Termin erstellen

Was ist das?

Mit der Funktion Termin erstellen legst du einen einzelnen Termin oder eine ganze Probenreihe für dein Ensemble an. Termine erscheinen automatisch im Kalender aller eingeladenen Mitglieder — sowohl im Web als auch in der Chorilo-App. Mitglieder können direkt zusagen oder absagen, sodass du jederzeit siehst, wer kommt und wer fehlt.

Typische Termin-Arten:

• Probe — regelmäßige wöchentliche Probe oder einmalige Stimmprobe
• Auftritt — Konzert, Gottesdienst, Gala oder Wettbewerb
• Konzert mit Ticketverkauf — Auftritt mit Online-Tickets über Chorilo
• Vorstandssitzung oder organisatorisches Treffen — sichtbar nur für ausgewählte Mitglieder
• Sonstige Termine — Stimmgruppen-Treffen, Geburtstagsfeier, Auftrittsvorbereitung

So legst du einen Termin an

1. Öffne den Bereich Termine im Hauptmenü.
2. Klicke auf „Neuer Termin" oben rechts. In der App tippst du auf das Plus-Symbol in der unteren Leiste.
3. Fülle die Pflichtfelder aus: Titel, Datum, Beginn, Ende und Veranstaltungsort.
4. Wähle die Teilnehmer: standardmäßig sind alle Mitglieder eingeladen. Du kannst gezielt einzelne Stimmen oder Funktionen auswählen, wenn der Termin nur einen Teil des Ensembles betrifft.
5. Verknüpfe Noten (optional): wähle die Stücke aus deiner Notenbibliothek, die bei dem Termin gespielt oder geprobt werden sollen.
6. Aktiviere die Wiederholung (optional): wöchentlich für reguläre Proben, monatlich für Vorstandssitzungen oder ein eigener Rhythmus.
7. Speichere den Termin. Alle eingeladenen Mitglieder erhalten sofort eine Push-Benachrichtigung und innerhalb von 10 Minuten zusätzlich eine Sammel-E-Mail.

Was die Mitglieder sehen

Nach dem Speichern taucht der Termin in folgenden Bereichen auf:

• Dashboard: kommende Termine erscheinen im Widget „Nächste Termine".
• Bereich Termine: vollständige Liste aller anstehenden und vergangenen Termine.
• Mobile-App, Tab Termine: Termin mit Tap zum Detail, Zusage-Button direkt sichtbar.
• Persönlicher Kalender: über das iCal-Abonnement lassen sich Mitglieder alle Chorilo-Termine in ihren eigenen Kalender (Google, Apple, Outlook) einspielen.

Mitglieder können den Termin außerdem kommentieren und Fragen stellen, Noten herunterladen, die du verknüpft hast, und ihre Anwesenheit zu- oder absagen. Die Anwesenheit lässt sich später bei Bedarf nachträglich anpassen.

Berechtigung

Du brauchst die Berechtigung events.edit, um neue Termine anzulegen. Standardmäßig haben Chorleiter, Vorstand und alle Mitglieder mit einer entsprechenden Rechtegruppe diese Berechtigung. Mitglieder ohne diese Berechtigung können Termine nur sehen und ihre eigene Anwesenheit verwalten.

Die Berechtigungen kannst du in den Chor-Einstellungen unter Verwaltung > Rechtegruppen anpassen.

Tipps

• Plane Proben langfristig im Voraus — am besten gleich ein ganzes Quartal oder Halbjahr. Mitglieder können sich so frühzeitig auf wichtige Termine einstellen, und du erkennst Engpässe rechtzeitig.
• Nutze Stimmproben gezielt: wenn du nur die Männerstimmen oder nur den Alt einlädst, wird der Termin auch nur diesen Mitgliedern angezeigt. Andere werden nicht unnötig benachrichtigt.
• Verknüpfe immer die Noten, die geprobt werden. Mitglieder können sich dann schon zuhause vorbereiten und haben die Stücke unterwegs offline in der App parat.
• Aktiviere bei wichtigen Auftritten Erinnerungen — Chorilo schickt automatisch ein bis zwei Tage vor dem Termin eine Erinnerung an alle, die noch nicht zugesagt haben.

Wenn etwas schiefläuft

Wenn ein Termin nicht erstellt werden kann, liegt es meist an einer dieser Ursachen:

• Fehlende Berechtigung: prüfe deine Rolle in der Rechtegruppe.
• Veranstaltungsort nicht gefunden: lege den Ort vorher unter Verwaltung > Veranstaltungsorte an.
• Datum in der Vergangenheit: Chorilo verhindert das Anlegen von Terminen mit Datum vor heute. Trage einen Termin in der Vergangenheit nur an, wenn du Anwesenheiten nachpflegen willst — nutze dafür die Funktion Nachbuchen unter Mitglieder.