Premiers pas avec Chorilo : Votre chemin vers le succès

Démarrer avec Chorilo : Plus facile que vous ne le pensez

Vous avez décidé de numériser votre gestion chorale ? Félicitations ! Avec Chorilo, vous avez fait le bon choix. Mais comment commencer au mieux ? Quelles étapes sont importantes ? Et à quelle vitesse pouvez-vous démarrer ?

Dans ce guide, nous vous montrons étape par étape comment configurer Chorilo de manière optimale et ce qui rend la plateforme spéciale. Que vous soyez à l'aise avec la technologie ou non - avec nos instructions, le succès est garanti.

Pourquoi Chorilo est différent : La division intelligente

Avant d'entrer dans les détails, il est important de comprendre ce qui rend Chorilo si spécial : La séparation intelligente entre gestion et utilisation.

La plateforme web : Votre centre de gestion

En tant que chef de chœur ou administrateur, vous utilisez la plateforme web sur www.chorilo.com. Ici, vous avez le contrôle total :

• Gestion des membres : Ajoutez des chanteurs, gérez les rôles et les pupitres
• Gestion des partitions : Téléchargez des PDFs, organisez votre bibliothèque
• Planification des événements : Créez des répétitions et des concerts en quelques clics
• Communication : Envoyez des messages et créez des sondages
• Vue d'ensemble : Gardez un œil sur toutes les activités dans le tableau de bord

La plateforme web est spécialement optimisée pour les tâches administratives. Elle offre de grands écrans, des tableaux clairs et tous les outils dont vous avez besoin pour une organisation chorale professionnelle.

Les applications mobiles : Pour vos membres de chœur

Vos chanteurs, en revanche, utilisent les applications mobiles pour iOS et Android. Celles-ci sont délibérément simples et axées sur les besoins des membres du chœur :

• Lire les partitions : Toutes les partitions toujours avec vous, même hors ligne
• Annotations : Marques et notes personnelles directement dans les PDFs
• Voir les événements : Aperçu de toutes les répétitions et concerts
• RSVP : Confirmez votre présence en un clic
• Lire les messages : Restez toujours informé
• Notifications push : Ne manquez plus aucune information importante

Cette division a un avantage crucial : Chacun utilise l'outil optimal pour ses tâches. Vous en tant que chef de chœur avez le contrôle total sur le grand écran, tandis que vos chanteurs utilisent une application légère et intuitive qui se concentre sur l'essentiel.

Étape 1 : Inscription et première connexion (2 minutes)

Commencer est incroyablement simple. Visitez www.chorilo.com et cliquez sur "S'inscrire". Le formulaire est clair et rapide à remplir :

Vos informations personnelles :

• Prénom et nom
• Adresse e-mail
• Mot de passe (au moins 8 caractères) et confirmation

Informations de votre ensemble :

• Nom de votre chœur ou ensemble
• Adresse (rue, code postal, ville)
• Pays (sélectionner dans le menu déroulant)

Enfin, acceptez les conditions générales et la politique de confidentialité - c'est fait ! Après l'inscription, vous pouvez immédiatement vous connecter avec vos identifiants nouvellement créés et commencer tout de suite. Vous recevrez également un e-mail de bienvenue avec des informations importantes. Pas de carte de crédit requise - vous commencez automatiquement avec une période d'essai gratuite de 60 jours.

Étape 2 : Personnaliser les paramètres de l'ensemble (5 minutes)

Bonne nouvelle : Votre premier ensemble a déjà été créé automatiquement ! Lors de l'inscription, Chorilo a créé un ensemble complet à partir de vos informations - y compris les pupitres par défaut.

Après votre première connexion, vous arrivez dans le tableau de bord. Cliquez sur votre ensemble pour vérifier et ajuster les paramètres si nécessaire :

Ce qui est déjà là :

• Nom et adresse : Vos informations de l'inscription
• Pupitres par défaut : Soprano 1/2, Alto 1/2, Ténor 1/2, Basse 1/2 sont déjà configurés
• Votre rôle d'administrateur : Vous êtes automatiquement l'administrateur de l'ensemble
• Période d'essai de 60 jours : Déjà activée et en cours

Personnalisations optionnelles

Vous pouvez maintenant optionnellement ajouter :

• Télécharger un logo : Pour une meilleure reconnaissance
• Développer la description : Quelques phrases sur votre chœur
• Ajuster les pupitres : Si vous avez besoin de sections de voix différentes
• Choisir une couleur : Une couleur signature pour votre ensemble

Conseil : Vous pouvez faire ces ajustements plus tard. Passez directement à l'étape 3 si vous voulez démarrer rapidement !

Étape 3 : Inviter vos premiers membres (15 minutes)

Maintenant vient l'étape la plus importante : Faire entrer vos membres de chœur dans le système. Chorilo vous offre deux moyens pratiques :

Option 1 : Le lien d'invitation (recommandé)

Allez dans votre ensemble et cliquez sur "Lien d'invitation". Vous recevrez un lien spécial que vous pouvez partager par e-mail, WhatsApp ou lors de votre prochaine répétition. Vos membres s'inscrivent eux-mêmes et sont automatiquement assignés à votre ensemble.

