Urejanje celotnih nizov vaj in vsi zunanji stiki na enem mestu: dve novi funkciji za vsakdanjik zbora

V zadnjih mesecih sta se iz zborov posebej pogosto vračali dve vprašanji: »Zakaj moram vsako ponovitev svojega niza vaj ročno odpreti, ko se spremeni lokacija?« in »Kam shranim kontaktne podatke našega sponzorja, naše banke, mestnega urada za kulturo in trobentača, ki ga vsako božično obdobje najamemo — ne da bi jih silil v seznam članov?« Obe imata zdaj v produkcijski izdaji pravo rešitev. Ta zapis pojasni, kaj se je spremenilo in kako uporabljati nove funkcije v vsakdanjiku.

Nize vaj zdaj urejaš kot celoto

Doslej si redno vajo lahko sicer ustvaril kot niz, ko pa je bila enkrat v koledarju, so bile posamezne pojavnosti druga od druge neodvisne. Če si želel od julija naprej zamenjati prostor vaj, si moral vsako pojavnost ročno odpreti in znova vpisati polje s krajem. Odpovedati vse vaje niza je pomenilo: brisati eno za drugo. Z novo izdajo je tega dokončno konec. Pri urejanju ali brisanju dogodka, ki pripada nizu, te Chorilo na kratko vpraša: ali naj sprememba velja samo za ta dogodek, za tega in vse prihodnje ali za vsak dogodek niza?

Trije izbori neposredno pokrivajo tipične primere. »Samo ta dogodek« je varovalka za »naslednji torek se izjemoma selimo v župnijsko dvorano, ker je glavna dvojno rezervirana« — druge vaje ostanejo nedotaknjene. »Ta in vse prihodnje« je prava izbira za trajne spremembe: nova stalna lokacija, drugačen začetni čas, nova opomba za udeležence. »Vsi dogodki niza« je za retroaktivne popravke, ki naj prebarvajo celoten niz — tipkarska napaka v naslovu, napačna oznaka, note, ki bi morale biti od nekdaj priložene.

Zanimivo je pri uri. Če premakneš eno vajo z 19:30 na 20:00 in izbereš »vsi dogodki«, Chorilo namenoma ne lepi vsake vaje na 20:00, ampak premakne vsako vajo natančno za pol ure — toliko, kolikor si premaknil to. Če je en dogodek v nizu imel svoj poseben čas (na primer generalka, ki se vedno začne prej), ohrani svoj odmik glede na ostale. Posebnih primerov ne pohodi — lastna logika niza ostane nedotaknjena.

Brisanje deluje po istem vzorcu. Z ikono koša na podrobnostni strani dogodka lahko odstraniš samo ta dogodek, iz koledarja vzameš vse od danes naprej ali čisto razpustiš celoten niz. Dogodki, ki si jih izbrisal že prej, se ne vrnejo, datumi, ki si jih ob ustvarjanju niza namenoma izpustil (na primer počitniški tedni), pa ostanejo, kot si jih nastavil.

Novi izbor je na spletu na straneh za urejanje in brisanje dogodka in v aplikaciji na ustreznih zaslonih. Pri enkratnih dogodkih — koncert, občni zbor, posamezna delavnica — se nič ne zgodi: staro vedenje urejanja in brisanja ostaja nespremenjeno.

Strani pomoči za dogodke so posodobljene in vgrajeni asistent UI v Chorilu pozna nove možnosti in jih bo razložil, ko ga član vpraša.

Vsi zunanji stiki na enem mestu

Koncertni organizatorji, sponzorji, banke, zavarovalniški posredniki, častni gostje, solist, ki ga najameš enkrat letno, tiskarna, urad za kulturo na občini — vsak zbor ima kup stikov, ki ne sodijo na seznam članov, a se v vsakdanjem poslovanju nenehno pojavljajo. Doslej so ti podatki živeli v preglednicah, deljenih zapiskih ali v najboljšem primeru v osebnem imeniku enega člana vodstva. Z novim razdelkom Stiki dobijo končno trdno mesto — čisto ločeno po zboru in vidno tistim, ki imajo pravico.

Ustvarjanje, uvoz, vCard in oznake

Stik ustvariš neposredno s seznama prek »Nov stik«: ime, e-pošta, telefon, naslov, IBAN, BIC, davčna številka, prosta opomba. Če že imaš Excelov seznam naslovov, ga spustiš skozi čarovnika za uvoz. Chorilo ti ponudi predlogo za prenos, naložiš izpolnjeno datoteko in nato vidiš predogled: katere vrstice bi bile dodane in katere Chorilo sumi za dvojnike obstoječih stikov — primerjava poteka prek e-pošte in IBAN. Po vrsticah se odločiš: preskoči, dodaj kot novo ali združi z obstoječim vnosom. Uvoz se zares izvede šele po potrditvi in se izvede v enem koraku: ali gredo noter vse vrstice ali nobena. Pol končan uvoz ne pusti polovičnih zapisov.

Vsak posamezen stik se prenese kot vCard, da ga vržeš naravnost v imenik telefona. Večji izvozi (Excel ali CSV celotnega seznama) niso gumb na strani Stikov — kot druga poročila živijo v osrednjem območju poročil zbora. Tako stran s stiki ostane mirna.

