Projets : Gérer facilement les projets de chœur limités dans le temps

Le défi : Les projets spéciaux dans la vie chorale

Chaque chef de chœur connaît la situation : parallèlement au travail choral régulier, des projets spéciaux surgissent constamment qui nécessitent leur propre organisation. L'oratorio de Noël avec des chanteurs invités supplémentaires, un concert anniversaire avec d'anciens membres, une collaboration avec un autre ensemble, ou un projet de comédie musicale avec des acteurs et des danseurs. Ces projets ont un point commun : ils sont limités dans le temps, ont souvent des participants différents du chœur principal et nécessitent une communication et une planification séparées.

Jusqu'à présent, les chefs de chœur étaient confrontés à un dilemme. Soit ces projets étaient organisés au sein du chœur principal, ce qui conduisait rapidement à la confusion. Les événements spécifiques au projet se mélangeaient aux répétitions régulières, les notifications atteignaient tous les membres au lieu des seuls participants au projet, et la gestion des partitions devenait confuse. Soit un ensemble complètement nouveau était créé, ce qui entraînait des coûts supplémentaires et restait comme une structure orpheline après la fin du projet. Les deux solutions étaient insatisfaisantes et conduisaient à plus de travail au lieu d'un soulagement.

La solution : Les projets comme unités indépendantes

Avec la nouvelle fonction de projet dans Chorilo, il existe maintenant une solution élégante à ce problème. Les projets sont des unités organisationnelles indépendantes qui sont liées à un chœur principal mais ont leur propre structure. Ils ont leurs propres membres, leurs propres événements, leurs propres notifications et peuvent même utiliser les partitions du chœur principal sans avoir à les dupliquer. En même temps, les projets sont limités dans le temps et sont automatiquement archivés après un an, de sorte qu'aucune structure orpheline ne subsiste.

L'avantage décisif réside dans la séparation claire avec une connexion simultanée. Un projet a sa propre identité et son propre espace protégé. Les membres du projet ne voient que les informations qui les concernent : les événements du projet, les partitions du projet et les notifications du projet. En même temps, la connexion avec le chœur principal est maintenue. Les partitions peuvent être partagées, les membres peuvent être importés du chœur principal, et l'administration se fait via l'interface familière de Chorilo.

Comment fonctionnent les projets

La mise en place d'un projet est remarquablement simple. Dans la section "Projets" du chœur principal, un nouveau projet peut être créé. Des informations de base telles que le nom et la couleur sont définies, et le projet reçoit automatiquement les pupitres du chœur principal comme point de départ. Ceux-ci peuvent être ajustés selon les besoins, par exemple si le projet nécessite des divisions vocales différentes de celles du chœur principal.

Après la création, les membres peuvent être importés dans le projet. Les données de base sont reprises du chœur principal, donc aucune maintenance de données en double n'est nécessaire. La voix peut être définie individuellement pour chaque projet, ce qui est particulièrement pratique lorsque les chanteurs chantent des voix différentes dans différents projets. Un ténor dans le chœur principal peut, par exemple, être utilisé comme baryton dans un projet de chœur de chambre sans que cela affecte son affectation dans le chœur principal.

La possibilité de partager des partitions du chœur principal avec le projet est particulièrement précieuse. Au lieu de télécharger des partitions deux fois, un lien est simplement créé. Les partitions partagées apparaissent dans le projet avec une indication correspondante de leur origine. Les dessins et les marquages que les membres font sur les partitions restent individuels et ne sont pas mélangés entre le chœur principal et le projet. Cette fonction est particulièrement importante pour les partitions sous licence, qui peuvent ainsi également être utilisées dans les projets sans avoir à acheter des licences supplémentaires.

Communication et planification indépendantes

Chaque projet a sa propre structure de communication. Les notifications créées dans le projet n'atteignent que les membres du projet. Cela empêche les membres du chœur principal d'être submergés d'informations qui ne les concernent pas. Inversement, les membres du projet qui n'appartiennent pas au chœur principal ne peuvent voir que les informations qui les concernent. Cette séparation claire crée de la clarté et réduit la surcharge d'informations qui est un problème croissant dans de nombreux chœurs.

La planification est également spécifique au projet. Les répétitions, les représentations et autres événements sont créés dans le calendrier du projet et n'apparaissent que pour les membres du projet. Dans l'application Chorilo, les membres qui sont actifs à la fois dans le chœur principal et dans un ou plusieurs projets voient tous leurs événements clairement résumés mais peuvent filtrer par ensemble. La gestion des présences fonctionne également de manière spécifique au projet, de sorte que la participation aux répétitions du projet est enregistrée séparément du travail choral régulier.

Permissions et administration

La gestion des permissions dans les projets suit le concept éprouvé de Chorilo mais est indépendante du chœur principal. Un membre peut avoir un rôle différent dans le chœur principal que dans le projet. Cela permet des structures flexibles où, par exemple, un membre expérimenté du chœur prend la direction d'un projet sans avoir de fonction de direction dans le chœur principal. Les permissions pour le projet sont définies par l'administrateur du projet et peuvent être adaptées aux exigences spécifiques du projet.