L'avantage : Chacun entre ses propres données, vous n'avez aucun effort de maintenance des données. De plus, vos chanteurs peuvent immédiatement choisir leur adresse e-mail et mot de passe préférés.

Option 2 : Ajout direct

Alternativement, vous pouvez aussi inviter des membres directement via leur adresse e-mail. Cliquez sur "Ajouter un membre", entrez l'adresse e-mail et sélectionnez le pupitre. Le membre reçoit automatiquement un e-mail d'invitation avec ses identifiants d'accès.

Notre conseil : Commencez avec 3-5 membres engagés qui sont à l'aise avec la technologie. Ils peuvent vous donner des retours et agir comme multiplicateurs avant d'inviter tout le monde.

Étape 4 : Construire votre bibliothèque de partitions (15 minutes)

Maintenant ça devient musical ! Allez dans la section "Partitions" et cliquez sur "Télécharger des partitions". Le formulaire de téléchargement est clairement structuré :

Champs obligatoires pour chaque pièce :

• Sélectionner l'ensemble : Choisissez votre ensemble dans le menu déroulant
• Titre : Le nom de la pièce
• Fichier PDF : Glissez-déposez le fichier ou sélectionnez-le (max. 50 Mo)

Informations optionnelles pour une meilleure organisation :

• Compositeur : Qui l'a écrit ?
• Arrangeur : Si applicable
• Parolier : Pour les chansons avec paroles
• Description : Informations supplémentaires sur la pièce
• Tags : Mots-clés pour l'organisation (ex. "Noël", "Concert 2025")
• URL vidéo : Lien vers YouTube ou Vimeo
• Fichiers audio : Exemples audio MP3 pour vos chanteurs

Les fichiers audio sont particulièrement précieux : Vos chanteurs peuvent écouter et pratiquer la mélodie à la maison. Cela accélère considérablement le processus d'apprentissage !

Conseil : Commencez avec les pièces pour votre prochain concert ou les 3-4 prochaines répétitions. Remplissez d'abord uniquement les champs obligatoires - vous pouvez ajouter les métadonnées plus tard.

Étape 5 : Créer votre premier événement (5 minutes)

Vos membres sont là, les partitions sont téléchargées - maintenant vous avez besoin d'un événement ! Allez dans la section "Calendrier" et cliquez sur "Créer un événement" :

Champs obligatoires pour l'événement :

• Ensemble : Sélectionnez votre ensemble
• Titre : ex. "Répétition hebdomadaire" ou "Concert Église de la ville"
• Type : Répétition, Concert ou Événement
• Heure de début : Date et heure du début
• Heure de fin : Automatiquement réglée sur heure de début + 2 heures

Informations optionnelles :

• Lieu : Où a lieu l'événement ?
• Description : Notes importantes, ce qu'il faut apporter, etc.

Enregistrez l'événement. Vos membres le verront immédiatement dans le calendrier et dans l'application.

Assigner des partitions après coup

Après avoir créé l'événement, ouvrez-le à nouveau. Ici vous trouverez l'onglet "Partitions". Cliquez sur "Ajouter des partitions" et sélectionnez les pièces pertinentes de votre bibliothèque. Vos membres verront alors directement dans l'événement quelles pièces seront répétées et pourront les ouvrir en un clic.

Conseil : Vous pouvez ajouter ou modifier des partitions plus tard. La connexion est flexible et ajustable à tout moment.

Étape 6 : Envoyer votre premier message (5 minutes)

La communication est tout ! Envoyez un premier message de bienvenue à vos membres. Allez dans "Messages" et cliquez sur "Créer un message" :

Champs obligatoires :

• Titre : Un court titre (max. 100 caractères)
• Message : Votre texte - vous pouvez mentionner d'autres membres avec @
• Ensemble : Sélectionnez votre ensemble

Fonctionnalités optionnelles :

• Envoyer une notification : Activez cette case pour que tous les membres reçoivent immédiatement un e-mail et une notification push
• Ajouter un sondage : Pour des votes ou des retours
• Pièces jointes : Joignez des fichiers comme des PDFs, images ou documents

Important : Activez la case "Envoyer une notification à tous les membres" pour que tout le monde reçoive le message immédiatement !

Combien de temps tout cela prend-il ?

Prévoyez environ 45-75 minutes au total pour la configuration complète :

• Inscription : 2 minutes (l'ensemble est créé automatiquement !)
• Vérifier/personnaliser les paramètres de l'ensemble : 5 minutes (optionnel)
• Inviter les premiers membres : 15 minutes
• Télécharger 5-10 partitions : 15 minutes
• Créer le premier événement et assigner des partitions : 5 minutes
• Message de bienvenue : 5 minutes
• Temps tampon pour la familiarisation : 13-43 minutes

Après un après-midi, vous êtes prêt ! Et le meilleur : Vous n'investissez ce temps qu'une seule fois. Après cela, tout fonctionne beaucoup plus vite et plus efficacement qu'avant.

