Proyectos: Gestiona fácilmente proyectos corales temporales

El desafío: Proyectos especiales en la vida coral

Todo director de coro conoce la situación: junto al trabajo coral regular, constantemente surgen proyectos especiales que requieren su propia organización. El oratorio de Navidad con cantantes invitados adicionales, un concierto de aniversario con antiguos miembros, una colaboración con otro ensemble, o un proyecto de musical con actores y bailarines. Estos proyectos tienen algo en común: son temporales, a menudo tienen participantes diferentes al coro principal y necesitan comunicación y programación separadas.

Hasta ahora, los directores de coro enfrentaban un dilema. O estos proyectos se organizaban dentro del coro principal, lo que rápidamente llevaba a confusión. Los eventos específicos del proyecto se mezclaban con los ensayos regulares, las notificaciones llegaban a todos los miembros en lugar de solo a los participantes del proyecto, y la gestión de partituras se volvía desordenada. O se creaba un ensemble completamente nuevo, lo que causaba costos adicionales y permanecía como una estructura huérfana después de que terminaba el proyecto. Ambas soluciones eran insatisfactorias y llevaban a más trabajo en lugar de alivio.

La solución: Proyectos como unidades independientes

Con la nueva función de proyectos en Chorilo, ahora existe una solución elegante para este problema. Los proyectos son unidades organizativas independientes que están vinculadas a un coro principal pero tienen su propia estructura. Tienen sus propios miembros, sus propios eventos, sus propias notificaciones e incluso pueden usar partituras del coro principal sin tener que duplicarlas. Al mismo tiempo, los proyectos son temporales y se archivan automáticamente después de un año, por lo que no quedan estructuras huérfanas.

La ventaja decisiva radica en la clara separación con conexión simultánea. Un proyecto tiene su propia identidad y su propio espacio protegido. Los miembros del proyecto solo ven la información relevante para ellos: los eventos del proyecto, las partituras del proyecto y las notificaciones del proyecto. Al mismo tiempo, se mantiene la conexión con el coro principal. Las partituras se pueden compartir, los miembros se pueden importar del coro principal, y la administración se realiza a través de la interfaz familiar de Chorilo.

Cómo funcionan los proyectos

Configurar un proyecto es notablemente simple. En la sección "Proyectos" del coro principal, se puede crear un nuevo proyecto. Se define información básica como nombre y color, y el proyecto recibe automáticamente las secciones vocales del coro principal como punto de partida. Estas se pueden ajustar según sea necesario, por ejemplo, si el proyecto requiere divisiones vocales diferentes a las del coro principal.

Después de la creación, los miembros pueden ser importados al proyecto. Los datos maestros se toman del coro principal, por lo que no es necesario el mantenimiento de datos duplicados. La voz se puede establecer individualmente para cada proyecto, lo cual es particularmente práctico cuando los cantantes cantan diferentes voces en diferentes proyectos. Un tenor en el coro principal puede, por ejemplo, ser utilizado como barítono en un proyecto de coro de cámara sin afectar su asignación en el coro principal.

Particularmente valiosa es la capacidad de compartir partituras del coro principal con el proyecto. En lugar de subir partituras dos veces, simplemente se crea un enlace. Las partituras compartidas aparecen en el proyecto con una indicación correspondiente de su origen. Los dibujos y marcas que los miembros hacen en las partituras permanecen individuales y no se mezclan entre el coro principal y el proyecto. Esta función es especialmente importante para las partituras con licencia, que así también pueden usarse en proyectos sin tener que comprar licencias adicionales.

Comunicación y programación independientes

Cada proyecto tiene su propia estructura de comunicación. Las notificaciones creadas en el proyecto solo llegan a los miembros del proyecto. Esto evita que los miembros del coro principal sean inundados con información que no les concierne. Por el contrario, los miembros del proyecto que no pertenecen al coro principal solo pueden ver la información relevante para ellos. Esta clara separación crea claridad y reduce la sobrecarga de información que es un problema creciente en muchos coros.

La programación también es específica del proyecto. Los ensayos, actuaciones y otros eventos se crean en el calendario del proyecto y solo aparecen para los miembros del proyecto. En la aplicación Chorilo, los miembros que están activos tanto en el coro principal como en uno o más proyectos ven todos sus eventos claramente resumidos pero pueden filtrar por ensemble. La gestión de asistencia también funciona de manera específica del proyecto, por lo que la participación en los ensayos del proyecto se registra por separado del trabajo coral regular.

Permisos y administración

La gestión de permisos en proyectos sigue el concepto probado de Chorilo pero es independiente del coro principal. Un miembro puede tener un rol diferente en el coro principal que en el proyecto. Esto permite estructuras flexibles donde, por ejemplo, un miembro experimentado del coro asume el liderazgo de un proyecto sin tener una función de liderazgo en el coro principal. Los permisos para el proyecto son establecidos por el administrador del proyecto y pueden adaptarse a los requisitos específicos del proyecto.