Important : si un membre a la permission de voir les partitions dans le projet, il peut également voir les partitions partagées du chœur principal, même s'il n'aurait pas la permission correspondante dans le chœur principal. Ceci est délibérément conçu pour que les membres invités qui ne sont là que pour un projet aient un accès complet aux matériaux nécessaires. Les permissions du projet ont la priorité dans ce sens et permettent une gestion flexible sans configurations de permissions compliquées.

Archivage automatique après un an

Les projets sont intrinsèquement limités dans le temps. Pour éviter que des structures orphelines ne subsistent après la fin du projet, les projets sont automatiquement archivés après un an. La date d'archivage est automatiquement fixée à exactement un an après la création du projet. Les projets peuvent également être archivés de manière anticipée à tout moment si le projet est terminé plus tôt que prévu. Après l'archivage, le projet est mis en mode lecture seule. Les données sont conservées et peuvent être consultées, mais aucun nouvel événement, notification ou partition ne peut être ajouté.

Cette limitation temporelle est délibérément choisie. Elle garantit que la fonction de projet est utilisée pour son objectif prévu : l'organisation de projets spéciaux limités dans le temps. Pour les structures à long terme ou permanentes telles que les chœurs de chambre, les chœurs de jeunes ou d'autres sous-groupes, la fonction de sous-ensemble est le bon choix. Si un projet doit exceptionnellement durer plus d'un an, une prolongation peut être demandée via [email protected]. L'équipe Chorilo examine ces demandes individuellement.

Exemples d'application pratiques

La fonction de projet convient à une variété de scénarios. L'exemple classique est l'oratorio de Noël ou la représentation de la Passion où des chanteurs supplémentaires sont invités. Ces chanteurs invités sont créés comme membres du projet et reçoivent l'accès aux partitions et événements pertinents sans devenir membres du chœur principal. Après la représentation, le projet est archivé et les chanteurs invités perdent automatiquement leur accès.

Un autre scénario courant est celui des projets de collaboration avec d'autres ensembles. Lorsque deux chœurs préparent un concert ensemble, un projet peut être créé dans lequel les membres des deux chœurs travaillent ensemble. La communication se fait via le projet, de sorte que les deux parties reçoivent les mêmes informations. Les partitions peuvent être partagées par les deux chœurs principaux, et la planification se fait de manière centralisée dans le projet.

La fonction est également précieuse pour les projets internes. Un projet de chœur de chambre au sein du chœur principal, une section vocale préparant son propre programme, ou un ensemble pour des occasions spéciales telles que les mariages et les services religieux peuvent être organisés comme des projets. Les membres restent partie du chœur principal mais ont leur propre espace clair pour le projet.

Un exemple particulièrement adapté sont les chœurs de projet tels que les chœurs de jeunes régionaux ou nationaux. Ces ensembles sont par nature basés sur des projets : différents chanteurs se réunissent pour chaque phase de travail ou tournée de concerts. Certains participent à un projet mais pas à d'autres. La composition change constamment tandis que l'organisation globale reste en place. Avec la fonction de projet, un projet séparé peut être créé pour chaque phase de travail, où seuls les participants réels ont accès aux partitions et événements pertinents. Après la fin de la phase de travail, le projet est archivé, et un nouveau projet commence pour la phase suivante avec potentiellement des membres complètement différents.

Gratuit et sans abonnement supplémentaire

Les projets sont gratuits et ne nécessitent pas leur propre abonnement. Ils font partie de l'abonnement du chœur principal et peuvent être utilisés sans frais supplémentaires. Jusqu'à trois projets actifs peuvent être gérés simultanément par chœur principal. Cette limitation garantit que la fonction est utilisée pour son objectif prévu : l'organisation de projets spéciaux limités dans le temps. Pour les structures permanentes telles que les chœurs de chambre ou les chœurs de jeunes, la fonction de sous-ensemble continue d'être recommandée.

La fonction de projet peut être activée directement dans les paramètres de l'ensemble. Accédez à votre ensemble, ouvrez les paramètres et activez l'option "Activer les projets". La fonction est immédiatement disponible et peut être désactivée à tout moment. Pour les nouveaux ensembles, la fonction peut déjà être activée pendant l'assistant de configuration.

Conclusion : Plus de clarté, moins d'effort

La fonction de projet résout un vrai problème pour de nombreux chœurs : organiser des projets spéciaux sans les mélanger avec le travail choral régulier. Grâce à une séparation claire avec une connexion simultanée au chœur principal, une structure claire est créée qui réduit l'effort administratif au lieu de l'augmenter. Les membres ne voient que les informations qui les concernent, les partitions peuvent être partagées, et l'archivage se fait automatiquement après la fin du projet.

Pour les chœurs qui réalisent régulièrement des projets spéciaux, cette fonction est un soulagement significatif. Elle permet une organisation professionnelle sans coûts supplémentaires et sans la complexité associée aux ensembles séparés. La fonction de projet est un pas de plus vers une gestion chorale orientée vers la réalité du travail choral et qui libère les chefs de chœur pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : la musique.