Inviter des invités aux événements – Solistes, chefs d'orchestre et plus

Pourquoi les invités sont essentiels aux répétitions et concerts de chœur

Le travail choral prospère grâce à la collaboration. Qu'il s'agisse du soliste enrichissant l'Oratorio de Noël, de la chef invitée apportant un vent de fraîcheur aux répétitions, ou du pianiste accompagnant la répétition générale – les contributeurs externes font partie intégrante du quotidien choral. Pourtant, les intégrer dans la planification des événements a souvent été fastidieux : des e-mails séparés avec des partitions en pièces jointes, des messages WhatsApp avec les détails de l'événement, et la question constante de savoir si toutes les informations ont bien été reçues.

Avec la nouvelle fonction d'invités dans Chorilo, ce chaos appartient au passé. Les contributeurs externes peuvent maintenant être invités directement à des événements individuels et reçoivent accès à toutes les informations pertinentes – exactement comme les membres réguliers de l'ensemble, mais sans avoir à rejoindre l'ensemble de façon permanente.

Qui bénéficie de la fonction d'invités ?

Les applications sont diverses et couvrent presque toutes les situations où des personnes externes participent aux événements du chœur. Les solistes engagés pour un programme de concert spécifique peuvent voir toutes les partitions et savent exactement quand et où ils sont attendus. Les chefs invités dirigeant une répétition ou un concert ont accès au programme et peuvent se préparer de manière optimale. Les instrumentistes comme les pianistes, organistes ou autres musiciens voient les partitions et détails d'événements qui les concernent.

La fonction est également idéale pour les professeurs de technique vocale invités à des répétitions individuelles ou pour les collègues chefs de chœur collaborant sur un projet commun. Même les anciens membres qui souhaitent rechanter pour un concert spécial peuvent être facilement intégrés.

Comment fonctionne l'invitation

Inviter des invités est remarquablement simple. Dans la liste des participants d'un événement, les administrateurs et modérateurs trouvent un bouton pour inviter des invités. En quelques clics, ils entrent le nom, l'adresse e-mail et optionnellement un pupitre. Si un compte Chorilo existe déjà avec cette adresse e-mail, la personne est invitée directement. Sinon, un nouveau compte est automatiquement créé et les identifiants sont envoyés avec l'invitation.

Particulièrement pratique : un pupitre peut être attribué directement lors de l'invitation. Ainsi, le soliste invité apparaît par exemple comme ténor dans la distribution des voix, et le chef de chœur peut voir d'un coup d'œil comment la distribution se compose – y compris tous les invités.

Ce que les invités peuvent voir et faire

Les invités invités reçoivent accès à toutes les informations essentielles sur l'événement. Ils voient la date, l'heure et le lieu de l'événement et peuvent confirmer ou décliner leur présence. Les partitions assignées à l'événement leur sont disponibles, leur permettant de se préparer de manière optimale. Dans l'application mobile, les invités peuvent même sauvegarder les partitions hors ligne et ajouter des annotations.

La fonction de commentaires est également disponible pour les invités. Ils peuvent poser des questions, clarifier des détails organisationnels ou laisser des notes importantes. Ainsi, toute la communication autour de l'événement se déroule en un seul endroit central.

Dans la liste des événements de l'application, les événements en tant qu'invité sont marqués d'un badge correspondant, rendant immédiatement clair à quels événements vous avez été invité en tant qu'invité.

Intégration complète dans la distribution des voix

Un point fort particulier est l'intégration des invités dans la distribution des voix. Lorsqu'un invité est invité avec un pupitre et confirme sa présence, il apparaît automatiquement dans l'aperçu des voix participantes. Le chef de chœur voit non seulement que huit sopranos et six altos ont confirmé, mais aussi que le soliste ténor invité est présent.

Cette transparence est particulièrement précieuse pour les concerts avec des distributions mixtes de membres du chœur et de contributeurs externes. D'un coup d'œil, il est clair si toutes les voix requises sont couvertes.

Notifications et rappels

Les invités sont informés aussi fiablement que les membres réguliers. Ils reçoivent une invitation par e-mail avec tous les détails importants et peuvent activer les notifications push dans l'application mobile. Les rappels d'événements sont envoyés automatiquement, garantissant que personne ne manque une date importante.

Même en cas de modifications de l'événement – qu'il s'agisse d'un report, d'un nouveau lieu ou de partitions supplémentaires – les invités sont automatiquement notifiés. L'époque où il fallait laborieusement informer les contributeurs externes des changements par téléphone est révolue.

Confidentialité et contrôle

La fonction d'invités a été développée avec une attention particulière à la confidentialité et au contrôle. Les invités ne voient que les événements auxquels ils ont été explicitement invités – pas l'ensemble entier ou d'autres événements. Ils ne peuvent pas consulter les listes de membres et n'ont pas accès aux informations internes de l'ensemble.

L'invitation et la suppression d'invités sont réservées exclusivement aux administrateurs et modérateurs. Ainsi, vous gardez le contrôle total sur qui a accès à vos événements.

Exemples d'application pratiques

Imaginez que votre chœur prépare l'exécution d'un oratorio. Pour les parties solistes, vous avez engagé une soprano et un baryton qui ne font pas partie de l'ensemble. En quelques clics, vous invitez les deux à la répétition générale et au concert, leur attribuez leurs pupitres et liez les partitions pertinentes. Les solistes reçoivent leurs invitations, peuvent confirmer et ont immédiatement accès à toutes les informations dont ils ont besoin.

Ou pensez à la situation où votre chef de chœur régulier tombe malade et qu'un collègue intervient à court terme. Au lieu d'appels téléphoniques frénétiques et de chaînes d'e-mails, vous invitez simplement le chef invité à l'événement. Il voit le programme prévu, la liste des participants et peut se coordonner avec le conseil dans les commentaires.

La fonction est également idéale pour les ateliers et les séances de technique vocale. Le professeur de technique vocale externe est invité à l'événement correspondant et a toutes les informations à portée de main sans avoir à devenir membre permanent de l'ensemble.

Intégration transparente dans Chorilo

La fonction d'invités s'intègre parfaitement dans l'écosystème Chorilo existant. Les invités utilisent la même application et la même interface web que les membres réguliers. Ils bénéficient de tous les avantages de la plateforme – du visualiseur PDF avec fonction d'annotation à l'affichage clair des événements.

Pour les chefs de chœur et les administrateurs, la nouvelle fonction signifie moins d'efforts d'organisation et plus de vue d'ensemble. Tous les participants d'un événement sont rassemblés en un seul endroit, toutes les informations sont disponibles de manière centralisée, et la communication passe par un seul canal.

Essayez maintenant

La fonction d'invités est disponible pour tous les utilisateurs de Chorilo. Essayez-la lors de votre prochain événement avec des contributeurs externes et découvrez à quel point la collaboration avec les solistes, les chefs invités et d'autres invités peut être facile. Vos partenaires externes apprécieront l'organisation professionnelle – et vous économisez un temps précieux que vous pouvez investir dans la musique.