Ce qui rend Chorilo si spécial

En configurant la plateforme, vous remarquerez rapidement ce qui distingue Chorilo des autres solutions :

1. Guidage utilisateur réfléchi

Chaque fonction est exactement là où vous l'attendez. Pas de menus imbriqués, pas d'options cachées. Tout est intuitif et explicite.

2. Fonctionnalité hors ligne

Vos membres peuvent utiliser toutes les partitions même sans connexion internet. L'application télécharge automatiquement les PDFs et les stocke localement une fois qu'ils ont été ouverts. Parfait pour les répétitions dans les églises ou les salles avec une mauvaise réception !

3. Notifications intelligentes

Le système de notification est intelligent : Les e-mails sont envoyés en lots pour éviter le spam. Les notifications push arrivent immédiatement. Et vos membres peuvent décider eux-mêmes quelles notifications ils veulent recevoir.

4. Confidentialité et sécurité

Toutes les données sont hébergées en Allemagne et soumises au RGPD. Votre bibliothèque de partitions est sécurisée, et seuls les membres de votre ensemble y ont accès.

5. Développement continu

Chorilo est continuellement amélioré. De nouvelles fonctionnalités comme la création de programme de concert assistée par IA montrent que nous prenons l'innovation au sérieux. Et le meilleur : Toutes les mises à jour sont gratuites pour vous !

Questions fréquentes au démarrage

Dois-je inviter tous les membres immédiatement ?

Non ! Commencez avec un petit groupe et élargissez progressivement. Ainsi vous pouvez apprendre à votre rythme et recueillir des retours.

Et si mes membres ne sont pas à l'aise avec la technologie ?

Les applications sont délibérément simples. Si quelqu'un peut utiliser WhatsApp, il peut aussi utiliser Chorilo. Et notre support est disponible pour les questions.

Une fonctionnalité spéciale pour les membres moins à l'aise avec la technologie : Les événements peuvent être acceptés ou refusés directement par e-mail - pas de connexion, pas d'application requise. Cliquez simplement sur le lien dans la notification d'événement. Ainsi vous atteignez tous les membres, quelles que soient leurs capacités techniques.

Puis-je d'abord tester Chorilo ?

Oui ! Vous avez 60 jours pour tout essayer à votre rythme. Pas de carte de crédit, pas d'obligation. Ce n'est qu'ensuite que vous décidez si vous voulez vous abonner.

Qu'advient-il de mes données après la période d'essai ?

Vos données restent ! Même si vous décidez de ne pas vous abonner, vous pouvez toujours revenir et continuer là où vous vous êtes arrêté.

Ai-je besoin de connaissances techniques ?

Non ! Si vous pouvez écrire des e-mails et naviguer sur internet, vous pouvez utiliser Chorilo. L'interface est explicite, et notre équipe de support est heureuse d'aider pour les questions.

Vos prochaines étapes

Vous avez maintenant un aperçu complet de comment démarrer avec Chorilo. Voici votre feuille de route pour les premiers jours :

Jour 1 : Créer les fondations

• S'inscrire (l'ensemble est créé automatiquement)
• Vérifier les paramètres de l'ensemble et télécharger le logo si souhaité
• Inviter 3-5 membres clés
• Télécharger les 5 partitions les plus importantes

Jour 2-3 : Recueillir les premières expériences

• Obtenir des retours des premiers utilisateurs
• Créer les premiers événements
• Télécharger plus de partitions

Jour 4-7 : Déploiement complet

• Inviter tous les membres
• Formation à la prochaine répétition (15 minutes suffisent !)
• Utiliser les premiers messages et sondages

Après 2 semaines : Développer une routine

• Planifier les événements réguliers à l'avance
• Élargir continuellement la bibliothèque de partitions
• Explorer les fonctionnalités avancées comme les sessions de pratique

La différence que vous ressentirez

Après quelques semaines avec Chorilo, vous remarquerez clairement la différence :

• Moins de travail administratif : Plus de listes Excel, plus d'e-mails perdus
• Meilleure communication : Toutes les informations atteignent tous les membres
• Taux de participation plus élevés : Grâce aux rappels et aux RSVP faciles
• Apparence plus professionnelle : Vos membres apprécient l'organisation moderne
• Plus de temps pour la musique : Moins d'effort organisationnel signifie plus de temps pour les répétitions

Prêt à commencer ?

Le meilleur moment pour commencer avec Chorilo est maintenant ! Plus tôt vous commencez, plus vite vous et votre chœur bénéficiez des avantages de la gestion chorale numérique.

La configuration est terminée en quelques heures, et après seulement la première semaine, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer. La division intelligente entre plateforme web pour les chefs de chœur et applications mobiles pour les membres garantit que chacun dispose de l'outil optimal pour ses tâches.

Inscrivez-vous gratuitement aujourd'hui et découvrez par vous-même à quel point la gestion chorale moderne peut être simple. Votre période d'essai de 60 jours commence automatiquement - pas de carte de crédit, pas de risque, pas d'obligation.

Bienvenue chez Chorilo - votre nouvelle façon de gérer les chœurs !