Gäste zu Termin einladen

Was ist das?

Mit Gäste einladen kannst du Personen außerhalb deines Ensembles zu einem konkreten Termin einladen — Aushilfen, Gastdirigenten, Solisten oder Familienmitglieder, die mitsingen sollen. Gäste tauchen nicht in den regulären Mitgliederstatistiken auf.

So lädst du Gäste ein

1. Öffne den Termin, zu dem du Gäste einladen willst
2. Klicke auf „Gäste einladen" im Bereich Teilnehmer
3. Wähle einen Kontakt aus dem Adressbuch — oder trage Name und E-Mail-Adresse ein
4. Optional: Stimmgruppe zuweisen
5. Versende die Einladung — der Gast bekommt eine E-Mail mit einem Link

Aus dem Adressbuch einladen

Pflegst du eure Kontakte im Adressbuch des Chors, kannst du sie direkt im Einladungs-Dialog suchen und auswählen. Der Kontakt erhält dann eine E-Mail mit einem persönlichen Link und kann darüber ohne Konto zusagen, absagen oder mit „Vielleicht" antworten — auf Wunsch mit Absagegrund. Die Antwort erscheint sofort in der Teilnehmerliste, wo Kontakt-Gäste eigens gekennzeichnet sind. Umentscheiden ist bis zum Beginn des Termins möglich.

Lädst du stattdessen per E-Mail-Adresse ein, wird für den Gast ein Zugang erstellt — damit kann er zusätzlich Noten und Termindetails einsehen.

Was Gäste sehen

Standardmäßig nur die nötigsten Informationen:

• Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort
• Beschreibung des Termins
• Wer eingeladen ist (optional, kann verborgen werden)

Erweiterte Sichtbarkeit (pro Gast einzeln einstellbar):

• Noten herunterladen — falls der Gast vorbereitet kommen soll
• Kommentare lesen — wenn organisatorische Themen geklärt werden
• Anhänge zum Termin — Notenständer-Plan, Garderobenliste etc.

Was Gäste tun können

• Per Link zu- oder absagen — kein Account nötig
• Kommentar zur Antwort hinzufügen — z.B. „komme 30 Minuten später"
• Noten als PDF herunterladen (falls erlaubt)
• Die Einladung weiterleiten — Vorsicht, kann unkontrolliert verteilen

Berechtigung

Du brauchst Termine erstellen & bearbeiten, um Gäste einzuladen — dieselbe Berechtigung wie zum Erstellen oder Bearbeiten von Terminen.

Wann lieber Mitglied statt Gast?

• Regelmäßige Probenteilnahme — als Mitglied einladen
• Nur ein Auftritt — als Gast reicht
• Solist für ein Stück — als Gast, dann ggf. als Mitglied beim nächsten Mal
• Probesänger zum Schnuppern — als Gast einladen, später entscheiden

Tipps

• Klare Beschreibung in der Einladung: was wird gesungen, was ist mitzubringen
• Dresscode kommunizieren — Gäste wissen oft nicht, was üblich ist
• Kontakt-Person nennen — einen Ansprechpartner aus dem Chor, falls Fragen aufkommen
• Bei wiederkehrenden Gästen lieber als Mitglied mit eingeschränkten Rechten anlegen — spart Aufwand pro Termin