Conexión bancaria en el libro de caja: sincronización automática, reconocimiento de miembro y comprobación de saldo

Quien lleva la caja de un coro o una asociación conoce el ritmo mensual: entrar en la banca en línea, descargar el extracto en CSV o PDF, teclear a mano cada apunte en Excel o en el libro de caja de Chorilo, comprobar importes, buscar comprobantes. Pronto son una o dos tardes al mes recopiando cifras que ya están en la propia banca en línea. Con la nueva conexión bancaria en el libro de caja de Chorilo eso se acabó: el libro de caja se conecta una vez con la cuenta bancaria de la asociación, después Chorilo recoge los nuevos movimientos automáticamente, propone categorías y miembros adecuados e incluso comprueba si el saldo de la caja y el del banco siguen coincidiendo.

Lo que hace la conexión bancaria

Una vez establecida la conexión, Chorilo carga los nuevos movimientos de la cuenta de la asociación una vez por noche (sobre las 3 h) y crea cada movimiento directamente como apunte en el libro de caja, con el estado «pendiente de confirmación». Estos apuntes aparecen de inmediato en la lista normal de transacciones del libro de caja, con categoría y miembro ya propuestos. Un banner en la parte superior de la lista muestra cuántos apuntes bancarios siguen pendientes de confirmación y lleva con un clic a una página de cotejo dedicada en la que varios apuntes se pueden revisar y confirmar rápidamente uno tras otro.

Confirmar significa: el estado del apunte cambia de «pendiente» a «confirmado»; los datos contables en sí no cambian, los apuntes formaban parte del libro de caja desde el principio. Rechazar es igual de sencillo: un apunte importado que, por ejemplo, era privado o ya se había contabilizado por otra vía se rechaza y desaparece de la lista. Si el tesorero ya ha introducido manualmente un apunte coincidente, Chorilo lo reconoce por la fecha contable (±3 días), el importe, el tipo de apunte y —si está disponible— el IBAN de la contraparte y propone una fusión. Al confirmar, el apunte bancario se convierte en el apunte principal, el manual se elimina con un registro de auditoría conforme a la GoBD; categoría, cuenta del plan contable, concepto y notas del apunte manual se trasladan al apunte principal cuando allí estaban vacíos. El conjunto de funciones del libro de caja —cuenta de pérdidas y ganancias (EÜR), bloqueo GoBD a las 24 horas, certificados de donación, gestión de comprobantes— funciona con apuntes bancarios igual que con los introducidos manualmente.

Sugerencia de categoría a partir del propio historial

Chorilo aprende con cada apunte confirmado. En cuanto un apunte bancario importado entra en el libro de caja, el sistema busca en los últimos apuntes confirmados los mismos datos de ordenante o beneficiario —primero por IBAN exacto, alternativamente por nombre coincidente— y lee de allí la categoría y la cuenta del plan contable. Quien una vez asentó la primera domiciliación de la GEMA como «derechos de licencia» recibe la sugerencia automáticamente la próxima vez. Lo mismo vale para donantes habituales, domiciliaciones de seguros, recibos de luz o telecomunicaciones y el alquiler del local de ensayo. La sugerencia es solo un valor previo; el tesorero puede aceptarla con un clic o cambiarla antes de confirmar — nada se contabiliza sin confirmación.

Para que una categorización errónea puntual no arrastre a todos los apuntes futuros, Chorilo no mira solo el último apunte, sino los últimos cinco. De ellos se toma la categoría más frecuente; en caso de empate gana la más reciente. Así se impone la mayoría de las clasificaciones correctas y los valores atípicos quedan fuera.

Asignación automática de miembro en cuotas y donaciones

Las cuotas y donaciones de miembros pueden asignarse a partir de ahora directamente a un miembro sin que el tesorero tenga que recorrer listas de nombres. La condición es que el IBAN del miembro esté registrado en su perfil — por ejemplo porque se haya emitido un mandato SEPA o porque se haya capturado el IBAN al darse de alta. En cuanto un apunte bancario importado coincide con el IBAN de ese miembro, Chorilo enlaza el apunte automáticamente con el miembro. La comparación es tolerante: mayúsculas, minúsculas y espacios en el IBAN no producen falsos negativos.

En el libro de caja, la asignación al miembro se ve como un campo propio en los detalles del apunte y puede modificarse de forma retroactiva durante las 24 horas posteriores a la creación (después se aplica el bloqueo GoBD sobre los datos contables). Si más tarde un miembro pasa de una cuenta provisional a una cuenta de usuario real, el enlace se traslada automáticamente con la lógica de fusión de usuarios. La asignación queda vinculada al conjunto — solo se proponen miembros del coro correspondiente, sin fugas de datos entre asociaciones independientes que usen Chorilo en paralelo.

