerhalb der gesetzlichen Frist reagiert habt.

Hilfe-Bereich erweitert

Beide Funktionen bringen vollständige Dokumentation mit. Der Hilfe-Bereich hat einen neuen Abschnitt »Kontakte« mit zehn Themen – Übersicht, Anlegen, Bearbeiten, Archivieren, Tags, Import, Export, Spendenquittung, Externe Gäste bei Terminen, DSGVO. Die Termine-Hilfen sind um die neue Auswahl ergänzt. Der KI-Bot in Chorilo zitiert die passenden Hilfe-Seiten, wenn Mitglieder Fragen dazu stellen.

Warum diese beiden zusammen

Auf den ersten Blick haben Probenreihen-Bearbeitung und Adressbuch wenig miteinander zu tun. In der Praxis gehören sie zum gleichen Reifeschritt. Chorilo wird zunehmend das einzige Werkzeug, mit dem ein Chor seine Verwaltung erledigt – also muss es sauber mit der Realität wiederkehrender Planung umgehen, die ständig kleine Korrekturen braucht, und mit den vielen Menschen außerhalb der Mitgliedschaft, die ständig in Rechnungen, Terminen und Kontoauszügen auftauchen. Die beiden neuen Funktionen nehmen zwei der häufigsten Gründe weg, aus denen Vorstand oder Kassenwart noch nach Excel oder geteilten Listen greifen würden. Beide sind im produktiven Release verfügbar, kosten keine Zusatzlizenz im Abo und respektieren die Rollen, die Dein Chor schon eingerichtet hat. Den neuen Menüpunkt »Kontakte« findest Du in jedem Ensemble, in dem Du dafür berechtigt bist, und die Serien-Auswahl erscheint von selbst, sobald Du das nächste Mal eine Probenreihe bearbeitest oder löschst.