Chorilo Files: De nieuwe desktop-app voor automatische bestandssynchronisatie

Bestandsbeheer eenvoudig gemaakt

Het organiseren van bestanden binnen een koor vormt voor veel ensembles een uitdaging. Repetitieschema's, concertprogramma's, contracten, foto's, opnames en talloze andere documenten moeten centraal beschikbaar zijn zodat alle leden er altijd toegang toe hebben. Tot nu toe ging dit vaak gepaard met compromissen: of men gebruikte externe clouddiensten zoals Dropbox of Google Drive, die echter niet geintegreerd waren in het koorbeheer, of men stuurde bestanden via e-mail, wat snel onoverzichtelijk werd. Met de nieuwe Files-functie in Chorilo en de bijbehorende desktop-app behoren deze problemen tot het verleden.

De Files-functie stelt u in staat om bestanden rechtstreeks naar Chorilo te uploaden en ze in mappen te organiseren. Elk ensemble krijgt zijn eigen bestandsruimte waar documenten gestructureerd kunnen worden opgeslagen. De mappenstructuur kan vrij worden ontworpen, zodat elk koor zijn eigen logica kan implementeren. Of het nu gesorteerd is op jaar, georganiseerd per project of gerangschikt op documenttype - de flexibiliteit ligt bij de gebruiker.

De Chorilo Files Desktop-app

Het echte gemak ontvouwt zich echter pas met de nieuwe Chorilo Files desktop-app. Deze applicatie, beschikbaar voor zowel Windows als Mac, synchroniseert automatisch een lokale map op de computer met de Chorilo-cloud. Dit betekent: bestanden die in deze map worden geplaatst, verschijnen automatisch in Chorilo. Omgekeerd worden bestanden die andere leden naar Chorilo uploaden automatisch naar uw eigen computer gedownload.

Het installeren van de app is opmerkelijk eenvoudig. Na het downloaden van de downloadpagina wordt de applicatie geinstalleerd en verbonden met het Chorilo-account. Vervolgens selecteert u een lokale map om als synchronisatiemap te dienen. Vanaf dit moment draait de synchronisatie volledig automatisch op de achtergrond. De app start met het besturingssysteem en zorgt ervoor dat alle bestanden altijd up-to-date zijn.

Hoe synchronisatie werkt

Synchronisatie werkt bidirectioneel. Wanneer een koorleider een nieuw bestand in zijn lokale Chorilo-map plaatst, wordt het automatisch naar de cloud geupload en beschikbaar gesteld aan alle geautoriseerde leden. Wanneer een ander lid een bestand uploadt via de webinterface of mobiele app, verschijnt het automatisch in de lokale map van alle gebruikers die de desktop-app gebruiken. Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat niemand handmatig bestanden hoeft te downloaden of uploaden.

De app detecteert wijzigingen in realtime. Zodra een nieuw bestand in de lokale map verschijnt of een bestaand bestand wordt gewijzigd, begint het uploadproces. Een klein pictogram in het systeemvak toont de huidige synchronisatiestatus. Een groen vinkje betekent: alles is gesynchroniseerd. Een roterend symbool geeft aan dat er momenteel bestanden worden overgedragen. Zo behoudt u altijd het overzicht zonder de app actief te hoeven openen.

Belangrijke opmerking over het verwijderen van bestanden

Een aspect verdient bijzondere aandacht: synchronisatie werkt ook bij het verwijderen van bestanden. Wanneer een bestand uit de lokale map wordt verwijderd, wordt het ook uit de Chorilo-cloud verwijderd. Dit is een bewust ontwerpprincipe om consistentie tussen de lokale map en de cloud te waarborgen. Het betekent echter ook dat per ongeluk verwijderde bestanden niet automatisch kunnen worden hersteld.

Om deze reden raden we sterk aan om regelmatig back-ups van belangrijke bestanden te maken. Veel besturingssystemen bieden geintegreerde back-upoplossingen zoals Time Machine op Mac of Bestandsgeschiedenis op Windows. Als alternatief kunnen belangrijke documenten op een andere locatie worden opgeslagen. Deze voorzorgsmaatregel beschermt niet alleen tegen per ongeluk verwijderen, maar ook tegen andere onvoorziene gebeurtenissen zoals hardwarestoringen.

Rechten en mappenstructuur

De Files-functie is volledig geintegreerd in het rechtensysteem van Chorilo. Beheerders kunnen bepalen wie bestanden mag uploaden, bewerken of verwijderen. Daarnaast kunnen specifieke rechten worden toegekend aan individuele mappen. Zo kan bijvoorbeeld een map met bestuursdocumenten alleen zichtbaar zijn voor bestuursleden, terwijl een map met concertfoto's voor alle leden openstaat.

Mappen met speciale rechten worden gemarkeerd met een klein slotpictogram in de interface. Dit maakt direct duidelijk welke mappen beperkte toegangsrechten hebben. Rechten kunnen worden beheerd via zowel rechtengroepen als ensemblefuncties, wat maximale flexibiliteit in configuratie mogelijk maakt.

Beschikbaarheid en download

De Chorilo Files desktop-app is nu beschikbaar om te downloaden. Op de downloadpagina vindt u versies voor Windows en Mac. De installatie duurt slechts enkele minuten, en na de installatie draait de synchronisatie volledig automatisch. Voor gebruikers die hun bestanden liever handmatig beheren, blijft uploaden via de webinterface of mobiele app natuurlijk mogelijk.

Betafase en ondersteuning

De desktop-app bevindt zich momenteel nog in de betafase. Dit betekent dat we continu werken aan verbeteringen en actief gebruikersfeedback verwerken in de verdere ontwikkeling. Mocht u problemen ondervinden of vragen hebben over het gebruik, neem dan contact op met onze ondersteuning via support@chorilo.com. Ons team helpt u graag verder en verwelkomt uw suggesties.

Gegevensbeveiliging in Duitsland

Uw bestanden zijn bij ons in goede handen. Alle gegevens worden opgeslagen op servers in Duitsland bij een Duitse hostingprovider en regelmatig geback-upt. Dit garandeert niet alleen snelle toegangstijden voor Europese gebruikers, maar ook naleving van de strenge Duitse en Europese gegevensbeschermingsnormen. Back-ups worden automatisch en meerdere keren per dag uitgevoerd, zodat uw gegevens ook in het onwaarschijnlijke geval van een technisch probleem beschermd zijn.

Met de introductie van de Files-functie en de desktop-app zet Chorilo weer een stap richting een uitgebreide oplossing voor koorbeheer. Bladmuziek, evenementen, leden, communicatie en nu ook bestanden - alles vindt zijn plek in een enkel platform. We kijken uit naar uw feedback en zijn benieuwd hoe u de nieuwe functie in het dagelijks leven van uw koor zult gebruiken.