Invitar Invitados a Eventos – Solistas, Directores y Más

Por qué los invitados son indispensables en ensayos y conciertos del coro

El trabajo coral vive de la colaboración. Ya sea el solista que enriquece el Oratorio de Navidad, la directora invitada que trae aire fresco al trabajo de ensayo, o el pianista que acompaña el ensayo general – los colaboradores externos son una parte integral de la vida coral. Sin embargo, integrarlos en la planificación de eventos a menudo ha sido complicado: correos electrónicos separados con archivos adjuntos de partituras, mensajes de WhatsApp con detalles del evento y la pregunta constante de si toda la información realmente ha llegado.

Con la nueva función de invitados en Chorilo, este caos es cosa del pasado. Los colaboradores externos ahora pueden ser invitados directamente a eventos individuales y reciben acceso a toda la información relevante – exactamente como los miembros regulares del ensemble, pero sin tener que unirse permanentemente al ensemble.

¿Quién se beneficia de la función de invitados?

Las aplicaciones son diversas y cubren casi todas las situaciones en las que personas externas participan en eventos del coro. Los solistas contratados para un programa de concierto específico pueden ver todas las partituras y saben exactamente cuándo y dónde se les espera. Los directores invitados que dirigen un ensayo o concierto tienen acceso al programa y pueden prepararse de manera óptima. Los instrumentistas como pianistas, organistas u otros músicos ven las partituras y los detalles del evento relevantes para ellos.

La función también es ideal para coaches vocales invitados a ensayos individuales o para colegas directores de coro que colaboran en un proyecto conjunto. Incluso los antiguos miembros que quieren cantar de nuevo para un concierto especial pueden integrarse fácilmente.

Cómo funciona la invitación

Invitar a invitados es notablemente simple. En la lista de participantes de un evento, los administradores y moderadores encuentran un botón para invitar invitados. Con solo unos clics, ingresan el nombre, la dirección de correo electrónico y opcionalmente una sección de voz. Si ya existe una cuenta de Chorilo con esa dirección de correo electrónico, la persona es invitada directamente. De lo contrario, se crea automáticamente una nueva cuenta y las credenciales de inicio de sesión se envían junto con la invitación.

Particularmente práctico: se puede asignar una sección de voz directamente durante la invitación. De esta manera, el solista invitado aparece como tenor en la distribución de voces, por ejemplo, y el director del coro puede ver de un vistazo cómo está compuesta la formación – incluyendo todos los invitados.

Lo que los invitados pueden ver y hacer

Los invitados reciben acceso a toda la información esencial sobre el evento. Ven la fecha, hora y ubicación del evento y pueden confirmar o rechazar su asistencia. Las partituras asignadas al evento están disponibles para ellos, permitiendo una preparación óptima. En la app móvil, los invitados incluso pueden guardar partituras sin conexión y agregar anotaciones.

La función de comentarios también está disponible para los invitados. Pueden hacer preguntas, aclarar detalles organizativos o dejar notas importantes. De esta manera, toda la comunicación sobre el evento tiene lugar en una ubicación central.

En la lista de eventos de la app, los eventos de invitados están marcados con una insignia correspondiente, dejando claro inmediatamente a qué eventos ha sido invitado como invitado.

Integración completa en la distribución de voces

Un punto destacado especial es la integración de los invitados en la distribución de voces. Cuando un invitado es invitado con una sección de voz y confirma su asistencia, aparece automáticamente en la vista general de voces participantes. El director del coro ve no solo que ocho sopranos y seis altos han confirmado, sino también que el solista tenor invitado asistirá.

Esta transparencia es particularmente valiosa para conciertos con formaciones mixtas de miembros del coro y colaboradores externos. De un vistazo, está claro si todas las voces requeridas están cubiertas.

Notificaciones y recordatorios

Los invitados son informados tan confiablemente como los miembros regulares. Reciben una invitación por correo electrónico con todos los detalles importantes y pueden activar notificaciones push en la app móvil. Los recordatorios de eventos se envían automáticamente, asegurando que nadie se pierda una fecha importante.

Incluso cuando se realizan cambios en el evento – ya sea una reprogramación, una nueva ubicación o partituras adicionales – los invitados son notificados automáticamente. Los días de informar laboriosamente a los colaboradores externos sobre cambios por teléfono han terminado.

Privacidad y control

La función de invitados fue desarrollada con cuidadosa atención a la privacidad y el control. Los invitados solo ven los eventos a los que han sido invitados explícitamente – no todo el ensemble ni otros eventos. No pueden ver listas de miembros y no tienen acceso a información interna del ensemble.

Invitar y eliminar invitados está reservado exclusivamente para administradores y moderadores. De esta manera, mantiene el control total sobre quién tiene acceso a sus eventos.

Ejemplos prácticos de aplicación

Imagine que su coro está preparando una interpretación de un oratorio. Para las partes solistas, ha contratado a una soprano y un barítono que no son parte del ensemble. Con solo unos clics, invita a ambos al ensayo general y al concierto, asigna sus secciones de voz y vincula las partituras relevantes. Los solistas reciben sus invitaciones, pueden confirmar e inmediatamente tienen acceso a toda la información que necesitan.

O considere la situación en la que su director de coro regular se enferma y un colega interviene a corto plazo. En lugar de llamadas telefónicas frenéticas y cadenas de correos electrónicos, simplemente invita al director invitado al evento. Ve el programa planificado, la lista de participantes y puede coordinarse con la junta directiva en los comentarios.

La función también es ideal para talleres y sesiones de entrenamiento vocal. El coach vocal externo es invitado al evento correspondiente y tiene toda la información a mano sin tener que convertirse permanentemente en miembro del ensemble.

Integración perfecta en Chorilo

La función de invitados se integra perfectamente en el ecosistema existente de Chorilo. Los invitados usan la misma app y la misma interfaz web que los miembros regulares. Se benefician de todas las ventajas de la plataforma – desde el visor de PDF con función de anotación hasta la clara presentación de eventos.

Para directores de coro y administradores, la nueva función significa menos esfuerzo organizativo y más claridad. Todos los participantes de un evento están reunidos en un solo lugar, toda la información está disponible centralmente y la comunicación fluye a través de un solo canal.

Pruébelo ahora

La función de invitados está disponible para todos los usuarios de Chorilo. Pruébela en su próximo evento con colaboradores externos y experimente lo fácil que puede ser la colaboración con solistas, directores invitados y otros invitados. Sus socios externos apreciarán la organización profesional – y usted ahorrará tiempo valioso que puede invertir en la música.