Stike označuješ z oznakami in po njih filtriraš seznam. Chorilo prinaša peščico smiselnih privzetih oznak — koncertni organizator, sponzor, banka, zavarovanje, častni gost, gostujoči glasbenik, tiskarna, upravljavec dvorane in splošno zbiralo za druge zunanje — ki jih lahko v nastavitvah preimenuješ, prebarvaš ali dopolniš z lastnimi. Stik lahko nosi toliko oznak, kolikor je smiselno: banka, ki obenem sponzorira poletni koncert, je preprosto oboje in se pojavi pod obema filtroma.

Povezano z blagajno in dogodki

Imenik postane resnično koristen tam, kjer se dotika ostalega Chorila. V blagajni ima obrazec za račun zgoraj izbirnik stika: prejemnika izbereš iz imenika in ime, naslov, davčna številka in e-pošta se samodejno vpišejo v podatke stranke na računu. Takoj ko račun shraniš, si Chorilo zapomni, da je bil ta stik prejemnik računa — pri naslednjem odpiranju ga vidiš v njegovi zgodovini. Blagajniške knjižbe delujejo enako: tipkanje v polje nasprotne stranke predlaga ustrezne stike, izbira samodejno napolni IBAN in imetnika računa, dokončana knjižba pa se obesi na stik kot donacija ali izplačilo. Naknadno ročno povezovanje je prav tako mogoče.

Na podrobnostni strani dogodka je nov razdelek »Zunanji gostje«. Tu povežeš častne goste in gostujoče glasbenike s koncertom in jim po želji daš vlogo — »solo trobenta«, »pokrovitelj«, »pozdravni nagovor: svetnica za kulturo«. Zunanji gostje se nato pojavijo v osnutku programa za tisk in, če je dogodek objavljen, na javni spletni strani zbora.

Potrdila o donaciji neposredno iz stika

Pogosta želja neprofitnih zborov je bila izdaja potrdil o donaciji neposredno iz kartice donatorja. Zdaj je mogoče: na podrobnostni strani stika najdeš dejanje »Potrdilo o donaciji«. Odpre pregled vseh blagajniških knjižb, povezanih s tem stikom v izbranem letu, ki še niso pokrite s potrdilom. Označiš tiste za vključitev in Chorilo ustvari potrdilo v predlogi tvojega zbora — naslov donatorja pride neposredno iz stika, tako ni nevarnosti tipkarskih napak ali zastarelega naslova iz starega računa.

Pravice, varnostni dnevnik in GDPR

Kdo v zboru sme videti, dodajati ali brisati stike, urejaš prek obstoječega sistema pravic. Na voljo so ločene pravice za ogled, urejanje, brisanje, uvoz, izvoz in za obravnavo zahtev po GDPR. Posodobitev jih vstavi v obstoječe skupine pravic tvojega zbora v smiselni privzeti razporeditvi — ničesar ti ni treba znova konfigurirati. Menijska postavka »Stiki« je v območju upravljanja zasedbe, med Blagajno in Javno spletno stranjo, in je za člane brez pravice ogleda nevidna.

Vsako dejanje — ustvari, spremeni, izbriši, uvozi, izvozi, razkritje GDPR — se zapiše v varnostni dnevnik tvojega zbora. Kdor ima skrbniški dostop, lahko kasneje izsledi, kdo je kdaj posegel v kateri stik. To je hkrati osnova za obvezne evidence dejavnosti obdelave, ki jih GDPR zahteva od društev.

O tem: če oseba, katere podatke imate v seznamu stikov, zahteva razkritje po 15. členu GDPR, na podrobnostni strani najdeš gumb z enim klikom, ki vse o njej združi — sam stik, vsak povezan račun, knjižbo in dogodek, vsak vnos v varnostnem dnevniku — v datoteko, ki jo lahko izročite. Samo dejanje razkritja je zabeleženo, tako da lahko dokažete, da ste se odzvali znotraj zakonskega roka.

Razširjen razdelek pomoči

Obe funkciji prihajata s celovito dokumentacijo. Razdelek pomoči ima novo poglavje »Stiki« z desetimi temami — pregled, ustvarjanje, urejanje, arhiviranje, oznake, uvoz, izvoz, potrdilo o donaciji, zunanji gostje dogodkov, GDPR. Vodniki za dogodke so razširjeni z novim izborom. Asistent UI v Chorilu navaja ustrezne strani pomoči, ko člani vprašajo.

Zakaj ravno ti dve skupaj

Na prvi pogled imata urejanje nizov vaj in imenik malo skupnega. V praksi pripadata isti stopnji zrelosti. Chorilo vse pogosteje postaja edino orodje, s katerim zbor vodi svoje upravljanje — torej mora čisto obvladovati realnost ponavljajočega se načrtovanja, ki nenehno potrebuje drobne popravke, in množico ljudi zunaj članstva, ki se nenehno pojavljajo v računih, dogodkih in bančnih izpisih. Novi funkciji odstranita dva najpogostejša razloga, zaradi katerih bi vodstvo ali blagajnik še segla po Excelu ali deljenih seznamih. Obe sta na voljo v produkcijski izdaji, ne stane dodatne licence v naročnini in upoštevata vloge, ki jih je tvoj zbor že nastavil. Novo menijsko postavko »Stiki« najdeš v vsaki zasedbi, za katero imaš pravice, izbor obsega niza pa se sam pojavi naslednjič, ko boš urejal ali brisal vajo iz niza.