Cotejo de saldo banco frente a libro de caja

En cada sincronización, Chorilo recoge además el saldo bancario actual de la cuenta conectada y lo contrasta con el saldo del libro de caja. En la página de la conexión bancaria de la cuenta aparece para ello una tarjeta de saldo: arriba el saldo en el banco, debajo el saldo de los apuntes confirmados en el libro de caja y la suma de los apuntes bancarios aún pendientes. Si todo cuadra, la tarjeta se ilumina en verde («coincide»). Si hay diferencia, se muestra en naranja con la indicación de que aún hay apuntes por confirmar o falta un asiento en el libro de caja.

Así, al cierre de mes o de año puede verse de un vistazo si la caja de la asociación y la cuenta bancaria siguen cuadrando — un paso que antes se hacía con calculadora y comparando los últimos extractos.

Qué bancos están soportados

La conexión funciona técnicamente a través de BANKSApi, un proveedor de interfaces bancarias autorizado y regulado en Alemania. Actualmente Chorilo solo admite bancos alemanes — desde Sparkassen y Volksbanken pasando por bancos directos como ING, DKB, comdirect o N26 hasta bancos comerciales como Commerzbank, Deutsche Bank y Postbank. Asociaciones en Austria, Suiza u otros países pueden ponerse en contacto en support@chorilo.com — evaluamos la demanda y añadiremos más países en cuanto se acumulen suficientes solicitudes. Pueden conectarse varias cuentas en paralelo para la misma asociación — por ejemplo una cuenta corriente y una de ahorro, o cuentas de distintos bancos; cada cuenta del libro de caja recibe su propio enlace bancario.

Configuración en pocos minutos

La conexión se configura una sola vez por cuenta y solo requiere el proceso de inicio de sesión habitual del propio banco. En el libro de caja, en «Cuentas», está el interruptor «Conectar banco». Un clic abre una ventana segura del banco correspondiente en la que el tesorero introduce sus credenciales de banca en línea y el TAN — como en un acceso normal. No se transmiten credenciales a Chorilo. El banco devuelve después un permiso de acceso que permite únicamente lectura: sin transferencias, sin órdenes permanentes, sin cambios en la cuenta.

Tras la primera conexión, Chorilo carga el historial de la cuenta a partir de la fecha inicial elegida por el tesorero y lo deposita como apuntes pendientes. Quien ya haya registrado movimientos antiguos a mano los conserva — Chorilo detecta posibles duplicados por fecha, importe e IBAN y ofrece una fusión al confirmar. A partir de entonces, los nuevos movimientos se cargan una vez al día (sobre las 3 de la madrugada) en segundo plano. Una actualización inmediata con el botón «Sincronizar ahora» también es posible en cualquier momento.

SCA y ciclo de 180 días

La directiva europea sobre servicios de pago PSD2 exige que cada conexión de lectura a una cuenta bancaria se renueve regularmente mediante autenticación reforzada del cliente (SCA). En los bancos alemanes, en general, son 180 días. Chorilo recuerda por correo electrónico unas dos semanas antes del vencimiento; un acceso de dos minutos al banco con confirmación TAN prolonga la conexión. Si la renovación no se realiza, la conexión se pausa hasta el siguiente acceso — el libro de caja sigue funcionando, solo dejan de recogerse automáticamente nuevos movimientos en el ínterin.

Protección de datos y seguridad

La conexión bancaria está construida explícitamente de forma que Chorilo nunca conozca las credenciales bancarias. El acceso y el TAN solo aterrizan en la página del banco, mediados por BANKSApi. Lo que Chorilo guarda es un token de acceso cifrado con permisos solo de lectura, reemitido en cada SCA. Los datos de movimientos descargados se alojan en Alemania, se transmiten exclusivamente cifrados y se almacenan adicionalmente cifrados con AES-256 en la base de datos (carga útil original del proveedor). En el libro de caja solo son visibles para personas autorizadas — habitualmente junta directiva, tesorería y revisores de cuentas.

BANKSApi figura como tercero en el contrato de encargo de tratamiento de Chorilo; el tratamiento conforme al RGPD está garantizado contractualmente. La conexión puede cancelarse en cualquier momento con un clic — los apuntes ya importados permanecen en el libro de caja, después no se realizan más sincronizaciones.

