December-update: Zes nieuwe functies voor uw koor

Passieve leden importeren

Niet elk lid van een koor zingt actief mee. Steunleden, ereleden of tijdelijk gepauzeerde zangers en zangeressen maken net zo goed deel uit van de vereniging als de actieve stemmen. Met de nieuwe import voor passieve leden kunt u deze personen nu eenvoudig in Chorilo opnemen, zonder dat ze een eigen toegang nodig hebben.

Bij het importeren via CSV of Excel kiest u eenvoudig of de leden als actief of passief moeten worden aangemaakt. Passieve leden verschijnen in de ledenlijst, maar ontvangen geen uitnodigingsmail en kunnen niet inloggen. Zo behoudt u het overzicht over alle verenigingsleden zonder de actieve gebruikers te belasten met extra accounts.

Deze functie is bijzonder praktisch voor verenigingen die hun complete ledendatabase in Chorilo willen beheren. Steunleden kunnen met hun contactgegevens en bankgegevens voor de contributie-incasso worden vastgelegd, zonder dat ze toegang krijgen tot de interne gebieden van het koor.

Flexibele kasboekrechten

Het financieel beheer van een koor vereist vaak een duidelijke taakverdeling. Niet elke beheerder zou automatisch toegang tot het kasboek moeten hebben, en soms moet de penningmeester wel de financiën beheren, maar geen andere administratieve taken op zich nemen. Met de nieuwe kasboekrechten kunt u precies vastleggen wie wat mag zien en bewerken.

In de ledeninstellingen vindt u nu aparte machtigingen voor het kasboek. U kunt individuele leden leestoegang verlenen, zodat ze boekingen en rapporten kunnen inzien zonder zelf wijzigingen te kunnen aanbrengen. Of u verleent schrijfrechten, zodat de penningmeester zelfstandig boekingen kan vastleggen.

Dit gedetailleerde rechtenbeheer maakt het mogelijk om de verantwoordelijkheden in de vereniging netjes weer te geven. Het bestuur kan de financiën inzien, terwijl alleen de penningmeester daadwerkelijk mag boeken. En leden zonder bijzondere functie zien het kasboek helemaal niet.

Wachtwoordvelden tonen minimale lengte

Een kleine maar belangrijke verbetering: Bij de registratie en bij het wijzigen van het wachtwoord wordt nu direct in het invoerveld getoond hoe lang het wachtwoord minimaal moet zijn. Dit bespaart frustratie en voorkomt foutmeldingen na het verzenden van het formulier.

De minimale lengte van 8 tekens wordt als hinttekst onder het wachtwoordveld getoond. Zo weten nieuwe leden direct aan welke eisen hun wachtwoord moet voldoen en kunnen ze het dienovereenkomstig kiezen. Deze transparantie maakt het registratieproces soepeler en vermindert vragen aan de support.

Herinneringen voor openstaande reacties

Kent u dat? Een belangrijke afspraak staat gepland, maar sommige leden hebben nog niet toegezegd of afgezegd. Voorheen moest u deze personen handmatig opzoeken en individueel aanschrijven. Met de nieuwe herinneringsfunctie gaat dat nu met één klik.

In de deelnemerslijst van een afspraak vindt u nu een knop waarmee u alle leden met de status "In afwachting" aan hun reactie kunt herinneren. Zij ontvangen dan een vriendelijke melding per e-mail en push-bericht, die hen aan de afspraak herinnert en om een toe- of afzegging vraagt.

De functie is bijzonder handig bij concerten of andere belangrijke evenementen, waarbij u vroegtijdig moet weten op hoeveel zangers en zangeressen u kunt rekenen. In plaats van individuele berichten te schrijven, bereikt u alle achterblijvende leden met één enkele klik.

Abonneren op reacties

Bij meldingen en afspraken kunnen leden reacties achterlaten om vragen te stellen of informatie aan te vullen. Voorheen moest u regelmatig controleren of er nieuwe reacties waren binnengekomen. Met de nieuwe abonnementsfunctie wordt u automatisch op de hoogte gebracht wanneer iemand een nieuwe reactie schrijft.

Onder elke melding en elke afspraak vindt u nu een optie om u te abonneren op de reacties. Zodra u deze activeert, ontvangt u bij elke nieuwe reactie een melding. Zo mist u geen belangrijke discussies meer en kunt u tijdig op vragen reageren.

Vooral voor koorleiders en bestuursleden is deze functie waardevol. U kunt belangrijke aankondigingen abonneren en wordt direct geïnformeerd wanneer leden vragen hebben. Dit maakt snellere communicatie mogelijk en laat de leden zien dat hun zorgen worden opgemerkt.

Verjaardagen op het dashboard

Een koor is meer dan alleen een groep mensen die samen zingen. Het is een gemeenschap waarin persoonlijke relaties belangrijk zijn. Met de nieuwe verjaardagsweergave op het dashboard vergeet u nooit meer een lid te feliciteren.

Direct na het inloggen ziet u op uw dashboard welke leden de komende dagen jarig zijn. De weergave toont zowel de jarigen van vandaag als de aankomende verjaardagen van de komende week. Zo kunt u tijdig een kaart regelen of een serenade voorbereiden.

De verjaardagsweergave houdt rekening met alle ensembles waarvan u lid bent. Als u in meerdere koren zingt, ziet u de verjaardagen van alle collega's in één oogopslag. Uiteraard alleen als de betreffende leden hun geboortedatum in hun profiel hebben ingevuld.

Voortdurende verbeteringen

Naast deze zes hoofdfuncties hebben we zoals altijd talrijke kleinere verbeteringen en bugfixes doorgevoerd. De gebruikersinterface is op verschillende plaatsen geoptimaliseerd, de laadtijden zijn verbeterd en enkele weergavefouten zijn verholpen.

We werken voortdurend om Chorilo beter te maken. Als u ideeën heeft voor nieuwe functies of problemen tegenkomt, horen we graag van u. Gebruik daarvoor gewoon de functieverzoekfunctie in de app of stuur ons een e-mail.