Importante: si un miembro tiene permiso para ver partituras en el proyecto, también puede ver las partituras compartidas del coro principal, incluso si no tendría el permiso correspondiente en el coro principal. Esto está deliberadamente diseñado para que los miembros invitados que solo están para un proyecto tengan acceso completo a los materiales necesarios. Los permisos del proyecto tienen prioridad en este sentido y permiten un manejo flexible sin configuraciones de permisos complicadas.

Archivado automático después de un año

Los proyectos son inherentemente temporales. Para evitar que queden estructuras huérfanas después de que termine el proyecto, los proyectos se archivan automáticamente después de un año. La fecha de archivado se establece automáticamente exactamente un año después de la creación del proyecto. Los proyectos también pueden archivarse anticipadamente en cualquier momento si el proyecto se completa antes de lo planeado. Después del archivado, el proyecto se pone en modo de solo lectura. Los datos se conservan y se pueden ver, pero no se pueden agregar nuevos eventos, notificaciones o partituras.

Esta limitación temporal está deliberadamente elegida. Asegura que la función de proyectos se use para su propósito previsto: la organización de proyectos especiales temporales. Para estructuras a largo plazo o permanentes como coros de cámara, coros juveniles u otros subgrupos, la función de sub-ensemble es la elección correcta. Si un proyecto excepcionalmente necesita durar más de un año, se puede solicitar una extensión a través de [email protected]. El equipo de Chorilo revisa estas solicitudes individualmente.

Ejemplos de aplicación práctica

La función de proyectos es adecuada para una variedad de escenarios. El ejemplo clásico es el oratorio de Navidad o la representación de la Pasión donde se invitan cantantes adicionales. Estos cantantes invitados se crean como miembros del proyecto y reciben acceso a las partituras y eventos relevantes sin convertirse en miembros del coro principal. Después de la actuación, el proyecto se archiva y los cantantes invitados pierden automáticamente su acceso.

Otro escenario común son los proyectos de colaboración con otros ensembles. Cuando dos coros preparan un concierto juntos, se puede crear un proyecto en el que los miembros de ambos coros trabajen juntos. La comunicación se realiza a través del proyecto, por lo que ambas partes reciben la misma información. Las partituras pueden ser compartidas por ambos coros principales, y la programación se realiza de manera centralizada en el proyecto.

La función también es valiosa para proyectos internos. Un proyecto de coro de cámara dentro del coro principal, una sección vocal que prepara su propio programa, o un ensemble para ocasiones especiales como bodas y servicios religiosos pueden organizarse como proyectos. Los miembros siguen siendo parte del coro principal pero tienen su propio espacio claro para el proyecto.

Un ejemplo particularmente adecuado son los coros de proyecto como los coros juveniles regionales o nacionales. Estos ensembles son por naturaleza basados en proyectos: diferentes cantantes se reúnen para cada fase de trabajo o gira de conciertos. Algunos participan en un proyecto pero no en otros. La composición cambia constantemente mientras la organización general permanece. Con la función de proyectos, se puede crear un proyecto separado para cada fase de trabajo, donde solo los participantes reales tienen acceso a las partituras y eventos relevantes. Después de completar la fase de trabajo, el proyecto se archiva, y un nuevo proyecto comienza para la siguiente fase con miembros potencialmente completamente diferentes.

Gratis y sin suscripción adicional

Los proyectos son gratuitos y no requieren su propia suscripción. Son parte de la suscripción del coro principal y se pueden usar sin costo adicional. Se pueden gestionar hasta tres proyectos activos simultáneamente por coro principal. Esta limitación asegura que la función se use para su propósito previsto: la organización de proyectos especiales temporales. Para estructuras permanentes como coros de cámara o coros juveniles, la función de sub-ensemble sigue siendo recomendada.

La función de proyectos se puede activar directamente en la configuración del ensemble. Navegue a su ensemble, abra la configuración y active la opción "Activar Proyectos". La función está disponible de inmediato y se puede desactivar en cualquier momento. Para ensembles nuevos, la función ya se puede activar durante el asistente de configuración.

Conclusión: Más claridad, menos esfuerzo

La función de proyectos resuelve un problema real para muchos coros: organizar proyectos especiales sin mezclarlos con el trabajo coral regular. A través de una clara separación con conexión simultánea al coro principal, se crea una estructura clara que reduce el esfuerzo administrativo en lugar de aumentarlo. Los miembros solo ven la información relevante para ellos, las partituras se pueden compartir, y el archivado ocurre automáticamente después de que termina el proyecto.

Para los coros que realizan regularmente proyectos especiales, esta función es un alivio significativo. Permite una organización profesional sin costos adicionales y sin la complejidad asociada con ensembles separados. La función de proyectos es otro paso hacia una gestión coral orientada a la realidad del trabajo coral y que libera a los directores de coro para concentrarse en lo que realmente importa: la música.