Lo que cuesta la conexión bancaria

Como BANKSApi cobra una tarifa de licencia y de transacción recurrente por cada conexión bancaria activa, Chorilo no puede incluir esta función en la suscripción principal. La conexión bancaria está disponible por tanto como módulo adicional de pago — por 2,50 euros al mes o 25 euros al año, según el intervalo de facturación de la suscripción principal. Quien contrate el módulo en mitad de un periodo de facturación paga prorrateado: Stripe calcula los días hasta la siguiente factura regular y solo añade el importe proporcional a esa factura. No hay factura aparte; la conexión bancaria aparece como una línea adicional en la factura habitual de Chorilo. Los conjuntos con sub-conjuntos en la misma suscripción (por ejemplo coro principal con coro juvenil) solo pagan una vez — el módulo se aplica a todos los conjuntos facturados juntos. La conexión bancaria puede cancelarse en cualquier momento al final del mes o del año en curso, de nuevo con un clic en la sección «Facturación». Los apuntes ya importados permanecen en el libro de caja también tras la cancelación.

Dónde merece la pena la conexión bancaria

El valor añadido es mayor allí donde la cuenta registra muchos movimientos pequeños regularmente — es decir, justo en asociaciones con cuotas, donaciones, ingresos por eventos y gastos corrientes. En lugar de retomar 30 a 80 apuntes al mes a mano, el tesorero recorre la lista de pendientes en cinco a diez minutos — la mayor parte del tiempo solo confirmando las propuestas pre-rellenadas. El cierre anual también se simplifica: como cada apunte tiene un vínculo fiable con la cuenta bancaria y el cotejo de saldo señala diferencias al instante, el libro de caja y el extracto se pueden comparar exactamente en la fecha de cierre.

Perspectiva: domiciliaciones SEPA y transferencias directamente desde Chorilo

El estado actual de la conexión bancaria está deliberadamente limitado a la lectura — es la fase más sencilla y a la mayoría de asociaciones les basta. Ya estamos trabajando en la siguiente fase, en la que Chorilo también podrá iniciar pagos activamente. Se planean dos funciones adicionales que esperamos activar en los próximos meses:

• Domiciliación SEPA directa: Quien hoy cobra cuotas mediante mandato SEPA exporta un archivo XML desde Chorilo y lo sube a la banca en línea. En el futuro, la domiciliación se disparará directamente desde Chorilo — un clic en «Cobrar cuotas», una confirmación SCA en el banco y la domiciliación colectiva entera llega sin rodeos a la cuenta de la asociación.
• Iniciar transferencias directamente: Reembolsos al director del coro, honorarios a solistas o el pago de facturas de proveedores podrán prepararse directamente desde el libro de caja o la lista de comprobantes y ejecutarse con una autorización SCA en el banco. La transferencia volverá a aparecer automáticamente en el libro de caja en cuanto se contabilice en la cuenta.

Ambas funciones seguirán sujetas a las estrictas reglas de la PSD2 — es decir: ningún pago se inicia sin autenticación reforzada del cliente autorizado. Quien ya use la conexión bancaria hoy obtendrá automáticamente estas extensiones, sin tener que volver a configurar nada.

Preguntas frecuentes

¿Funciona la conexión con dos miembros de la junta que llevan la cuenta conjuntamente? Sí. El SCA debe realizarlo una persona dada de alta en la banca en línea. Quien tenga acceso al libro de caja de la asociación verá después los movimientos importados, independientemente de quién haya establecido la conexión.

¿Tiene Chorilo acceso a otras cuentas? No. Solo se conecta la cuenta cuyo acceso confirma el tesorero en el formulario del banco. Otras cuentas del mismo acceso a banca en línea siguen siendo invisibles.

¿Y si un miembro paga desde una cuenta de un tercero? Si el IBAN no coincide con el IBAN registrado del miembro, la asignación de miembro queda vacía y puede establecerse manualmente. La próxima vez que llegue un apunte desde ese mismo IBAN de tercero, Chorilo recordará la asignación a través de la lógica de aprendizaje de categoría.

¿Qué pasa si el banco cambia su interfaz? BANKSApi y Chorilo actualizan la conexión en segundo plano. Para cambios mayores puede ser necesario un nuevo acceso SCA — se informa al tesorero por correo electrónico.

¿Puede cancelarse la conexión si la cuenta de la asociación cambia? Sí. La conexión simplemente se elimina y puede configurarse de nuevo con la nueva cuenta. Los apuntes anteriores se conservan.

Quien tenga preguntas sobre la configuración encontrará en la sección de ayuda una guía paso a paso ilustrada. Para problemas concretos ayudamos con gusto — a través del chatbot de IA en la aplicación o por correo electrónico. Y quien espere con impaciencia las domiciliaciones SEPA y las transferencias: nos pondremos en contacto con una entrada propia en cuanto se active la siguiente fase.